Tipps, Tools und Tricks aus der Praxis für die Praxis
Praxisleitfaden Projektmanagement bietet praxisorientierte Ansätze und Werkzeuge für effektives Projektmanagement. Die Autorinnen Conny Lang und Marita Schöps vermitteln praxiserprobte Methoden, um Projekte erfolgreich zu planen, durchzuführen und abzuschließen.
Stell dir vor, du arbeitest im Marketingteam eines Unternehmens. Die Außendarstellung wirkt veraltet, neue Kunden zu gewinnen wird immer schwieriger. Die Geschäftsführung gibt dir deshalb den Auftrag, einen professionellen Werbefilm zu entwickeln, der die Marke neu positionieren soll. Schnell wird dir klar: Das ist keine einfache Aufgabe für zwischendurch, sondern ein eigenständiges Projekt.
Ein Projekt unterscheidet sich grundsätzlich vom Tagesgeschäft mit seinen mehr oder weniger routiniert ablaufenden Arbeitsschritten. Es ist ein einmaliges Vorhaben mit einem klaren Ziel, begrenztem Zeitrahmen und extra bereitgestellten Ressourcen.
Einer der ersten Schritte in der Vorbereitungsphase ist die Zusammenstellung eines Teams. Du wurdest zwar mit der Projektleitung beauftragt, aber natürlich drehst du den Werbefilm nicht allein. Wen holst du dir ins Boot?
Um das zu entscheiden, solltest du dir zuerst die verschiedenen Rollen im Projekt verdeutlichen. Im Fall des Werbefilms gibt es einen Auftraggeber aus der Geschäftsleitung, du übernimmst die Projektleitung und deine Mitstreiter stellen dein Projektteam dar. Zusätzlich gibt es meist noch externe Dienstleister, Expertinnen oder einen Lenkungsausschuss. Der Lenkungsausschuss kann sinnvoll sein, wenn verschiedene Fachbereiche vom Projekt betroffen sind, die unterschiedliche Interessen verfolgen. Falls du bislang nur wenig Projekterfahrung hast, möchtest du zusätzlich vielleicht auch noch eine erfahrene Führungskraft als Projektmentor einbinden. Grundsätzlich gilt: Für jedes Projekt gibt es eine eigene Hierarchie, die neben der normalen Organisationsstruktur existiert.
Bevor ihr loslegt, ist eine gründliche Vorbereitung gefragt. Das reicht von der Idee bis zum offiziellen Projektauftrag, also dem zentralen Dokument, das alle Grundlagen festhält. Der Projektauftrag sollte gemeinsam im Team erarbeitet und anschließend mit dem Auftraggeber abgestimmt werden. Er beinhaltet den Projekttitel, die beteiligten Personen, den Zeitrahmen, den Anlass und erwarteten Nutzen, die Ziele, mögliche Überschneidungen mit anderen Aktivitäten sowie eine Kostenschätzung.
Eines der Kernstücke des Projektauftrags ist das Ziel. Für den Werbefilm könnte das Ziel lauten: „Wir erstellen bis zum 20. Juni einen zweiminütigen Film, der das neue Markenbild visuell darstellt und ein modernes Image des Unternehmens vermittelt. Der Film wird auf der Website veröffentlicht und über digitale Kanäle verbreitet.“ Das Ziel ist konkret, zeitlich begrenzt, messbar und realistisch erreichbar. So wird für alle klar, worauf ihr hinarbeitet. Nimm dir dafür genügend Zeit und stimme das Ergebnis mit dem Auftraggeber ab.
Nachdem wir die Grundlagen geklärt haben, geht es jetzt an die Planung des Kick-offs.
Der Praxisleitfaden Projektmanagement (2022) bietet einen kompakten und praxisorientierten Einstieg ins Projektmanagement. Das Buch zeigt anhand konkreter Methoden, Tipps und Beispiele, wie Projekte strukturiert geplant, organisiert und erfolgreich umgesetzt werden können. Im Fokus steht dabei die direkte Anwendbarkeit im Arbeitsalltag verschiedenster Branchen und Unternehmensgrößen.
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