Zusammenfassung von 24/7-Zeitmanagement

Es gibt noch drei weitere Prinzipien, die für ein funktionierendes Zeitmanagement entscheidend sind: gute Planung, Fokus und Effizienz.

Planung ist notwendig, damit du langfristig die Kontrolle über die Situation behältst und nicht nur Feuerwehr spielst. Einen Plan zu entwerfen ist ungefähr so, wie eine Axt vor dem Holzhacken zu schärfen. Es dauert zwar eine Weile, aber danach bist du nicht nur schneller, sondern auch konzentrierter. Also: Denk an deine Ziele und mach dir einen Plan, wie du sie erreichen willst. Welche Schritte sind dafür nötig? Bis wann willst du die einzelnen Schritte gehen? Stell dir zum Beispiel vor, du willst ein Haus bauen. Dann schreibst du dir auf, bis wann du einen Entwurf zeichnen möchtest, wann du einen Architekten kontaktierst, wann du die Entscheidung für oder gegen ein Fertighaus treffen willst und so weiter.

Wir starten mit einem kleinen Test: Wetten, dass wir deine Stimmung mit nur drei Wörtern ruinieren können? Bitte schön: Steuererklärung, Zahnersatz, Altersvorsorge. Uarg, wie unangenehm! Manche To-dos sind ungefähr so verlockend, wie einen glitschigen Frosch zu verschlucken. Solche Dinge schieben wir am liebsten auf die lange Bank – und genau deswegen solltest du sie zuerst angehen. 

Das sagt zumindest die Methode namens Eat-the-frog. Der Trick lautet: Mach direkt am Morgen das Unangenehmste, was du dir für diesen Tag vorgenommen hast. Nimm dir gar nicht erst die Zeit, darüber nachzudenken, tu’s einfach. Eine halbe Stunde lang reicht schon. Dann hast du den ganzen Tag das tolle Gefühl, das Schlimmste schon hinter dir zu haben, und bist deinen Zielen ein großes Stück nähergekommen. 

In dem berühmten Buch Momo von Michael Ende gibt es eine denkwürdige Figur: der Straßenkehrer Beppo. Wenn Beppo eine schier endlos lange Straße fegen muss, dann geht er die überwältigende Aufgabe mit einem Kniff an. Er denkt immer nur an den nächsten Schritt, den nächsten Atemzug und den nächsten Besenstrich. Und irgendwann ist die ganze Straße sauber.

Ziemlich clever, oder? Das gleiche Prinzip kannst auch du dir zunutze machen. Folge uns dazu bitte in die Küche. Denn wir brauchen Salami und Tomaten, um dir das genauer zu erklären.

Die beiden Küchenmethoden aus dem letzten Blink haben gezeigt: Je kleiner die Teilaufgaben, desto leichter ist es, sie fokussiert anzugehen. Aber wie klein ist ideal? Das musst du für dich selbst herausfinden. Es gibt aber noch zwei weitere Methoden, die sich mit der Dauer einer Aufgabe beschäftigen und die wir dir in diesem Blink vorstellen möchten.

Die erste ist das Parkinsonsche Gesetz. Es ist nach dem britischen Soziologen Cyril Parkinson benannt und besagt, dass sich eine Aufgabe immer genau so weit ausdehnt, wie Zeit für sie zur Verfügung steht. Stell dir zum Beispiel vor, du studierst und musst in drei Tagen eine Hausarbeit von zwanzig Seiten abgeben. Na dann aber ran an den Speck, hinsetzen und loslegen! Wenn du dich ranhältst, ist das zu schaffen. Wenn du aber für die gleiche Hausarbeit drei Wochen Zeit hast, dann wird es eben auch drei Wochen dauern. In der ersten Woche schmökerst du vielleicht gemütlich in der Bibliothek in der Grundlagenliteratur und machst zwischendrin regelmäßig Kaffeepausen. In der zweiten Woche setzt du dich an die Struktur, und in der dritten verfasst du die Einleitung. Die eigentliche Arbeit schreibst du dann vermutlich drei Tage vor der Deadline. 

Du hast mittlerweile sicher verstanden, dass sich Zeitmanagement nicht nur auf deinen Job oder dein Studium bezieht. Auch im Privatleben kann es dich weit voranbringen. In diesem Blink präsentieren wir dir zwei Methoden, die du vermutlich eher zu Hause als im Büro anwenden wirst: das Journaling und die Not-to-do-Liste.

Fangen wir mit dem Journaling an. Bei dem Wort „Tagebuch“ haben viele Menschen kichernde Teenager-Mädchen im Kopf, die in ein hübsches Büchlein mit winzigem Schloss notieren, wie süß Tobias aus der Parallelklasse ist. Das moderne Journaling funktioniert aber ganz anders. Du schreibst dabei zielgerichtet und strukturiert, und das macht diese Technik zu einer riesigen Hilfe bei deiner persönlichen Weiterentwicklung. 

Alle Methoden, die wir dir bisher vorgestellt haben, sparen dir Zeit und lassen dich effektiver arbeiten. Allerdings ist es mit dem Zeitmanagement wie mit allen anderen Selbstoptimierungstrends: Es besteht immer die Gefahr, dass du es übertreibst und dir selbst eine Art goldenen Käfig baust, vielleicht sogar, ohne es zu merken. Deswegen wollen wir dir in diesem letzten Blink noch zwei Methoden zeigen, die sicherstellen, dass du deine eigenen Bedürfnisse nicht übersiehst.

Die erste Methode bezieht sich auf deine persönliche Leistungskurve. Du hast sicher schon davon gehört, dass verschiedene Menschen jeweils zu unterschiedlichen Tageszeiten am produktivsten sind. Es gibt Nachteulen und frühe Vögel und die meisten von uns haben außerdem ein Zwischentief, das häufig nach dem Mittagessen auftritt. Nimm dir doch ein paar Wochen Zeit und notiere dir tagsüber immer wieder, wie es dir gerade geht. So erfährst du mehr über deinen persönlichen Biorhythmus und kannst dementsprechend planen. Wenn du zum Beispiel nachmittags um drei Uhr einschlafen könntest, kannst du dir auf diese Uhrzeit vielleicht ein Walking Meeting legen. Der produktive Spaziergang weckt dich garantiert wieder auf.