Vorstellungsgespräch vorbereiten: 6 Phasen, 6 Tipps
Vorstellungsgespräch vorbereiten: So gehen Sie entspannt in den Termin
Der Bewerbungsprozess lief für Sie bislang erfolgreich und Sie sind zum Kennenlernen eingeladen? Gratulation, mit dieser Einladung sind Sie einem Großteil Ihrer Mitbewerber bereits einen (großen) Schritt voraus.
Ihre Unterlagen und Ihr Werdegang konnten überzeugen. Jetzt wartet noch der Termin als Herausforderung auf Sie, aber keine Sorge: Sie können das Vorstellungsgespräch in sechs Schritten vorbereiten, damit beim Termin keine Überraschungen auf Sie warten.
Das klassische Vorstellungsgespräch ähnelt einem Frage-Antwort-Spiel, das stets einem ähnlichen Aufbau folgt, und zwar ganz egal, in welcher Branche und bei welchem Unternehmen Sie eingeladen sind.
Das hat deutliche Vorteile, denn Sie können sich relativ gut auf jede einzelne Phase des Gesprächs vorbereiten. Lesen Sie hier, welche Vorbereitung für die einzelnen Phasen wichtig ist.
Die 6 Phasen des klassischen Vorstellungsgesprächs
Grob kann das Gespräch in sechs verschiedene Phasen eingeteilt werden, die zum Teil fließend ineinander übergehen. Das ist der Aufbau eines klassischen Vorstellungsgesprächs:
- Begrüßung: Jeder Termin startet mit einer kurzen Begrüßungsphase mit allgemeinen Small Talk-Fragen.
- Vorstellung: Zunächst stellt der Personalverantwortliche und/oder der Vorgesetzte sich, das Unternehmen sowie die Abteilung vor. Nach einer kurzen Überleitung sind Sie an der Reihe und stellen sich samt beruflicher Laufbahn vor.
- Fachliche Fragen: Aus Ihrem Vorstellungspart heraus ergeben sich in der Regel fachliche Fragen. In dieser Phase werden fachliche Themen besprochen und diskutiert .
- Persönlichkeitsfragen: Zum Ende des Gesprächs folgen die Fragen, die sich um Ihre Persönlichkeit drehen. Und das sind für viele Bewerber auch die Fragen, vor denen sie am meisten Respekt haben. Was sind Ihre Stärken und Schwächen? Wo sehen Sie sich in fünf Jahren? Und wie gehen Sie mit Kritik um? Mit klassischen Fragen wie diesen versuchen Personalverantwortliche, sich ein Bild von Ihrer Teamfähigkeit, Arbeitsweise und sozialen Kompetenz zu machen.
- Eigene Fragen: „Haben Sie noch Fragen?“ – zum Ende des Gesprächs ist die Frage nach Ihren Rückfragen obligatorisch. Und das ist keine Höflichkeitsfloskel, tatsächlich steckt dahinter der Aufruf, dass Sie selbst Ihren Interviewpartnern passende Fragen stellen.
- Verabschiedung: Sind alle Fragen geklärt, nimmt das Gespräch sein Ende. Oft werden Bewerber kurz vor der eigentlichen Verabschiedung noch über den weiteren Verlauf des Bewerbungsprozesses informiert.
Wie Sie ein Vorstellungsgespräch vorbereiten können
Neben grundsätzlichem wie der richtigen Kleidung und Pünktlichkeit gilt für den Termin: Bringen Sie möglichst viel über das Unternehmen, die Abteilung und die Gesprächspartner in Erfahrung. Aber zu einer perfekten Vorbereitung für ein Vorstellungsgespräch eben gehört noch weitaus mehr.
Möchten Sie sich im ganzen Gespräch auf der sicheren Seite wissen, dann bereiten Sie sich vor dem Termin für die einzelnen Phasen von der Begrüßung bis zur Verabschiedung mögliche Antworten und natürlich Gegenfragen vor.
Guide in 6 Schritten: Für jede Phase die richtige Vorbereitung
Dieser Guide bringt Sie Schritt für Schritt durch die einzelnen Phasen des Gesprächs und verrät, worauf es jeweils ankommt. Mit einer guten Vorbereitung kommen Sie so ganz entspannt durch alle Phasen – von der Begrüßung bis zur Verabschiedung.
Phase 1: die Begrüßung
Auf diese kurze Phase können Sie sich nicht vorbereiten. Sehen Sie es wie eine Art Aufwärmphase, in der Sie sich möglichst authentisch verhalten sollten. Unser Tipp: Wird Ihnen ein Kaffee oder ein Wasser angeboten, nehmen Sie dies dankend an.
Lehnen Sie es ab, kann das unhöflich wirken. Verzichten Sie aber bei einem Kaffee möglichst auf Extra-Wünsche. Ein Getränk beim Vorstellungsgespräch hat tatsächlich einen Vorteil: Ein Glas oder eine Tasse in der Hand kann entspannend wirken. Sie haben zudem immer etwas, das Sie greifen und umfassen können, wenn Sie nicht wissen, wohin mit den Händen.
Phase 2: die Vorstellung
Im ersten Schritt übernimmt Ihr Gegenüber die Kurzpräsentation, erst danach sind Sie an der Reihe. Und das Gute ist: Dieser Part lässt sich vor dem Termin bereits sehr gut vorbereiten und üben. Listen Sie zu Hause Ihre beruflichen Stationen auf und überlegen Sie, welche Informationen für das Unternehmen interessant sein können.
Vergleichen Sie Ihre berufliche Laufbahn mit der Stellenausschreibung und den Qualifikationen, die gefordert werden. Mit was können Sie als Kandidat punkten, welche Station Ihres Berufslebens ist eher irrelevant? Prägen Sie sich die wichtigsten Punkte ein.
Wer möchte, kann die Selbstpräsentation auch vor dem Termin üben und sich bereits Formulierungen zurechtlegen. Wichtig ist aber, dass es beim Vorstellungsgespräch nicht wie auswendig gelernt klingt. Üben Sie die Präsentation vor dem Spiegel oder nehmen Sie sich per Video auf, damit Sie möglichst authentisch von sich erzählen können.
Kontrollieren Sie sowohl Ihre Formulierungen als auch Ihre Körpersprache beim Übungslauf. Wichtig zu wissen: Halten Sie sich kurz und stellen Sie sich in maximal 3 bis 4 Minuten vor. Überzeugen Sie in diesen Minuten, dass Ihre Kenntnisse exakt zur ausgeschriebenen Position passen.
Phase 3: Fachliche Fragen
Auch in dieser Phase des Gesprächs ist Vorbereitung das A und O. Da es hier im Großen und Ganzen darum geht, ob Ihre fachlichen Kenntnisse und Qualifikationen mit der ausgeschriebenen Stelle matchen, ist es wichtig, dass Sie zur Vorbereitung die Jobbeschreibung genau kennen.
Und nicht nur das: Bringen Sie außerdem möglichst viel über die Abteilung und das Unternehmen in Erfahrung. Eine gute Recherche gibt Ihnen hier die Sicherheit, dass Sie in dieser Phase des Gesprächs gut informiert sind und möglichst genau wissen, worauf es bei der Beantwortung der Fragen ankommt.
Mögliche Quellen für Ihre Recherche können sein: die Homepage des Unternehmens, der Unternehmensblog, Branchennewsletter, Branchenmagazine, Soziale Netzwerke, Newsportale und eine Suchanfrage nach dem Unternehmen bei z. B. Google. Widmen Sie sich außerdem den Neuigkeiten und aktuellen Trends aus der Branche und halten Sie sich hier auf dem Laufenden.
Was Sie recherchieren können/sollten:
- Unternehmensprofil, -größe und -geschichte
- Produkte und Dienstleistungen
- Kunden und Zielgruppe
- Partnerunternehmen
- Konkurrenz
- aktuelle Marketing/PR-Kampagnen
Phase 4: Persönlichkeitsfragen
Für viele die Phase, die am meisten Nervosität verbreitet, tatsächlich aber auch relativ entspannt zu meistern, wenn man sich gut vorbereitet hat. In der Phase mit den Fragen rund um Ihre Persönlichkeit geht es den Personalverantwortlichen darum, herauszufinden, ob es mit einer Zusammenarbeit funktionieren kann.
Nachdem die fachlichen Kompetenzen und Rahmenbedingungen abgeklopft wurden, warten in dieser Phase daher auf Sie die klassischen Fragen rund um bspw. Ihre Stärken, Ihre Schwächen, Ihren Umgang mit Konflikten und Kritik. Personalverantwortliche möchten mit ihrer Fragerunde sicherstellen, dass die richtige Wahl getroffen wird.
Mögliche Fragen in dieser Phase können sein: Was sind Ihre Schwächen bzw. Stärken? Was ist Ihre Motivation? Welche drei Charaktereigenschaften fehlen Ihnen? Wie gehen Sie mit Kritik um?
Welche Aufgabe war in Ihrer letzten Position besonders schwierig? Und wie haben Sie das Problem gelöst? Im Vordergrund steht bei allen diesen Fragen, wie Sie antworten. Wichtig ist daher, dass bei der Beantwortung authentisch bleiben und sich nicht verstellen.
Eine gute Vorbereitung auf die klassischen Fragen gibt Ihnen hier Sicherheit. Unser Tipp: Bitten Sie bei der Vorbereitung dieser Fragen bzw. Antworten Freunde und (Ex-) Kollegen um Rat. Oft erhalten Sie so noch einmal einen ganz neuen Blick auf sich selbst, der Ihnen hilft, mögliche Antworten zu formulieren.
Phase 5: Eigene Fragen
Dieser Part des Vorstellungsgesprächs wird oft unterschätzt, dabei ist auch diese Phase sehr wichtig. Denn: Eigene Fragen zu stellen, ermöglicht Ihnen, noch mehr über die ausgeschriebene Stelle, die Abteilung oder das Unternehmen herauszufinden. Stellen Sie z. B. Fragen zum Team, zur Arbeitsweise und zu Ihrem möglichen Einsatzgebiet.
Wichtig zu wissen: Diese Phase der Rückfragen ist eine Mini-Prüfung. Personalverantwortliche und Vorgesetzte können so feststellen, ob Sie sich gut auf den Termin vorbereitet haben, ob Sie sich über das Unternehmen und die offene Position informiert und sich vor dem Gespräch mögliche Fragen überlegt haben.
Je besser Sie diese Fragen vorbereitet haben, desto positiver ist Ihr Eindruck beim Unternehmen.
Mögliche Fragen, die Sie stellen können:
- Wurde die Position neu geschaffen oder wird sie neu besetzt?
- Wie groß ist die Abteilung, in der ich arbeiten würde?
- In welcher Form würde die Einarbeitung stattfinden?
- Wie läuft ein typischer Arbeitstag in der Abteilung ab?
- Wie ist die Feedbackkultur im Unternehmen bzw. in der Abteilung?
∫: Setzen Sie nicht nur auf die klassischen Rückfragen, sondern formulieren Sie auch eigene Fragen. Dabei helfen kann eine Prio-Liste, die Sie vor dem Termin aufsetzen. Was ist für Sie bei einem neuen Job besonders wichtig?
Wo sind Sie nicht (mehr) zu Kompromissen bereit? Welche Erfahrung aus vorherigen Jobs möchten Sie vermeiden? Entwickeln Sie auf Basis dieser Anhaltspunkte Ihre Rückfragen.
Phase 6: Verabschiedung
In dieser Phase können Sie durchatmen: Sie haben den Großteil überstanden. Entsprechend müssen Sie für diese Phase auch keine Fragen oder Antworten vorbereiten.
In der Regel wird nun die weitere Vorgehensweise im Bewerbungsprozess geklärt. Wenn Sie diesbezüglich Fragen haben, scheuen Sie sich nicht, Unklarheiten zu besprechen.
