Libre para enfocarte resumen

Los días de trabajo están llenos de una letanía interminable de tareas: hay reuniones a las que asistir, presentaciones que hacer, informes que redactar y proyectos que completar. Pero nuestros esfuerzos rara vez son suficientes. A veces parece como si estuviéramos en un barco agujereado, echando agua frenéticamente por la borda. El agua se acumula y empezamos a hundirnos. Ese es el momento en que empezamos a creer en el mito de la productividad. Pensamos que estaríamos bien si pudiéramos trabajar un poco más rápido. Empezamos a buscar trucos, cada uno de los cuales promete darnos unos minutos más de tiempo.

Pero obsesionarnos con la velocidad en realidad disminuye nuestra productividad. Eso se debe a que intentamos hacer más con nuestro tiempo, y malgastamos el tiempo ahorrado metiendo más cosas en nuestras desbordadas agendas. Encontrar una forma más rápida de escribir nuestros correos electrónicos diarios, por ejemplo, sólo significa que empezaremos antes a preparar los de mañana.

Cuando nuestro calendario empieza a desbordarse y nuestras listas de tareas pendientes se hacen más largas que las listas de la compra, instintivamente reducimos el tiempo de ocio y relajación. Para la mayoría de nosotros, los periodos de mucho trabajo significan cancelar una cena con un amigo o dormir unas horas menos. Pero escatimar en descanso y ocio no sólo perjudica nuestra salud emocional, sino que es totalmente ineficaz.

Muchos de nosotros creemos que el tiempo es flexible y que nuestros niveles de energía permanecen invariables a lo largo del día: pensamos que podemos alargar nuestra jornada laboral un 20 por ciento y lograr un 20 por ciento más. Pero el tiempo es inalargable y los niveles de energía son finitos. Solemos trabajar mejor por la mañana, cuando tenemos la mente fresca, mientras que después de comer somos más lentos y menos productivos. Esto demuestra a diario que los niveles de energía son flexibles y que la concentración y la fuerza de voluntad son recursos finitos que hay que reponer.

Está claro que la productividad debería darte más tiempo para descansar y hacerte más centrado y eficiente, pero ¿cómo conseguirlo? El primer paso es actuar como un jardinero.

Para ahorrar tiempo, hay que podar las tareas no esenciales de la jornada laboral. Hacer menos para ser más productivo puede parecer extraño, pero es el secreto más importante de la eficiencia. La productividad no consiste en hacer más de todo, sino en hacer más de lo correcto. Esto significa identificar las tareas clave en las que centrarse y eliminar todo lo demás.

Hoy en día, es fácil estar sobrecargado de trabajo y de compromisos; lo difícil es tener la disciplina de establecer prioridades. ¿Cómo es que algunas personas consiguen hacer mucho más que otras en el mismo tiempo? Una de las razones es que las personas altamente productivas entienden el poder del no.

Las superestrellas de la productividad saben decir no tanto a las tareas innecesarias, como vimos en el último parpadeo, como a las peticiones de sus colegas y clientes. Saben que, si se lo permitieran, estas tareas y peticiones podrían ocupar todo su tiempo y energía e impedirles centrarse en el trabajo verdaderamente importante.

¿Cuántos de nosotros vamos a la oficina sin un plan y reaccionamos pasivamente a los acontecimientos del día? Este comportamiento nos aboca al fracaso. El escritor Robin Sharma escribió una vez: «Nunca podrás dar en un blanco que no puedes ver». Esto tiene mucho sentido: ¿qué sentido tiene ser productivo si nuestras acciones no están estructuradas y no aspiramos a nada concreto? Para que la productividad tenga sentido y la concentración tenga salida, necesitamos una dirección.

Por eso es esencial que planifiquemos nuestro día de antemano. Así fijamos claramente nuestro objetivo y tenemos algo a lo que aspirar. Podemos hacerlo planificando nuestro día en torno a un tres: tres tareas que debemos realizar ese día. Estas son nuestras prioridades, y todo lo demás es un extra. Tres puede parecer un número pequeño, pero podemos elegir tareas complejas. La ventaja de este sistema es que nos obliga a priorizar nuestros objetivos.

La mensajería instantánea, las notificaciones automáticas, la navegación por Internet y el interminable desplazamiento por las redes sociales son cosas que están integradas en nuestra vida cotidiana y que conspiran para robarnos la atención y la concentración. Y, aunque muchos de ellos han aportado considerables beneficios a nuestra vida personal y profesional, también han hecho que procrastinar sea más fácil que nunca.

De hecho, podemos considerar la cultura de la gratificación instantánea que ha fomentado la tecnología como un nuevo tipo de economía: la economía de la distracción. Cosas como las llamadas telefónicas, los correos electrónicos, las redes sociales y las páginas de noticias compiten por nuestra atención, que es un bien valioso.

La productividad no consiste en ahorrar unos minutos en cada tarea y utilizar ese tiempo para asumir más trabajo a ciegas. Tenemos que ser más inteligentes a la hora de elegir las tareas en las que queremos centrarnos, asegurándonos de que se trata de trabajos de alto valor que más benefician a nuestro negocio. Si tenemos más criterio a la hora de decidir lo que hacemos y lo combinamos con un descanso y una recuperación de alta calidad, tendremos un día muy productivo, siempre que sepamos sortear el campo de minas de la economía de la distracción.

Esperamos que hayas disfrutado. ¡Nos vemos en el próximo Blink!