La Técnica Pomodoro de Francesco Cirillo, resumen del libro
En este resumen del popular libro La Técnica Pomodoro de Francesco Cirillo te presentamos las ideas principales de este clásico best-seller.
Sinopsis
La Técnica Pomodoro (2009) presenta un método simple y eficaz para organizar su día laboral. Este método ayuda a superar la falta de motivación al dividir aquellas tareas que complejas y extensas en pequeñas acciones manejables. Si usan estas técnicas, tendrán más control sobre su trabajo, lo cual los convertirá en trabajadores más efectivos y hará que su labor sea más gratificante.
¿A quién está dirigido?
- A cualquier persona interesada en la gestión del tiempo y la productividad
- A cualquier persona que esté luchando contra la procrastinación
- A cualquier persona que busca herramientas simples para mejorar su productividad
Acerca del autor
Francesco Cirillo desarrolló esta técnica para impulsar la productividad, famosa a nivel mundial, en la década de los ochenta mientras estudiaba en la universidad. Por aquellos días, le costaba organizar bien su día laboral, lo que dio lugar a la creación de la Técnica Pomodoro. Él ahora dirige el sitio web pomodorotechnique.com y ofrece entrenamiento y capacitación relacionados con su técnica.
Qué beneficio ofrece: Lograr hacer las cosas sin pasar por el estrés mental.
La procrastinación es un término que se ha vuelto popular en las últimas décadas. Y no es ninguna sorpresa. Muchos de nosotros podemos identificarnos con el problema de la procrastinación, y lo conocemos íntimamente:
Es de noche, están sentados frente a la pantalla de la computadora y saben que esas 50 diapositivas vacías de PowerPoint no se completarán por sí solas. Y, sin embargo, en lugar de abordar este gigantesco proyecto, se pasan horas mirando en Facebook las fotos de las vacaciones de sus amigos.
Ni siquiera lo disfrutan, y de hecho se sienten bastante culpables por hacerlo. Sin embargo, no pueden detenerse. Cada 5 minutos abren la bandeja de entrada de su correo electrónico con la esperanza de tener la oportunidad de eliminar algún correo basura y obtener un pequeño respiro de la culpa que les genera la procrastinación.
Pasa el tiempo, y después de 7 capuchinos la presentación todavía sigue inconclusa.
El autor Francesco Cirillo se enfrentó a este mismo problema en la universidad. Su salvación llegó en forma de un tomate, más precisamente: un temporizador de cocina con forma de tomate.
Desde entonces, utiliza esta sencilla herramienta para dividir cada tarea en unidades más pequeñas, manejables y motivadoras, llamadas pomodoros.
Su técnica ayudó a muchos procrastinadores crónicos a deshacerse de la culpa y aprender a disfrutar de su trabajo. Todos los que hayan consultado su correo electrónico más de dos veces hoy deberían considerar la posibilidad de probarla.
Esta es una selección del personal de Blinkist
“Este es el único sistema de productividad que siempre me funciona. A cualquiera que le hablo de esta técnica, la aplica enseguida a su vida. Su sencillez la convierte en una genialidad”.
– Laura, Jefa de redacción de Blinkist en Alemania
Dividan su trabajo en pequeños pomodoros para hacerlo manejable.
Para muchos, cuando se trata de hacer el trabajo, el tiempo es su mayor enemigo: parece estirarse interminablemente mientras intentan terminar la primera diapositiva de esa aburrida presentación, y luego se va volando cuando pierden el tiempo navegando por la red.
Antes de que hayan conseguido terminar la primera diapositiva, es hora de volver a casa. Miran su lista de tareas pendientes y ven que no han hecho nada. Una vez más, su día se ha desperdiciado tomando café, hablando con sus compañeros de trabajo y revisando su correo electrónico.
Si esto es lo que caracteriza su jornada laboral, es probable que se consideren ineficientes y piensen en su trabajo como una carga. La culpa y la frustración de no haber cumplido con sus tareas los siguen a casa. Y como el trabajo tiene que estar terminado, deciden trabajar “de noche”. Incluso así, pasan la mayor parte del tiempo navegando por la red y consultando Facebook.
Tras otra larga noche sin hacer nada, se van a la cama frustrados y agotados, para despertarse a la mañana siguiente y repetir este círculo vicioso. Esta es una rutina que la mayoría de nosotros conoce.
Por suerte, los estudios han demostrado que podemos superar fácilmente estos hábitos de trabajo poco saludables: todo lo que hay que hacer es dividir el trabajo en tareas pequeñas y manejables de 20 a 45 minutos cada una, y trabajar en esos breves períodos sin pausas ni interrupciones.
Este mismo concepto se ha utilizado para crear la Técnica Pomodoro.
La idea es la siguiente:
Establecer el temporizador en 25 minutos (si quieren seguir el método al pie de la letra, usen un temporizador con la forma de un tomate) y pasen ese tiempo enfocándose en una única tarea que hayan elegido de antemano, sin importar cuál sea. Este fragmento de 25 minutos sería un pomodoro.
Una vez que suene el temporizador, tómense un descanso de 5 minutos para relajarse, beban un vaso de agua o caminen un poco.
¡Luego de su descanso, se sentirán renovados y listos para su siguiente pomodoro!
Los pomodoros los ayudan a mantener la motivación para lograr hacer las cosas y liberarse del estrés.
Estructurar su trabajo en pequeños pomodoros es tan fácil y beneficioso que no hay razón para no probarlo: no tienen que aprender ninguna técnica sofisticada ni comprar equipos caros. Sin embargo, este sistema puede ayudar a cualquiera a librarse de la culpa y la ansiedad que genera la procrastinación, mientras permite que el trabajo sea gratificante y motivador.
El uso de la Técnica Pomodoro los ayuda a recuperar el control de su día a través de la concentración en el trabajo.
De hecho, como un pomodoro es tan pequeño, es casi imposible no mantener la concentración durante ese tiempo. Y sabiendo que pueden dejar de trabajar en su aburrida presentación después de sólo 25 minutos, no tienen motivos para procrastinar.
Esto, a su vez, hace que sea más fácil mantener la motivación y sacar más provecho de su día.
No pueden escalar el Monte Everest de un solo salto. Intentar realizar cualquier tarea grande de una vez es desalentador y conduce a la procrastinación: pasan la mayor parte del tiempo sin hacer nada y luego, justo antes de la fecha límite, tratan de terminar todo de una vez.
Sin embargo, fijarse un objetivo de 10 pomodoros al día (es decir, sólo 250 minutos) hace que cada paso de la escalada sea más fácil de manejar, ¡y los llevará mucho más lejos que una carrera de fondo de último momento!
Los pomodoros también los ayudan a mantener el ánimo, ya que cada pomodoro es manejable en sí mismo para empezar y no tienen que pensar en todo el proyecto que les queda por delante por terminar. Además, el ritmo constante de los intervalos de 25 minutos evita que se agoten, lo que les permite ahorrar energía y conservar su salud mental.
Con la Técnica Pomodoro, pueden volver a casa con la sensación de haber hecho algo. En lugar de trabajar durante la noche en el sofá, pueden utilizar su tiempo libre para relajarse, pasar tiempo con su familia o hacer lo que deseen.
No existe el “medio pomodoro”: los pomodoros duran siempre 25 minutos.
Por muy sencilla que sea la Técnica Pomodoro, solo funciona si se respetan sus reglas. La primera y más importante de estas reglas: Solo hay pomodoros completos: no hay mitades, no hay que completar el 80 % y, sobre todo, no hay que terminar un minuto antes de que suene el temporizador.
Una vez que hayan puesto en marcha el temporizador, se han comprometido a trabajar 25 minutos enfocados en esa presentación. No se detengan bajo ninguna circunstancia antes de que pasen esos 25 minutos. Eso significa que no deben caer en la tentación de tomar un bocadillo rápido, ni de consultar el correo electrónico, por breve que sea esa interrupción.
La única excusa es si ustedes o su casa está en llamas; de lo contrario, respeten las reglas y sigan trabajando durante los 25 minutos acordados.
Si abren la bandeja de entrada para mirar el correo electrónico en un momento de debilidad, cancelen inmediatamente su pomodoro y vuelvan a empezar. ¡Los pomodoros incompletos no cuentan!
A esta altura se estarán preguntando: ¿Por qué tengo que ser tan estricto conmigo mismo?
Básicamente, para poder interiorizar estos hábitos para que, con el tiempo, trabajen al estilo pomodoro sin siquiera pensar en ello. El cumplimiento estricto de las normas es la única manera de disciplinarse para que se produzca ese cambio.
Pero entonces, ¿qué hacen si terminan una tarea en solo 20 minutos en lugar de 25?
Es simple: siguen adelante. Pregúntense si hay algo que podrían revisar o perfeccionar en su presentación. ¿Están seguros de haber utilizado el mejor tipo de letra?
¡Si “terminan” antes de tiempo, no finalicen el pomodoro que está en marcha, no empiecen su descanso y ni siquiera piensen en revisar su correo electrónico antes de que terminen los 25 minutos! Si realmente no hay nada que puedan hacer para mejorar su trabajo y todavía quedan 2 minutos en su temporizador, entonces revisen su trabajo de todas formas y recapitulen lo que han hecho para que se les quede grabado en la memoria.
Deben tomarse un descanso después de su pomodoro; ¡los descansos no son opcionales!
Una vez que hayan terminado su pomodoro, guardado todo el trabajo nuevo y tachado la tarea de su lista de pendientes, deben cumplir la segunda regla, igualmente importante: los descansos son obligatorios.
Deben tomarse esto muy en serio; si quieren mantener la mente concentrada, tienen que darle un respiro. Esto significa que no deben malgastar sus 5 minutos de descanso consultando su correo electrónico o haciendo algo agotador.
En cambio, deben relajarse y distraerse. Alejen de su mente la tarea que acaban de realizar y disfruten de esa agradable sensación de logro. Dejen que su mente se recupere para que luego pueda concentrarse en la siguiente tarea que deben abordar.
Si por alguna razón no cumplen con esta regla, les será más difícil mantener la motivación.
Mantener un ritmo de 25 minutos de concentración seguidos de 5 minutos de descanso le indica a la mente que debe mantener la concentración durante intervalos cortos, lo que facilita mantener la motivación.
Si reducen ese ritmo, entonces no hay razón para que su mente no procrastine, porque ya no hay una división clara entre el tiempo para concentrarse y el tiempo para relajarse.
Además de las pausas de 5 minutos después de cada pomodoro, hay otro tipo de pausa muy importante: después de haber terminado 4 pomodoros, regálense una pausa más larga de 15 a 30 minutos.
Se ha demostrado que este método de estructuración del tiempo funciona particularmente bien, tanto en términos de eficacia como de conservación de la motivación a lo largo de la jornada laboral, lo que los ayuda a lograr más con menos estrés.
Como han visto, las reglas de la técnica son bastante sencillas. Ahora analicemos las herramientas que necesitan para emplear la Técnica Pomodoro y veamos si son igual de sencillas y directas. . .
Lo único que necesitan para empezar es un temporizador y dos listas.
Las herramientas sencillas suelen ser las mejores; por suerte, las herramientas necesarias para la Técnica Pomodoro son tan sencillas que las pueden encontrar en casi cualquier hogar.
En primer lugar, necesitan un temporizador. No tiene por qué ser el temporizador de cocina con forma de tomate de la Técnica Pomodoro original; cualquier cosa, desde un cronómetro hasta su smartphone, les servirá.
Lo ideal es que el temporizador haga tic-tac mientras cuenta hacia atrás y que suene una vez transcurridos los 25 minutos. Estas señales acústicas ayudan a su mente a interiorizar el cambio de un estado de trabajo concentrado a la relajación, y viceversa.
Luego, necesitan dos simples listas: su lista de “cosas por hacer hoy” y su inventario.
La lista de “cosas por hacer hoy” incluye todo lo que quieran hacer en ese día en particular. Podría ser algo así:
- diseñar la estructura de la presentación – 4 pomodoros
- encontrar una ubicación para el seminario – 2 pomodoros
- pagar boletas – 1 pomodoro
- etc.
Pero, ¿de dónde salen todas estas tareas? Provienen de su inventario minucioso, en el que han incluido todas las tareas que quieren hacer en algún momento, ahora o en el futuro.
Tendrán que aprender a estimar cuántos pomodoros se necesitan para una determinada tarea. Aunque al principio sus estimaciones no serán exactas, mejorarán con el tiempo.
Pronto serán capaces de calcular de manera intuitiva cuántos lapsos de 25 minutos necesitarán para hacer un esquema de su presentación o para ordenar su bandeja de entrada o cualquier otra cosa que necesiten hacer.
Entonces, ¿cómo pueden mantener la suficiente motivación como para terminar su lista de cosas por hacer hoy? Simplemente varíen las tareas: Si su presentación sobre “técnicas para la gestión del tiempo” les va a llevar aproximadamente 20 pomodoros, divídanla en unidades más pequeñas.
Trabajar todo un día en esta enorme y única tarea sin llegar a terminarla es mucho menos gratificante (y, por tanto, menos motivador) que terminar la tarea de 4 pomodoros denominada “diseñar la estructura de la presentación” después de sus primeras dos horas de trabajo.
Si quieres disfrutar de todas las ideas principales del libro La Técnica Pomodoro de Francesco Cirillo, ¡no esperes más! Haz clic en el siguiente link para acceder al resumen completo.
