{"id":"509d3c41e4b0a13d41357efc","slug":"wie-ich-die-dinge-geregelt-kriege-de","title":"Wie ich die Dinge geregelt kriege","audio_url":"https://hls.blinkist.io/bibs/509d3c41e4b0a13d41357efc/509d3ccbe4b0a13d41357f03.m4a?Expires=1653217295&Signature=X5sk6l-UhoRCnNnZMfd4FLALTk7DcMxrqXWW9rXdwRoHsf0ScpsC1PelkZMvtewWsp4aoRC2KTg2ZtuhdSpUc-1-MX6SuJUh3V3DdKh7J7xBS6f~YE0lmOO~7eU7Ul7eyJjeVkNHE5S9DNHm2~KrkWXSKs6aHSG-UxmffugCY8jZTdtKuJV5sqcOqdeUThe2JpjjseI2mcDpqiZlU9Q7QJ9qqmE3~kx3sGMK12GXeJTnhzg4heC6EZban8wk--JQD~FYN9lRmVIn2Ogy04Z9Z3EOv8KLApYoqIC3vHhxAxxxQl8SZuJPAxwpwMXtxdrg3BZEPCM7~2x2RC6weDgS8A__&Key-Pair-Id=APKAJXJM6BB7FFZXUB4A","chapters":[{"id":"509d3ccbe4b0a13d41357f03","title":"Dein Gehirn ist bärenstark im Denken, aber denkbar schlecht im Erinnern.","text":"

Ein typischer Morgen im Büro sieht oft mehr oder weniger so aus: Du bist gerade in die Redaktion eines Dokuments vertieft, als dich eine Pop-up-Nachricht zu einem wichtigen Software-Update auffordert. Gerade als du das dazwischenschieben willst, ruft deine Tante an, um dich an deine Zusage zu ihrer Hochzeit zu erinnern. Kaum hast du aufgelegt, steht dein Chef in der Tür, um dich mit der Redaktion des nächsten Schriftstücks zu betrauen.

Also wo warst du nochmal?

Gerade Wissensarbeiter bzw. knowledge worker müssen Tag für Tag Dutzende von Aufgaben und Projekten jonglieren und werden trotzdem unermüdlich weiter befeuert. Viele versuchen dieser Wucht standzuhalten, indem sie ihr Oberstübchen vollmüllen. Sie versuchen verzweifelt, alle wichtigen Informationen, Termine und Aufgaben „im Kopf zu haben“.

Das führt zu einer Überlastung der an sich faszinierenden Denkfähigkeit unseres Gehirns. Wir plündern unseren kostbaren Arbeitsspeicher so voll, dass er nicht mehr richtig funktioniert. Die Konsequenz dieser mangelnden mentalen Hygiene ist: Am Ende kannst du dich nicht mehr auf das konzentrieren, was du eigentlich gerade tust. Du bist nicht präsent, nicht richtig bei der Sache. Dein Gehirn versucht nämlich im Hintergrund all die ungelösten Probleme und Aufgaben zu bewältigen, die du dort deponiert hast.

Sie sind wie lose Enden, offene Gedankenschleifen, die nirgends hinführen. Dein Gehirn wird dich konstant an sie erinnern, egal ob du willst oder nicht. Das lenkt ab! Wie sollst du dich auf deine eigentliche Arbeit konzentrieren, wenn dich ständig Gedanken wie „Vergiss nicht, die Stromrechnung zu bezahlen“ aus dem Flow herausreißen?

Die Frage lautet daher: Was kannst du tun, um im Wirrwarr des modernen Arbeitslebens mit all seinen Aufgaben, Meetings und Informationen zu bestehen?

Genau hier setzt GTD an.

GTD ist ein wirkungsvolles Selbstmanagementsystem, bei dem du durch die folgenden fünf Schritte die Kontrolle über dein Leben zurückerlangst:

Sammeln: Sammle alles, was deine Aufmerksamkeit erfordert. Versuche aber nicht, all diese Ideen, Aufgaben, Entscheidungen usw. in deinen Kopf zu zwängen, sondern erfasse sie in einem externen Informationsspeicher deiner Wahl – egal ob auf Papier oder digital.
Verarbeiten: Überlege dir bei jeder Sache genau, worum es sich dabei eigentlich handelt, und wie du wann reagieren musst.
Organisieren: Übertrage deine Ergebnisse in übersichtlich strukturierte Listen.
Durchsehen: Kontrolliere regelmäßig, was du bereits geschafft hast und was als nächstes ansteht.
Erledigen: Wähle aus, welche Aufgabe oder Tätigkeit du als nächstes angehen möchtest, und mach dich an die Arbeit!

Mehr braucht es nicht. GTD wird dir das Gefühl der Kontrolle über dein Leben zurückgeben. Das sorgt für Ruhe, damit du bessere Entscheidungen triffst und flexibler auf Veränderungen reagierst. Bevor du loslegst, müssen wir nur noch fix deinen Arbeitsplatz und deine Werkzeuge sortieren.

"},{"id":"509d3cdfe4b0a13d41357f05","title":"Für die Anwendung der GTD-Methode brauchst du den richtigen Arbeitsplatz, die richtigen Werkzeuge und die richtige Ordnerstruktur.","text":"

Vorbereitung ist das halbe Leben. Präpariere deinen Arbeitsplatz so, dass alle wichtigen Materialien vorhanden sind. Stell dir deinen Schreibtisch als deine Kommandozentrale vor. Dein persönliches, gut ausgestattetes Cockpit, in dem du dich wohl und zuhause fühlst.

Am besten schaffst du sowohl zu Hause als auch im Büro dieselbe Grundordnung, damit du an all deinen Schreibtischen gleichermaßen effektiv bist. Wenn du viel unterwegs bist, denke über eine mobile Lösung nach, damit du die Dinge auch während deiner Fahrten geregelt bekommst. Ganz wichtig: Teile deinen Arbeitsplatz nie mit einer anderen Person, nicht mal deinem Partner. Du verlierst wertvolle Zeit, wenn du jedesmal erst aufräumen musst.

Die absolute Mindestausstattung sind eine Schreiboberfläche und Platz für einen physischen Eingangskorb. Weitere wichtige analoge Werkzeuge sind Dinge wie Papierablagen für deinen Ein- und Ausgang, Papier, Stifte, Post-its, Büroklammern, Tesafilm, ein Tacker, Filzmarker, Aktenordner, ein Kalender und ein Papierkorb. Dazu kommen die digitalen Geräte, die du aktuell zur Erfassung und Organisation deiner Aufgaben verwendest – z.B. dein Smartphone, Tablet oder Computer.

All diese Werkzeuge brauchst du, um deine eigene Referenzbibliothek einzurichten, in der du Dokumente, Artikel, Notizen, Tickets, Mitgliedskarten usw. aufbewahrst. Im Idealfall legst du passend zu dieser physischen Ordnerstruktur eine digitale Version an, in der du alle elektronisch verfügbaren Informationen nach demselben Prinzip speicherst.

Leg dir solide, hochwertige Aktenschränke zu und kaufe ausreichend leere Ordner auf Vorrat, die du jederzeit einfach füllen, beschriften und einräumen kannst. Das Wegheften von Dokumenten sollte maximal eine Minute dauern. Alles darüber ist Zeitverschwendung.

Eine einfache Möglichkeit der Anordnung wäre die klassische Sortierung von A bis Z. Hefte all deine Unterlagen alphabetisch in Ordnern ab, die du ebenfalls alphabetisch nach Auftraggeber oder Projekt sortierst. So findest du schneller, was du suchst. Wenn du z.B. die Dokumente zum Projekt „Quality 2.0“ brauchst, das du für die Firma „XYZ“ erledigt hast, brauchst du nur nach den Buchstaben X und Q zu suchen.

Natürlich gibt es in digitalen System inzwischen einfache und gründliche Suchfunktionen. Es kann trotzdem nicht schaden, seine Informationen nach einem sinnvollen Prinzip zu organisieren.

Last but not least solltest du mindestens einmal im Jahr Inventur machen und ordentlich ausmisten, damit dir das ganze System nicht irgendwann um die Ohren fliegt. Das hat im Alltag den Vorteil, dass du erstmal ganz entspannt alles abheften kannst – auch wenn du noch nicht weißt, ob du es brauchst. Du weißt ja, dass du am Ende des Jahres selbst Grundreinigung machst.

Damit ist dein Cockpit bereit zum Abflug. Los geht’s mit den fünf Schritten der GTD-Methode.

"},{"id":"509d3d0de4b0a13d41357f07","title":"Sammeln: Erfasse alle deine Aufgaben, Ideen und Erinnerungen in externen Organisationswerkzeugen.","text":"

Deine Aufmerksamkeit steht dieser Tage arg unter Beschuss? Statt dich ungestört auf eine Sache konzentrieren zu können, wirst du unablässig mit Forderungen, Fragen, Aufgaben und Einladungen bombardiert? Wie sollst du damit fertig werden?

Der erste wichtige Schritt von GTD besteht darin, all diese Dinge mithilfe externer Organisationswerkzeuge zu sammeln. Das bedeutet, dass du alles, was deine Aufmerksamkeit erfordert, aus deinem Kopf verbannst. Und zwar dahin, wo du es am einfachsten ablegen und notieren kannst.

Stell dir das Ganze wie deinen Eingangskorb vor. Deine Ablage mit Behältern, in die du gedankenlos alles wirfst und kritzelst, was du irgendwann tun oder entscheiden musst. Das kann alles sein: die knackige Geschäftsidee aus der Mittagspause, das aktuelle Projekt im Job, die Konzertkarte, die du deiner Freundin zum Geburtstag schenken wolltest, dein Vorsatz, mehr über zeitgenössische Kunst zu lesen, oder endlich deine kaputte Uhr zu reparieren...

Wichtig ist, dass du im Moment des Ablegens und Notierens nicht darüber nachdenkst, wie wichtig oder knifflig etwas ist. Hier geht es einzig und allein darum, alles sicher an einem Ort zu sammeln, an dem du es später jederzeit schnell und einfach findest.

Genau das ist nämlich der größte Vorteil der externen Erfassung: das Ende der ewigen Unterbrechung. Wenn dir z.B. beim Aufsetzen einer E-Mail die offene Stromrechnung einfällt, machst du fix eine Notiz und konzentrierst dich gleich wieder auf die Mail. Dasselbe tust du, wenn dir jemand eine Rechnung bringt oder dich per Nachricht zum Abendessen einlädt. Du notierst, ohne aus dem Fluss zu kommen und Zeit zu verlieren.

Nutze je nach Vorliebe und Gewohnheit die Behältnisse, mit denen du am besten klar kommst. Das können physische Notizzettel oder Planer sein, Listen auf deinem Rechner oder sogar Schachteln und Kartons, in denen du Gegenstände und Dokumente ablegst. Du kannst sie nach Belieben kombinieren, solange die Dinge dadurch nicht komplizierter, sondern einfacher werden. Eine Faustregel lautet: Je weniger unterschiedliche Ablagestapel du hast, desto besser. Es dürfen aber genau so viele sein, wie du für nötig hältst.

Und egal, wie viele Behälter es am Ende sind: Bewahre sie immer in Reichweite auf, damit du jederzeit von überall aus dran kommst. Achte darauf, dass sie stabil genug sind, um wirklich alle eingehenden Informationen zu fassen. Am Ende soll nicht die kleinste Aufgabe frei in deinem Hinterkopf umherschwirren.

Du bist noch nicht so weit? Kein Stress. Eine gute Aufwärmübung besteht darin, erstmal all deine aktuellen To-dos, Ideen, Gedanken, Pläne und Materialien in deine Behälter zu übertragen. Das kann beim ersten Mal ein klein wenig dauern, aber halte durch! Je konsequenter du bist, desto schneller vertraut dein Gehirn dem System und hört auf, dich mit unsortierten Gedanken zu nerven.

"},{"id":"509d3d56e4b0a13d41357f0b","title":"Verarbeiten: Entleere all deine externen Behälter mindestens einmal pro Woche.","text":"

Du hast deine externen Behälter zu einem funktionsfähigen System zusammengefügt und all deine Aufgaben, Ideen und Erinnerungen einsortiert? Falls ja, herzlichen Glückwunsch!

Damit hast du einen der ersten Schritte mit Bravour gemeistert. Es geht jedoch gleich weiter: Dein GTD-System funktioniert nur, wenn du regelmäßig ausmistest.

Andernfalls quillt dein Eingangskorb früher oder später über, weil du zwar kräftig weiter ein- aber nie „weitersortierst“. Dann verliert dein Gehirn das Vertrauen in das System und lenkt dich wieder impulsiv von deiner eigentlichen Arbeit ab, etwa mit Gedanken wie „Vielleicht sollte ich doch kurz Pause machen und schnell diese Rechnung bezahlen, damit ich sie bei all dem Durcheinander im Eingangskorb nicht übersehe.“ Und das Debakel geht wieder von vorne los.

Genau deshalb ist es so wichtig, dass du mindestens einmal pro Woche Ordnung machst. Und zwar in zwei einfachen Schritten: Kläre, worum genau es sich jeweils handelt. Organisiere dann, wohin genau es verschoben werden soll. Fangen wir an mit dem ersten Schritt des Klärens.

Erinnerst du dich daran, dass du zuvor beim Sammeln und Erfassen nicht über die Bedeutung und Dringlichkeit der Dinge nachdenken solltest?

Jetzt sollst du.

Sieh dir zunächst jedes Objekt bzw. jede Position in den Behältern deines Eingangskorbs ganz genau an. Frage dich: „Worum genau geht es?“ Die entscheidende Frage zu diesem Zeitpunkt ist nämlich, ob eine Position eine Aktion erfordert oder nicht.

Wenn die Antwort Nein ist, eine Position also keine Aktion erfordert, gibt es drei Möglichkeiten:

Sie wird nicht länger benötigt. Du kannst sie getrost entsorgen.
Du musst zwar nicht sofort handeln, vielleicht aber eines Tages. Ein Beispiel hierfür könnte eine Einladung zu einer Veranstaltung sein, von der du noch nicht weißt, ob du sie wahrnehmen wirst.
Es handelt sich um Informationen, die du vielleicht in der Zukunft brauchst, wie z.B. das Budget für ein Projekt, das du planst.

Wenn die Antwort Ja lautet, eine Position also eine Aktion erfordert, ist die nächste Frage: Was ist das gewünschte Ergebnis?

Wenn es mehrere Schritte braucht, um dieses Ergebnis zu erreichen, dann handelt es sich um ein Projekt, wie im Falle von „Eine Geburtstagsparty für Karl organisieren.“

Dann musst du dich fragen, was der nächste Schritt ist – die nächste ganz konkrete, greifbare Handlung, die dich und dein Projekt weiterbringt. Zum Vergleich: „David anrufen“ oder „Farbe kaufen“ sind konkrete, einzelne Handlungsschritte. „Recherchen zur Zielgruppe anstellen und präsentieren“ ist zu vage, schwammig und komplex.

Sobald du weißt, was als nächstes zu tun ist, hast du erneut drei Optionen:

Wenn du dafür weniger als zwei Minuten brauchst, erledige die Aufgabe sofort, bevor du das nächste Objekt unter die Lupe nimmst. Das ist tatsächlich effizienter, als so kleine Aufgaben noch mal extra irgendwo hinzusortieren.
Wenn die Erledigung mehr als zwei Minuten in Anspruch nimmt, überlege, ob du die richtige Person für diesen Job bist. Falls nicht, delegiere ihn an jemanden, der besser qualifiziert ist.
Falls du sehr wohl der Mann bzw. die Frau für den Job bist, verschiebe ihn. Wie es dann weitergeht, erfährst du in den folgenden Blinks.

Das sind die wichtigsten Schritte in der Verarbeitungsstufe. Die Regeln sind einfach. Und wenn du regelmäßig in deinem Eingangskorb aufräumst, bist du schon bald produktiver und entspannter.

"},{"id":"509d3d82e4b0a13d41357f0d","title":"Organisieren: Halte deinen Eingangskorb in Ordnung und verschiebe alles an die richtige Stelle.","text":"

Jetzt weißt du ganz genau, worum es sich bei jeder Position in deinem Eingangskorb handelt. Zeit für die nächste Stufe der GTD-Methode: die Organisation. Hier geht es ans Eingemachte.

Die meisten Standard-To-do-Listen funktionieren deshalb nur suboptimal, weil sie nicht weiter differenziert werden. Dann entsteht schnell ein Kuddelmuddel aus Aufgaben, Erinnerungen, Gedanken und Informationen. Kein Mensch kann da erkennen, welche Dinge wirklich eine Aktion erfordern.

Die einzelnen Schritte der Verarbeitungsphase werden in den folgenden Blinks detailliert beschrieben. Rekapitulieren wir aber der Übersichtlichkeit halber, was zuvor während der Verarbeitung passiert ist.

Wir haben gesehen, dass Dinge ohne Relevanz für die Zukunft guten Gewissens entsorgt werden können. Dinge, die eine Aktion erfordern und nur weniger als zwei Minuten in Anspruch nehmen, werden sofort erledigt.

Aber was passiert mit dem Rest? Wo landet der?

Wenn eine Position...

...eine Aktion erfordert und für das gewünschte Ergebnis mehr als ein Schritt erforderlich ist, handelt es sich um ein Projekt. Die Position wird entsprechend auf deine Projektliste übertragen. Projekte können die unterschiedlichsten Themen und Dimensionen haben, von „Das Licht im Wohnzimmer reparieren“ bis hin zu „Einen Roman schreiben“.
...eine einzelne Handlung erfordert, die du an eine andere Person delegierst, verschiebst du sie auf deine Warten auf-Liste. Das kann z.B. die Rückmeldung deines Vermieters sein, die du abwartest, bevor du auf eigene Kosten das Bad renovierst.
...eine einzelne Handlung ist, die du verschiebst, hast du zwei Möglichkeiten: Du verschiebst sie entweder in deinen Terminkalender oder auf deine Liste der nächsten Schritte.

Dein Terminkalender ist deine Erinnerungshilfe für uhrzeitabhängige Handlungen oder vom Kalendertag abhängige Informationen, z.B. „Zahnarzttermin um 9:00 Uhr“ oder „Hanna geht morgen in den Urlaub; fragen, ob alles vorbereitet ist“.
In die Liste der nächsten Schritte verschiebst du alles, was zu tun ist. Damit auch sie nicht von 100 oder mehr Einträgen gesprengt wird, unterteilst du sie am besten in weitere Kategorien. Handlungen wie „Ayla schreiben“ oder „Kosten für Kreuzfahrttickets googlen“ könnten dann auf einer Liste für Arbeiten am Computer stehen, während ausstehende Anrufe auf die Liste fürs Telefon gehören.

Wenn eine Position...

...keine Aktion erfordert, aber irgendwann doch noch mal relevant werden könnte, verschiebst du sie auf die Liste Eines Tages/Vielleicht. Hier landet alles, was du zwar jetzt nicht angehst, aber auf keinen Fall vergessen möchtest, z.B. Vorhaben wie „Spanisch lernen“, „Blumen umtopfen“ oder „eine Freie Schule gründen“. Wenn du konkreter werden möchtest, kannst du die Liste in weitere Unterkategorien wie „zu lesende Bücher“ oder „Dinge, die meine Kinder gerne unternehmen möchten“ unterteilen.
...dir irgendwann noch wichtige, nützliche Informationen liefern könnte, speicherst du sie als Referenzmaterial. Das kann ein Faltprospekt deines Lieblingsrestaurants sein, das du in deinem Aktenschrank abheftest. Oder das Feedback deines Chefs, das du auf der Festplatte deines Laptops speicherst.

Diese Listen sind quasi das Rückgrat des GTD-Systems. Darum schauen wir sie uns genauer an, bevor wir uns der vierten Stufe des Modells widmen.

"},{"id":"509d3d9fe4b0a13d41357f0f","title":"Mit einer Projektliste behältst du deine aktuellen Projekte im Blick und stellst sicher, dass du immer deine nächsten Schritte kennst.","text":"

Gutes Projektmanagement ist einer der wichtigsten Faktoren für den Erfolg eines Produktivitätsmodells.

Wir haben bereits gesehen, dass die GTD-Methode dann von einem Projekt spricht, wenn es mehrere konkrete Handlungsschritte braucht, um ein gewünschtes Ergebnis zu erreichen. Eine einzelne E-Mail ist also noch kein Projekt. Die Organisation eines größeren Meetings oder die Urlaubsplanung aber schon.

Wie genau du deine Projekte definierst, erfährst du im nächsten Blink. Merke dir an dieser Stelle: In deine Projektliste verschiebst du alle Projekte, die du in der näheren Zukunft erledigen musst. Um deinen mentalen Arbeitsspeicher auch wirklich zu entlasten, musst du diese Liste regelmäßig überprüfen und aktualisieren.

Achte bei der wöchentlichen Durchsicht darauf, dass du für alle Projekte konkrete nächste Schritte definiert hast. Nur so bringst du sie Stück für Stück ihrer Vollendung näher.

Die konsequente Definition klarer, greifbarer und sichtbarer nächster Schritte ist ein wahnsinnig wirkungsvolles Werkzeug, das dich erstaunlich schnell voranbringen kann. Der Grund dafür ist, dass dein Gehirn bei vagen Vorhaben wie „Auto durchchecken lassen“ die Klarheit und Dringlichkeit vermisst und auf Durchzug schaltet. Wenn du dich stattdessen ernsthaft fragst, was der nächste konkrete Schritt ist, wirst du innerhalb weniger Sekunden feststellen, dass es viel einfacher und machbarer ist, „online nach Kfz-Werkstätten“ zu suchen.

Sobald du weißt, was zu tun ist, überträgst du es in deinen Terminkalender oder die Liste der nächsten Schritte, die wir uns ebenfalls später im Detail ansehen.

Das Prinzip ist so effektiv, dass du es problemlos in andere Lebensbereiche übertragen kannst. Es sollte z.B. Standard bei Meetings sein. Man sollte nach jedem Tagesordnungspunkt fragen: Was ist der nächste Schritt und wer kümmert sich darum?

Im Grunde sollte jede Interaktion auf kurz oder lang zu dieser Frage führen. Probier es doch einfach mal aus. Du wirst überrascht sein, wie sehr du deine Produktivität steigerst.

"},{"id":"509d3dbae4b0a13d41357f11","title":"Das Natürliche Planungsmodell hilft dir, die nächsten Schritte deines Projekts zu definieren.","text":"

Die Planung eines großen Projekts kann eine wahre Mammutaufgabe sein. Immerhin sollst du komplett im Voraus entscheiden, welche konkreten Schritte zu welchem Zeitpunkt fällig sind. Was aber, wenn du noch gar nicht weißt, wohin die Reise am Ende führen soll? Wie planst du ein Projekt, dessen Ziel noch nicht feststeht?

Indem du dich an einem natürlichen Planungsverfahren orientierst. Sprich: Indem du dein Projekt so intuitiv angehst, wie du auch sonst durch den Alltag kommst.

Erinnere dich z.B. daran, wie du dein letztes Essen außer Haus geplant hast. Wahrscheinlich hast du nicht einmal darauf geachtet, welche Schritte du dabei durchläufst. Gehen wir sie der Anschaulichkeit halber trotzdem einzeln durch. Am Anfang stand eine Intention: Du wolltest vermutlich einfach deinen Hunger stillen. Das war der Zweck des „Projekts Mittagessen“.

Dann hattest du womöglich bestimmte Grundsätze, die mehr oder weniger bewusst beeinflusst haben, welches Essen und welcher Service für dich in Frage kommen.

Etwa zu diesem Zeitpunkt hast du erstmals geistig vorweggenommen, welches Ergebnis dein Projekt haben könnte, z.B. „Pizza bestellen“, „etwas kochen“ oder „den Flammkuchenladen am S-Bahnhof ausprobieren“.

Sobald du eine Vorstellung hattest, die deinen Zweck erfüllte und deinen Grundsätzen gerecht wurde, begann die ganz natürliche Phase des Brainstormings mit Ideen und Fragen wie „Sollen wir reservieren?“, „Hat der Laden heute überhaupt auf?“ oder „Gehen wir zu Fuß?“.

Dann hast du ganz unbewusst angefangen, diese Ideen zu organisieren, also in eine bestimmte, umsetzbare Reihenfolge zu bringen. Du könntest z.B. gedacht haben, dass du erst die Öffnungszeiten checken musst, bevor du dich nach einem Tisch erkundigst und die Anfahrt planst.

Damit warst du bei einem ganz konkreten nächsten Schritt: dem Anruf im Restaurant, bei dem du die Öffnungszeiten klärst und ggf. gleich einen Tisch reservierst.

Klingt nach einem ganz natürlichen, instinktiven Ablauf, oder? Warum ist die Planung von Projekten im Beruf dann oft so kompliziert?

Die gute Nachricht lautet: Ist sie nicht, wenn du dieselben fünf Schritte der natürlichen Planung auf deinen Job überträgst:

Frage dich zu Beginn eines jeden Projekts, warum du es realisieren willst. Was ist der Zweck? Welchen Zweck erfüllt z.B. die Erstellung eines Businessplans? Eine klare Antwort auf diese Frage hat gewaltige Vorteile für den gesamten weiteren Projektverlauf. Wenn dir bewusst ist, dass der Hauptzweck eines Businessplans die Sicherstellung der Finanzierung ist, kannst du deine Projektbeschreibung viel bewusster auf die Interessen potenzieller Investoren ausrichten. Genauso sinnvoll ist es, dir über deine Grundsätze bewusst zu sein. Vielleicht gehört es ja zu deinen grundlegenden Überzeugungen, dass deine Mitarbeiter niemals für ihren Job an ihre Belastungsgrenze gehen sollten. Oder dass ihr am Ende zwar Geld verdienen, bestimmte Werte und Ideale aber niemals verletzen wollt. All diese Maßstäbe und Prinzipien sind der ethische Rahmen, innerhalb dessen ihr euch gemeinsam bewegt.
Führe dir bewusst vor Augen, wie ein erfolgreicher Ausgang des Projekts aussehen soll. Ein sinnvolles und realistisches Ziel könnte es sein, den Umsatz deines Unternehmens um 5% zu steigern. Je klarer deine Zielvorstellung, desto größer dein Fokus. Und je klarer dein Fokus, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass du dein Ziel erreichst.
Sei kreativ bei der Frage, wie du dein Ziel erreichen willst. Lass deinen Ideen beim Brainstorming freien Lauf! Sobald du weißt, was du willst, sprudeln die Gedanken meist von ganz allein. Schieb keinen Riegel vor, indem du sie zu früh bewertest. Lass sie frei fließen und halte sie alle unvoreingenommen fest. Beim Brainstorming geht es um Quantität, nicht um Qualität. Das erhöht die Chancen, dass am Ende mindestens eine richtig gute Idee dabei ist.
Organisiere deine Ideen. Entscheide, welche die besten sind und bringe Struktur in deine Gedanken. Frage dich z.B.: Welche Ideen gehören ganz natürlich zusammen, weil sie etwa alle mit einem ganz konkreten Rechercheaufwand verbunden sind? Welche Schritte müssen wie aufeinander folgen? Welche Ideen sind mit deinen Grundsätzen vereinbar, und welche nicht?
Überlege dann, zu welchem nächsten Schritt du direkt übergehen kannst, um dein Projekt voranzubringen. Wenn du in einem Team mit mehreren Personen arbeitest, frage dich für jeden Schritt, ob du ihn selbst erledigen oder an jemanden delegieren solltest, der womöglich besser qualifiziert ist. Wenn dein Ziel ist, den Umsatz deines Unternehmens um 5% zu steigern, könnte der nächste Schritt lauten: „E-Mail an Erik schicken und nach den aktuellen Umsatzzahlen fragen“. Damit geht es ran an die Buletten. Mit dieser E-Mail holst du das Projekt von der Pinnwand ins Leben und überlegst Schritt für Schritt, was als nächstes ansteht.

Auch dir kribbelt es jetzt in den Fingern? Denk an ein Projekt, das du gerne umsetzen würdest. Schnapp dir Stift und Papier und fange an mit der Frage, welchen Zweck du mit dem Projekt erreichen möchtest.

Dass dein Plan bereit für die Welt ist, weißt du dann, wenn dich keine Zweifel mehr plagen. Solange sich dein Unterbewusstsein immer wieder mit Unsicherheiten meldet, bist du vielleicht einfach noch nicht weit genug.

"},{"id":"509d3de5e4b0a13d41357f14","title":"Ersetze deine alten To-do-Listen durch einen Terminkalender und die Liste der nächsten Schritte.","text":"

Viele Menschen versuchen, ihre Produktivität mit den berühmten To-do-Listen zu steigern. Der Ansatz lässt allerdings gewaltig zu wünschen übrig. Er scheitert daran, dass du morgens unmöglich wissen kannst, was du alles am Tag schaffen wirst. Daher führen die meisten dieser Listen zu haufenweise unrealistischen Zielen und großem Frust darüber, sie nicht erreicht zu haben.

Eine wesentlich effektivere Methode ist eine Verbindung aus Terminkalender und einer oder mehrerer Listen mit nächsten Schritten.

Fangen wir an mit dem Terminkalender. Er dient einem einzigen Zweck: dem Einhalten deiner Termine. Halte dich mit orthodoxer Hingabe an seine Struktur, denn sie bildet die Grundlage für die Planung deiner restlichen Handlungen. Dein Kalender sollte außerdem nur die folgenden Arten von Positionen enthalten:

Uhrzeitabhängige Handlungen wie z.B. Arzttermine

Vom Datum abhängige Handlungen wie z.B. das Telefonat mit einer Kollegin, das irgendwann im Laufe ihres letzten Arbeitstags vor dem Urlaub über die Bühne muss
Vom Datum abhängige Informationen wie z.B. die Unterlagen, die du mit zum Arzttermin bringen sollst

Alles andere hat im Terminkalender nichts zu suchen. Es würde nur Platz wegnehmen und die kristallklare Relevanz der Einträge schwächen, die sich wirklich auf eine bestimmte Uhrzeit oder ein bestimmtes Datum beziehen.

Alle anderen Aufgaben oder konkreten Handlungen gehören auf die Liste mit nächsten Schritten. Diese Liste ist Dreh- und Angelpunkt deiner Handlungsplanung. Hier trägst du alles ein, was mehr als zwei Minuten in Anspruch nimmt, um erledigt zu werden.

Je nachdem wie voll die Liste ist, kannst du auch hier wieder Unterkategorien anlegen, und die Einträge nach Kontext (z.B. „am Telefon“, „im Supermarkt“ oder „am Computer“) gruppieren. Mit der Kontext-Sortierung weißt du jederzeit, welche ausstehenden Aufgaben du an welchen Orten erledigen kannst – vom Schreibtisch über den Konferenzraum bis zur Wartehalle im Flughafen.

Das ist besonders für die letzte Phase des GTD-Modells interessant: das Erledigen deiner Aufgaben. Wann immer du Zeit hast, um an einem deiner Projekte zu arbeiten, brauchst du nur einen Blick auf diese Liste zu werfen.

"},{"id":"509d3e03e4b0a13d41357f16","title":"Die Warten-auf-Liste kann besonders nützlich für die Zusammenarbeit mit anderen sein.","text":"

Wie zuvor gesehen gehören alle aktuellen Projekte auf die Projektliste. Mit der Liste der nächsten Schritte stellst du dann sicher, dass du konstant an Aufgaben arbeitest, mit denen du deine Projekte Schritt für Schritt ihrer Vollendung näherbringst.

Es wird allerdings immer wieder vorkommen, dass du für den Fortschritt eines deiner Projekte auf andere Menschen angewiesen bist. Es kann z.B. sein, dass du für die Fertigstellung einer Präsentation den Input eines Kollegen brauchst oder bezüglich der Buchung einer Dienstreise auf den Rückruf des Hotels wartest. Das bedeutet aber nicht, dass du nicht mehr die Kontrolle über das jeweilige Projekt in der Hand hast. Ganz im Gegenteil.

Wann immer du auf die Arbeit anderer Menschen angewiesen bist – wie in dem Fall, bei dem du für deine Präsentation die Daten eines bestimmten Kollegen benötigst – empfiehlt es sich, mit einer Warten-auf-Liste den Überblick zu behalten. Hier trägst du alle Dinge ein, die du irgendwann von anderen bekommen sollst. Zusammen mit der jeweiligen Deadline.

Wenn du die Liste dann mindestens einmal pro Woche durchsiehst, merkst du sofort, wenn irgendjemand seiner Pflicht nicht rechtzeitig nachgekommen ist. In dem Fall weißt du auch, was umgehend zu tun ist: die jeweilige Person an ihre Aufgabe erinnern. Das kannst du tun, indem du eine E-Mail schreibst oder kurz anrufst – oder gleich persönlich an ihrem Büro oder Schreibtisch vorbeischlenderst, um sie an die Daten zu erinnern, mit denen du eigentlich längst gerechnet hast.

Wenn diese Erinnerung weniger als zwei Minuten in Anspruch nimmt, erledige sie sofort. Falls sie mehr Zeit erfordert, schreib sie auf die Liste mit nächsten Schritten.

"},{"id":"509d3e2ee4b0a13d41357f19","title":"Alle Ideen mit Relevanz für die Zukunft überträgst du auf die Eines Tages/Vielleicht-Liste oder eine Auslöser-Liste.","text":"

Einen weiteren wichtigen Teil der GTD-Methode haben wir ebenfalls bereits kennengelernt: die Eines Tages/Vielleicht-Liste. Hier trägst du alles ein, was nicht auf die Liste mit nächsten Schritten oder die Projektliste passt, aber trotzdem gedankliche Ressourcen einnimmt. Alles, was du irgendwann mal umsetzen möchtest, aber bis jetzt noch nicht in konkrete Ideen oder Handlungen übersetzen konntest.

Typische Positionen auf der Eines Tages/Vielleicht-Liste sind Pläne, Träume und Vorhaben: Dinge, die du für dein Zuhause anschaffen oder bauen möchtest, Reisen oder Abenteuer wie „den Mount Everest besteigen“ oder Fähigkeiten wie „Gitarre spielen lernen“ oder „fließend Japanisch sprechen können“.

Lass dich nicht von der Tatsache täuschen, dass diese Liste nur zurückgestellte Positionen enthält. Das mag es so aussehen lassen, als sei sie samt ihrer Einträge weniger wichtig. Mit ihrer Hilfe behältst du aber den Überblick über Ideen, die irgendwann zu dem Spannendsten und Wichtigsten gehören, das du je getan hast. Du wirst überrascht sein, wie viele von ihnen du im Laufe der Zeit doch umsetzt. Damit das passieren kann, musst du sie aber heute festhalten – dann, wenn sie dir einfallen – und sicher speichern.

Auch hier kannst du Unterkategorien anlegen für Filme, die du sehen, und Weine, die du probieren möchtest, oder einfach Dinge, die du mit deinen Kindern unternehmen kannst. Und wie alle anderen Listen des GTD-Modells musst du auch die Eines Tages/Vielleicht-Liste regelmäßig durchsehen und aktualisieren, damit sie wirklich effektiv ist.

Eine andere Möglichkeit zur Verwaltung zukünftiger Vorhaben ist das Führen einer Auslöser-Liste. Alles was du hier einträgst, kann irgendwann deinem Gedächtnis auf die Sprünge helfen, indem es die entsprechenden Erinnerungen triggert.

Die Auslöser-Liste ist ein gut und logisch strukturiertes, physisches Aufbewahrungssystem mit 43 Akten: 31 für die nächsten 31 Tage, 12 für die nächsten 12 Monate. Die Ordner für die Tage stehen vor den Ordnern für die Monate. Nehmen wir z.B. an heute ist der 2. Mai. Dann stellst du die Akten 3 bis 31 nach vorn und dahinter die Ordner für die restlichen Monate des Jahres ab Juni.

So kannst du alle Dokumente genau in den Tages- oder Monatsordner heften, auf den sie sich beziehen. Z.B. Konzertkarten oder Zugtickets. Jeden Tag knöpfst du dir den Ordner für den jeweiligen Tag im Monat vor, überträgst die Dokumente in deinen Posteingang und platzierst den leeren Tagesordner im Schrank nach hinten, um ihn für den nächsten Monat zu benutzen. Wenn der Monat rum ist, kannst du die 31 Tagesordner für den ganzen nächsten Monat befüllen.

Die Krux bei diesem System ist: Du musst es mit geradezu religiöser Akribie aktualisieren. Und zwar täglich. Dann hast du wie bei der Liste der nächsten Schritte ein hocheffizientes Planungssystem, das dich immer zum richtigen Zeitpunkt mit den richtigen Informationen versorgt. Erst dann funktioniert die Liste zuverlässiger als dein Gehirn und entlastet deinen mentalen Arbeitsspeicher.

"},{"id":"509d3e4fe4b0a13d41357f1b","title":"Durchsehen: Nur die regelmäßige Überprüfung hält das System funktionsfähig.","text":"

Wir haben also ausführlich besprochen, wie du deine Aufgaben, Projekte, Erinnerungen und Ideen festhältst und organisierst. Höchste Zeit für den vierten Schritt des GTD-Modells: das Durchsehen.

Der wesentliche Zweck der GTD-Methode besteht darin, dir ein Gefühl der Entspannung und Kontrolle zu geben. Sie erlaubt dir, all deine Projekte zu überwachen und Stück für Stück weiter voranzubringen.

Das klappt aber nur, wenn dein Produktivitätssystem immer auf dem aktuellen Stand ist. Dein Gehirn kann sich nur entspannen und zu 100% auf das Hier und Jetzt konzentrieren, wenn es dem System uneingeschränkt vertraut. Und dafür musst du es regelmäßig überprüfen.

Am besten checkst du jeden Morgen mit einem Blick in den Terminkalender, was dich an diesem Tag erwartet. Wenn dein Tag z.B. pickepackevoll mit Meetings ist, hat das große Auswirkung darauf, was du sonst noch erledigen kannst. Wenn du das gleich morgens weißt, kannst du entsprechend planen.

Als nächstes wirfst du einen Blick in die Liste der nächsten Schritte, um abzuwägen, welche davon du an diesem Tag realistisch erledigen kannst. Du wirst den ganzen Tag über im Büro sein? Dann sieh nach, welche Aufgaben du am Telefon oder am Computer abarbeiten kannst.

Abgesehen von dieser morgendlichen Durchsicht kann es immer wieder vorkommen, dass du deine Kontext-Kategorien checkst. Wenn du z.B. unerwartet am Bahnhof oder im Arztzimmer warten musst, kannst du nachschauen, wie du diese Zeit sinnvoll nutzen kannst.

Das Rückgrat deines GTD-Systems ist jedoch der umfassende Wochenüberblick.

Der erste Schritt des Wochenüberblicks besteht darin, alle losen Enden aus der Vorwoche zusammenzutragen. Packe hier alles auf den Tisch, was sich in den diversen Behältern deines Eingangskorbs angesammelt hat: alle Vermerke, Mitteilungen, Rezepte und Visitenkarten aus allen Jackentaschen, Ritzen und Smartphonenotizen. Alle Gedanken, die noch irgendwo in irgendeiner Ecke deines Hinterstübchens umherspuken. Gehe auch deine Liste der nächsten Schritte durch und hake alles ab, was du erledigt hast.

Widme dich dann deinem Terminkalender. Gibt es Nachklänge aus der Vorwoche? Gedanken und Ideen, die du hattest und festhalten willst? Gibt es Termine für die kommende Woche, die du noch irgendwie vorbereiten musst? Jetzt ist der Zeitpunkt.

Gehe anschließend alle anderen Listen durch. Gibt es z.B. noch Positionen mit Handlungsbedarf auf deiner Warten auf-Liste?

Wie ist der Stand der Dinge auf deiner Projektliste? Wie ist es um den Status, die Planung und Materialien der einzelnen Projekte bestellt? Hast du schon für jedes einzelne Projekt einen konkreten nächsten Schritt festgelegt?

Bleibt nur noch die Eines Tages/Vielleicht-Liste. Vielleicht ist einer der Einträge inzwischen ja so interessant, konkret oder dringend geworden, dass du ihm jetzt nachgehen möchtest? Falls ja, dann verschiebe den Eintrag in die Projektliste. Sei aber auch ehrlich zu dir selbst und lösche Positionen, die sich mittlerweile erledigt haben.

Du wirst dich mit Sicherheit bereits gefragt haben, wie viel Zeit du für den Wochenüberblick einplanen solltest. Eine gründliche Durchsicht kann durchaus mehrere Stunden in Anspruch nehmen. Auch hier gibt es aber keine Regeln. Die Faustregel lautet: Nimm dir so viel Zeit wie nötig, um bei allem ein gutes Gefühl zu haben und deinem System zu vertrauen. Wichtig ist nur, dass du dir wirklich einmal pro Woche Zeit dafür nimmst, damit das ganze funktioniert. Ein idealer Zeitpunkt für den Wochenüberblick ist der Freitag. So schließt du innerlich alles zum Ende der Arbeitswoche ab und kannst mit gutem Gefühl und komplett freiem Kopf ins Wochenende gehen.

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Damit sind wir bei der letzten Phase des GTD-Systems, in der es endlich darum geht, die Dinge zu erledigen. Die entscheidende Frage ist natürlich: Wie entscheidest du in einem bestimmten Moment, was du als nächstes tun sollst?

Die schlichte Antwort lautet: Höre darauf, was dein Herz dir sagt. Oder dein Bauch. Oder deine Inspiration. Nenne es wie du magst – gemeint ist der Teil von dir, den du selbst für den Quell deiner inneren Weisheit hältst. Anschließend gibt es vier Kriterien zu beachten:

Kontext: Überlege dir, welche Handlung zu der Situation passt, in der du dich befindest. Wenn du gerade kein Telefon bei dir hast, kannst du schlecht Anrufe machen. Hier zahlt es sich aus, wenn du deine Liste der nächsten Schritte nach Kategorien unterteilt hast. Dann findest du ganz einfach Aufgaben, die du genau in diesem Moment ideal erledigen kannst.
Verfügbare Zeit: Frage dich, für welche Handlung du wirklich Zeit hast. Wenn nur noch zehn Minuten bis zum Meeting bleiben, brauchst du nicht mit der mehrstündigen Durchsicht eines fiesen Finanzierungsplan anzufangen.
Verfügbare Kräfte: Schätze ganz ehrlich ein, wofür du noch genug Power hast. Wenn du schon den ganzen Nachmittag über an jenem grausamen Finanzierungsplan gesessen hast, solltest du vielleicht nicht gleich die nächste knifflige Kiste aufmachen. Das ist jedoch keine Entschuldigung dafür, nicht in irgendeiner Form produktiv zu sein. Du kannst immer noch Dinge erledigen, die weniger Hirnschmalz erfordern, z.B. die Flüge für den nächsten Urlaub buchen.
Priorität: Entscheide, welche Aufgabe die wichtigste und dringendste ist. Dafür musst du deine Werte und Ziele kennen – das schauen wir uns im nächsten Blink näher an.

Damit du immer und überall produktiv sein kannst, musst du all deine Listen stets auf dem aktuellen Stand halten. So wirst du nie wieder Zeit verschwenden, wenn du irgendwo unerwartet warten musst – egal ob an deinem Schreibtisch, im Zug oder am Flughafen.

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Welche der Handlungen, Aufgaben und Tätigkeiten auf deinen Listen sind nun dringender und wichtiger als andere? Mit welcher fängst du an? Wie setzt du Prioritäten?

Stell dir vor, dein Leben ist eine Landschaft. Um dir Überblick zu verschaffen, betrittst du ein Haus mit sechs Stockwerken. Aus jedem dieser Stockwerke hast du eine andere Metaperspektive. Eine andere Draufschau auf das, was wichtig ist – und darauf, wie all diese Dinge zueinander in Beziehung stehen.

Diese sechs Stockwerke sind die sechs Fokushorizonte zur Betrachtung deiner Arbeit. Jeder dieser Horizonte richtet sich im Idealfall nach dem darüber- bzw. darunterliegenden aus. Eine Perspektive bedingt die nächste und hängt kausal mit ihr zusammen. Gehen wir sie der Verständlichkeit halber der Reihe nach durch:

Grund – Aktuelles Handeln: Dies ist sozusagen das Erdgeschoss deines Gebäudes. Der unterste Horizont. Der Boden der Tatsachen. Hier befinden sich alle Handlungsschritte, die du aktuell oder als nächstes bearbeitest. Von der E-Mail, die du gleich beantwortest, bis zum Einkauf deines Abendessens.
Horizont 1 – Laufende Projekte: Das erste Stockwerk umfasst alle aktuellen Einträge auf deiner Projektliste. Sie bilden den Rahmen für nahezu alle Handlungen auf der untersten Ebene.
Horizont 2 – Verantwortungsbereiche und Schwerpunkte. All deine laufenden Projekte hängen untrennbar damit zusammen, in welchen Rollen du welche Verantwortung trägst und folglich Ziele erreichen willst. In der Arbeit sind diese Verantwortungsbereiche vielleicht Mitarbeiterführung, strategische Planung oder Marktforschung. In der Familie vielleicht Gesundheit, Finanzen und Zusammenhalt. Du wirst diese Dinge niemals „endgültig erreichen“ oder „abschließen“, aber stets im Hinterkopf haben. Sie sind wie Richtungsweiser für das, was du tust. Sie liefern die Kriterien, auf deren Grundlage du all deine Erfahrungen und Bemühungen bewertest.
Horizont 3 – Horizont für ein oder zwei Jahre: Visualisiere so klar wie möglich, wo du in ein oder zwei Jahren in deinem Leben stehen möchtest. Du wirst merken, dass sich deine Rollen, Schwerpunkte und Verantwortungsbereiche automatisch von diesen übergeordneten Zielen ableiten. Du wirst dich vermutlich z.B. deshalb beruflich ins Zeug legen, weil du auf eine Beförderung hinarbeitest. Du planst innerlich, dich in ein bis zwei Jahren entwickelt und weiterbewegt zu haben. Du erweiterst deine Perspektive also auf den nächst größeren Horizont.
Horizont 4 – Langfristige Visionen: Der nächste Horizont bezieht sich auf die kommenden vier bis fünf Jahre. Du zoomst ein weiteres Stück heraus und betrachtest jetzt nicht mehr nur, wo du im Leben stehen möchtest, sondern auch die äußeren Umstände, die diese Entwicklung beeinflussen. Hier setzt du deine Karriere- und Familienplanung in Zusammenhang mit Faktoren wie der Vision deines Unternehmens, technologischen Entwicklungen, usw.
Horizont 5 – Lebenszweck: Der Name deutet es bereits an. Hier geht’s um das große Ganze. Um die richtig wichtigen Fragen. Was gibt deinem Leben Sinn? Was ist deine Bestimmung? Alle anderen Horizonte gipfeln hier. Alle deine Handlungen und Projekte deuten fluchtpunktartig in diese Richtung, sodass du diesen Zielen im Idealfall jeden Tag ein kleines Stückchen näher kommst.

Es mag am vernünftigsten erscheinen, mit dem weitesten Horizont auf Ebene 5 anzufangen und „von oben nach unten“ zu arbeiten. So würdest du vermeiden, Zeit und Energie in Handlungen der unteren Ebenen zu stecken, die am Ende gar nicht mit deinen Lebenszielen und Grundsätzen vereinbar sind. Stell dir z.B. vor, du bemühst dich jahrelang um eine höhere Position in einem Unternehmen und gestehst dir erst viel später ein, dass dir im Leben eigentlich ganz andere Werte wichtig sind. Es könnte sein, dass dir all die Zeit und Mühe vergeudet vorkommt.

Trotzdem empfiehlt sich in der Praxis der umgekehrte Ansatz „von unten nach oben“. Die meisten Menschen können sich besser auf übergeordnete Ziele und Horizonte konzentrieren, wenn sie vorher den lästigen Kleinkram aus dem Weg räumen. Sie brauchen das Gefühl, den Alltag unter Kontrolle zu haben, um sich mit freiem Kopf kreativ den wichtigen Entscheidungen zu widmen.

Du hast während der Lektüre dieser Blinks immer wieder an dich und dein eigenes Leben denken müssen? Nur zu! Zücke Stift und Papier und halte deine Gedanken fest. Vielleicht hast du ja direkt Lust, eine Eines Tages/Vielleicht-Liste anzulegen? Oder du startest ein Projekt, um dich strukturierter und disziplinierter mit den großen Fragen des Lebens zu befassen – indem du z.B. gemeinsam mit deinem Partner einen Plan dazu ausarbeitest, wie ihr euch euren Lebenstraum vorstellt. Oder indem du einen professionellen Life Coach engagierst, um über die großen Ziele deines Lebens zu sprechen.

Da alles im Leben dynamisch ist und sich auch die größten Träume verändern, solltest du auch diese Horizonte in regelmäßigen Abständen auf ihre Gültigkeit überprüfen: von der täglichen Durchsicht auf der untersten Ebene bis zum jährlichen Rückblick auf den Horizonten 4 und 5.

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Die Kernaussage dieses Buches ist:

Die meisten von uns schleppen so schwer an ihrem Alltag, dass an die großen und wichtigen Lebensziele gar nicht zu denken ist. Das sorgt für Stress, Unmut und Chaos. Das GTD-System hilft dir, die Kontrolle über dein Leben zurückzuerlangen – sowohl privat als auch professionell. Mit seiner Hilfe meisterst du deutlich mehr Aufgaben als jetzt, und bist am Ende trotzdem deutlich entspannter. Das Rückgrat der Methode bilden die folgenden fünf Schritte:

Sammle all deine Aufgaben, Ideen, Gedanken usw. in externen Behältern, die du regelmäßig leerst. So hast du den Kopf für das frei, was er wirklich gut kann: denken und Probleme lösen.

Verarbeite all diese Informationen: Kläre bei jedem Eintrag in deinem System, worum es sich dabei genau handelt und was du damit tun kannst.

Organisiere deine Ergebnisse in sorgsam strukturierten Listen wie deinem Terminkalender, deiner Projektliste, deiner Liste der nächsten Schritte, deiner Eines Tages/Vielleicht-Liste und deiner Warten auf-Liste.

Nimm dir regelmäßig Zeit, um dein System durchzusehen. Überlege dir, was dir wichtig ist, und überprüfe, ob dein System aktuell und vollständig ist. Nur so kannst du dem System vertrauen und deinen Kopf frei bekommen.

Erledige deine Aufgaben. Entscheide dich je nach Kontext, Zeit, verfügbarer Kraft und deinen Grundsätzen für die Handlung, die du als nächstes angehen willst.

Glaubst du, dass du deine Dinge jetzt geregelt kriegst?

Wir haben extra viel Zeit und Liebe in die Blinks gesteckt, um die Quintessenz dieses Klassikers für dich zu einem kostbaren Konzentrat zu destillieren. Jetzt sind wir natürlich gespannt, was die Lektüre mit dir macht. Hast du Lust, das Modell gleich selbst auszuprobieren? Haben dich die Blinks mit den wichtigsten Informationen versorgt? Hätten wir irgendetwas besser machen können? Schreib uns einfach eine E-Mail an remember@blinkist.com mit dem Titel dieses Buches als Betreff. Wir freuen uns auf deine Gedanken!

Zum Weiterlesen: So kriege ich alles in den Griff von David Allen

Alle, die Wie ich die Dinge geregelt kriege hilfreich fanden und nun mehr über dieses System erfahren möchten, können in David Allens So kriege ich alles in den Griff einen tieferen Einblick in seine revolutionäre Produktivitätsmethode gewinnen. Denn um wirklich produktiv zu sein, braucht es etwas mehr als einen ordentlichen Schreibtisch und einen aufgeräumten Kopf – du musst auch all die Dinge loswerden, die dich aufhalten.

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