Organízate con eficacia resumen

En estos días, el ritmo de trabajo puede ser frenético. Una mañana normal podría parecer algo como esto: Se encuentran a la mitad de redactar un documento cuando llega un correo electrónico notificándoles que deben actualizar el programa antivirus. Luego, justo cuando están a punto de hacer esto último, su tía Cecilia llama para decir que deben confirmar si asistirán a su boda y, al colgar, su jefe entra pisando fuerte y les manda ponerse a trabajar en otro documento.

¿Recuerdan qué estaban haciendo?

Un excelente lugar para iniciarse en el sistema GTD es el que puedan instalar poniendo a su alcance todos los materiales necesarios. Al hacerlo, ustedes crearán una cabina de mando en la que siempre se sentirán cómodos trabajando.

Además, querrán instalar espacios de trabajo idénticos en casa y en la oficina para poder ser igual de eficientes en ambos lugares. Si pasan demasiado tiempo en el transporte público, quizá quieran crear un sistema móvil que les permita hacer las cosas incluso mientras se trasladan. Nunca compartan sus espacios de trabajo con nadie, ni siquiera con su pareja, pues no querrán perder tiempo acomodando el espacio a su gusto cada vez que lleguen a él.

Ya dijimos que en esta época nuestra atención está bombardeada todo el tiempo por un flujo interminable de cosas entrantes como solicitudes, preguntas, tareas, invitaciones, etcétera.

Para atender esto, el primer paso decisivo en el flujo de trabajo del GTD es registrarlas todas en herramientas de captura; es decir, lugares externos a su mente donde puedan tomar nota de la información y las ideas.

¿Ya configuraron sus herramientas de captura y las llenaron con todas sus tareas, ideas y recordatorios?

Si es así, ¡felicidades!

Así pues, ahora que han aclarado lo que es cada elemento, llegó el momento de avanzar a la etapa de organización del sistema GTD. Aquí es donde se produce la magia.

La mayoría de las listas tradicionales de quehaceres no funcionan porque les falta organización y pronto se transforman en una mezcolanza de tareas, recordatorios, pensamientos e información donde es imposible hallar los elementos que realmente requieren acciones.

La buena gestión de proyectos es un componente clave de todo sistema de productividad.

En el GTD, un proyecto se define como un resultado deseado que exige la realización de más de una tarea sucesiva. Por lo tanto, escribir un correo electrónico no es un proyecto, pero organizar una junta importante o planear unas vacaciones sí lo es.

Mientras tratamos el tema de los proyectos, abordemos brevemente la importantísima aptitud de saber planearlos. Cuando ustedes planean algo simple como una cena fuera de casa, es muy fácil y rara vez falla. Pero planear proyectos como negociar transacciones complejas con clientes, organizar bodas fastuosas o preparar retiros empresariales, no suele ser una tarea exenta de estrés. Entonces, ¿cómo pueden hacer que la planeación de un importante proyecto de trabajo resulte tan fácil como la de una cena?

Bienvenidos al método de planeación natural, pensado para imitar la manera en que ustedes planean las cosas en la vida cotidiana. Consta de cinco pasos:

Muchas personas confían en las listas diarias de quehaceres para administrar su productividad, pero este método deja mucho que desear. Tales listas tienden a fracasar porque ustedes no pueden saber con antelación cuánto trabajo son capaces de hacer en un día dado. Por eso, esas listas desembocan en una planeación poco realista, frustración y tiempo perdido trabajando en algo que estaba destinado al fracaso antes de que comenzaran.

Un método mucho más eficaz es trabajar con un calendario y una o más listas de próximas tareas.

Como ya se dijo, todos los proyectos en curso deben estar incluidos en la lista de proyectos. Cuando usen una lista de próximas tareas, pueden cerciorarse de que trabajan de manera sistemática en tareas que acercan sus proyectos, uno por uno, a su término.

Pero la mayoría de las veces también tienen que confiar en otras personas. Por ejemplo, quizá necesiten esperar a recibir los comentarios de un colega para su próxima presentación o que les respondan de un hotel sobre la disponibilidad de habitaciones. Sin embargo, esto no significa que deban renunciar a todo control sobre el avance de los proyectos relacionados.

Otro componente importante del método GTD es la Lista para algún día/quizá.

Todo lo que no reúne los requisitos para estar en las listas de próximas tareas o de proyectos, pero que tampoco debe quitarles la tranquilidad, tiene que ir en esta lista. La lista contiene todas las cosas que todavía no han podido traducir en ideas o tareas concretas.

Hemos tratado ampliamente cómo organizar sus tareas, proyectos, recordatorios e ideas, lo cual significa que es hora de proceder al cuarto paso del proceso GTD: reflexionen.

La meta del método GTD es sentirse relajados y al mando de todos sus proyectos en curso, darles seguimiento y cerciorarse de que están avanzando.

La etapa final del proceso de GTD es cuando las cosas realmente se hacen.

¿Y cómo deciden qué hacer en todo momento?

Para saber lo que es importante para ustedes en el trabajo y en la vida, es útil pensar imaginando horizontes, cada uno más alejado que el anterior:

Parecería racional y razonable empezar por el propósito de sus vidas y descender a partir de él, pero en la práctica el modelo ascendente tiende a funcionar mejor. Les permite despejar primero los niveles medulares de la gestión cotidiana, de manera que ahorren su energía creativa para las decisiones más significativas.

El mensaje principal de este libro:

El sistema GTD les permite abordar una cantidad abrumadora de tareas de manera relajada. Les da un control total sobre su trabajo. Los cinco pasos esenciales del proceso GTD son: