close Facebook Twitter Instagram LinkedIn

Vorstellungsgespräch absagen: So formulieren Sie die E-Mail

Sie haben eine Einladung zum Kennenlernen erhalten, müssen – oder möchten – das Vorstellungsgespräch jedoch absagen? So geht’s richtig.
von Charlotte Zink | 04.01.2023

Vorstellungsgespräch absagen: So nehmen Sie den Termin an

Die Einladung des potentiellen neuen Arbeitgebers ist da, Sie müssen oder möchten jedoch das Vorstellungsgespräch absagen? Ganz egal, ob Sie sich das Interesse an dem Job oder dem potentiellen Arbeitgeber verloren haben oder ob Sie an dem Termin verhindert sind und um einen Alternativtermin bitten müssen: Mit unseren Tipps gelingt Ihnen die richtige Formulierung der E-Mail.

In der Regel ist die Freude über eine Einladung zum Bewerbungsgespräch groß, denn bei der Jobsuche ist das Vorstellungsgespräch nicht nur eine erste wichtige Hürde im (nicht selten frustrierenden) Bewerbungsprozess, sondern auch eine gute Chance, sich selbst samt Berufserfahrung und Kenntnissen von der besten Seite zu präsentieren. Das Vorstellungsgespräch zu bestätigen, ist dann, wenn der Termin sich gut mit dem eigenen Kalender vereinbaren lässt, schnell gemacht.

Was aber, wenn Sie das Vorstellungsgespräch absagen müssen? Wir haben Tipps und Beispiele für das Formulieren der E-Mail.

Das Vorstellungsgespräch absagen – welche Gründe es gibt

Tatsächlich gibt es eine Reihe von Gründen, die dazu führen, dass Sie den Termin zu einem Bewerbungsgespräch absagen müssen. 

Terminschwierigkeiten

Ihr Interesse an der Stelle und dem Unternehmen ist immer noch groß, aber der Termin ist für Sie schlichtweg nicht zu bewerkstelligen? Das kann durchaus passieren und ist für Personalverantwortliche keine Seltenheit. In diesem Fall sagen Sie das Gespräch nicht ab, sondern bitten um einen Alternativtermin.

Wichtige Voraussetzung ist selbstverständlich, dass der Grund für die Verhinderung ein triftiger Grund ist. Setzen Sie hier die richtige Priorität und verschieben Sie, wenn es möglich ist, den Grund der Verhinderung. So zeigen Sie sich dem potentiellen Arbeitgeber gegenüber unkomplizierter. 

Lässt sich Ihr eigener Terminkalender aber partout nicht freischaufeln, dann bitten Sie per E-Mail oder telefonisch um eine Terminverschiebung. Betonen Sie dabei, dass Ihr Interesse an dem Job nach wie vor groß ist.

Krankheitsbedingt absagen

Eine kurzfristige Absage des Vorstellungsgesprächs wegen Krankheit ist unglücklich, sie lässt sich aber grundsätzlich nicht ausschließen. Und das gilt übrigens für beide Seiten, denn auch von Unternehmensseite aus kann dies vorkommen.

Sind Sie kurzfristig erkrankt, dann führt kein Weg an der Absage des Termins beziehungsweise an einer Bitte um das Verschieben des Kennenlernens vorbei. Eine wichtige Voraussetzung ist selbstverständlich, dass Sie die Personalverantwortlichen möglichst frühzeitig darüber informieren, dass Sie verhindert sind.

Dies können Sie per E-Mail formulieren oder direkt telefonisch. Vermeiden Sie dabei zu viele Details zu Ihrer Erkrankung, diese sind für Personalverantwortliche einfach nicht relevant. Und betonen Sie auch in diesem Fall, dass Ihr Interesse an dem Job unverändert groß ist, und bitten Sie um einen im besten Fall zeitnahen Alternativtermin.

Bewerbung zurückziehen

Ganz gleich, ob Sie eine Zusage zu einem anderen Job erhalten, Sie sich doch für Ihre bisherige Anstellung entschieden oder Sie sich schlichtweg gegen die ausgeschriebene Position entschieden haben – wichtig ist, dass Sie die Einladung zum Vorstellungsgespräch möglichst zeitnah absagen, damit die Personalverantwortlichen und das Unternehmen entsprechend planen können.

Gar nicht abzusagen, wäre schlichtweg unhöflich. Selbst wenn Sie sehr kurzfristig absagen müssen, dann ist dies besser, als unmotiviert beim Termin aufzutauchen und im Gespräch nicht mit offenen Karten zu spielen.

Ihre Absage des Kennenlerntermins ermöglicht den Personalverantwortlichen nicht nur, neu zu planen, sondern vermeidet auch, dass Personalverantwortliche wie auch Führungskräfte des Unternehmens Zeit für Sie blockieren, wenn Ihre Entscheidung gegen die Position längst getroffen ist. 

Muss ich den Grund meiner Absage nennen?

Grundsätzlich raten wir hier zur Transparenz, denn eine unbegründete und unkommentierte Absage wirkt nicht nur unhöflich, sondern auch unprofessionell. Führen Sie, wenn möglich, den tatsächlichen Grund Ihrer Absage auf.

Lediglich wenn der Grund Ihrer Entscheidung verfänglich für Sie ist oder ein sehr persönlicher Grund hinter der Entscheidung steckt, können Sie eine unverfängliche Begründung wählen. Kleine Notlügen sind in diesem Fall okay.

Grundsätzlich zahlt sich aber Ehrlichkeit auch langfristig aus. Mit einer ehrlichen Begründung der Absage in einer freundlich formulierten E-Mail hinterlassen Sie einen guten Eindruck. Langfristig gedacht, steht es Ihnen so offen, sich in ein oder zwei Jahren erneut bei dem Unternehmen zu bewerben. 

Absagen im Vorweg vermeiden

Indem Sie sich bereits im Vorweg nur für Positionen und bei Unternehmen bewerben, die für Sie tatsächlich auch in Frage kommen, können Sie das Absagen von Vorstellungsgesprächen natürlich vermeiden. Bewerben Sie sich generell nur auf Stellen, für die Sie sich auch wirklich interessieren.

Bewerbungen zu verschicken, um mal eben den eigenen Marktwert zu checken oder um Bewerbungspraxis zu sammeln, das ist nicht nur dem jeweiligen Unternehmen gegenüber unfair, sondern auch anderen Bewerbern. Konzentrieren Sie sich auf die Positionen, die Sie sich auch wirklich vorstellen können, und stecken Sie so all Ihre Energie in die Suche nach Ihrem Traumjob. 

Vorstellungsgespräch absagen: Aufbau und Inhalt der E-Mail

Regel Nummer eins: Verzichten Sie bei Ihrer E-Mail auf zu lange Erklärungen und fassen Sie sich stattdessen kurz. Formulieren Sie die Absage außerdem höflich. Der folgende grobe Aufbau hilft Ihnen, die E-Mail schnell zu formulieren:

  • Betreff: Hinweis auf Einladung & Bewerbung
  • Begrüßung und persönliche Anrede
  • Absage ggf. mit Grund 
  • bei Verhinderung: Alternativtermin
  • Entschuldigung
  • Abschiedsformel

Wenn Sie diese sechs Elemente im Aufbau Ihrer E-Mail berücksichtigen, dann ist die Absage des Vorstellungsgesprächs schnell formuliert. 

Grundsätzliche Tipps für die E-Mail

Achten Sie beim Formulieren unbedingt auf die korrekte Schreibweise der Namen Ihres Ansprechpartners und wählen Sie je nach Ansprache in der Einladung auch die entsprechende formelle oder informelle Ansprache. Bedanken Sie sich für die Einladung, lehnen Sie diese jedoch ab.

Führen Sie, wenn möglich, den Grund auf, fassen Sie sich dabei kurz und verlieren Sie sich nicht in Details. Wenn Sie nach wie vor an der Stelle interessiert sind, jedoch am vorgeschlagenen Termin verhindert sind, bitten Sie um einen neuen Terminvorschlag.

Alternativ können auch Sie Terminvorschläge anbieten. Schließen Sie die E-Mail ab, indem Sie sich für die durch Sie entstandenen Umstände entschuldigen und schließen Sie mit einer Grußformel und Ihrem Namen ab.

Mögliche Formulierungs-Beispiele für Ihre Absage-E-Mail

Entscheiden Sie sich zunächst für die passende Ansprache: Die ersten beiden Beispiel-E-Mails sind formeller in der Ansprache. Die dritte Muster-E-Mail eignet sich als Vorlage, wenn bereits in der Einladungs-E-Mail beziehungsweise in der vorherigen Kommunikation eine informelle Ansprache gewählt wurde.

Beispiel 1: Formelle Absage

Betreff: Termin Vorstellungsgespräch

Sehr geehrte/sehr geehrter [Name des Ansprechpartners/der Ansprechpartner],

vielen Dank für Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch in Ihrem Unternehmen. Ich muss Ihnen leider mitteilen, dass ich mich bereits für eine Position in einem anderen Unternehmen entschieden habe / dass ich mich dazu entschieden habe, meinen derzeitigen Job doch nicht aufzugeben. Den Termin zu einem persönlichen Gespräch werde ich daher nicht wahrnehmen. 

Ich bitte Sie um Entschuldigung für die daraus entstandenen Umstände.

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Vorname und Nachname]

Beispiel 2: Formelle Absage ohne Angabe von Gründen

Betreff: Termin Vorstellungsgespräch

Sehr geehrte/sehr geehrter [Name des Ansprechpartners/der Ansprechpartner],

vielen Dank für Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch in Ihrem Unternehmen. Ich möchte meine Bewerbung für die Position zurückziehen und aus diesem Grund möchte ich den Termin zu einem persönlichen Gespräch absagen. 

Ich bitte Sie um Entschuldigung für die daraus entstandenen Umstände.

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Vorname und Nachname]

Beispiel 3: Informelle Absage

Betreff: Termin Vorstellungsgespräch

Lieber / liebe [Name des Ansprechpartners/der Ansprechpartner],

vielen Dank für Eure Einladung zum Vorstellungsgespräch am [Datum]. Leider habe ich mich in der Zwischenzeit für eine Position in einem anderen Unternehmen entschieden. / Ich habe mich in der Zwischenzeit jedoch entschieden, meinen derzeitigen Job doch nicht aufzugeben. Aus diesem Grund muss ich das Vorstellungsgespräch leider absagen und meine Bewerbung auf die Stelle zurückziehen.

Für die daraus entstandenen Umstände bitte ich Euch um Entschuldigung.

Viele Grüße

[Ihr Vorname]

Formulierungs-Beispiele für Ihre E-Mail zum Verschieben des Termins

Sie sind nach wie vor interessiert an der Position, müssen den Termin für das Vorstellungsgespräch jedoch verschieben? Auch für diesen Fall haben wir die passenden Formulierungen für Ihre E-Mail. Wählen Sie einfach die E-Mail-Vorlage mit der entsprechenden Ansprache und passen Sie das Beispiel individuell an: 

Beispiel 1: Formelle E-Mail zum Verschieben des Termins

Betreff: Termin Vorstellungsgespräch

Sehr geehrte/sehr geehrter [Name des Ansprechpartners/der Ansprechpartner],

vielen Dank für Ihre Einladung zum persönlichen Gespräch am [Datum] in Ihrem Unternehmen. Ich habe mich sehr über Ihre Nachricht gefreut. Leider bin ich am [Datum] verhindert, da ich [Grund der Absage]. Alternativ einrichten könnte ich in der Woche / an dem Tag aber folgenden Ausweichtermin: [alternativer Terminvorschlag] oder den [alternativer Terminvorschlag].

Ich würde mich freuen, wenn Ihnen einer der Terminvorschläge passt. Melden Sie sich sonst auch gern unter der Telefonnummer [Ihre Handynummer], damit wir einen neuen Termin finden.

Ich freue mich über Ihre Rückmeldung und auf unser Gespräch.

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Vorname und Nachname]

Beispiel 2: Formelle E-Mail zum Verschieben des Termins

Betreff: Termin Vorstellungsgespräch

Lieber / liebe [Name des Ansprechpartners/der Ansprechpartner],

vielen Dank für Eure Einladung zum persönlichen Gespräch am [Datum]. Ich habe mich sehr über Eure E-Mail gefreut, muss jedoch um einen Alternativtermin bitten, da ich am [Datum] leider [Grund der Absage]. 

Einrichten könnte ich in der Woche / an dem Tag aber den [alternativer Terminvorschlag] oder den [alternativer Terminvorschlag]. Habt ihr an einem meiner Terminvorschläge Zeit?

Meldet euch gern unter [Ihre Handynummer] und wir finden mit Sicherheit einen Termin, der allen passt.

Ich freue mich auf das persönliche Kennenlernen.

Viele Grüße 

[Ihr Vorname]

Formulierungs-Beispiele für Ihre E-Mail bei kurzfristiger Absage

Müssen Sie den Termin für das Vorstellungsgespräch kurzfristig wegen Krankheit absagen beziehungsweise verschieben? Mit diesen Formulierungen für Ihre E-Mail machen Sie nichts falsch. Wählen Sie die E-Mail-Vorlage mit der passenden Ansprache und schreiben Sie das Beispiel individuell um: 

Beispiel 1: Formelle E-Mail zur kurzfristigen Absage des Termins

Betreff: Absage unseres Termins

Sehr geehrte/sehr geehrter [Name des Ansprechpartners/der Ansprechpartner],

leider muss ich unseren Termin für das persönliche Gespräch am [Datum] kurzfristig absagen, da ich erkrankt bin. Ich bin sehr an der Stelle in Ihrem Unternehmen interessiert und würde mich freuen, wenn wir den Termin um [Zeitraum, z. B. etwa eine Woche] verschieben können.

Ich bitte Sie um Entschuldigung für die kurzfristige Absage und die damit verbundenen Unannehmlichkeiten.

Melden Sie sich auch gern unter der Telefonnummer [Ihre Handynummer], damit wir in Kürze einen neuen Termin finden.

Ich freue mich über Ihre Rückmeldung und auf unser Gespräch.

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Vorname und Nachname]

Beispiel 2: Informelle E-Mail zur kurzfristigen Absage des Termins

Betreff: Absage unseres Termins

Lieber / liebe [Name des Ansprechpartners/der Ansprechpartner],

leider muss ich unseren Termin für das persönliche Gespräch am [Datum] kurzfristig absagen, da ich erkrankt bin. Ich hatte mich bereits auf unser Kennenlernen gefreut und bin immer noch sehr an der Stelle in Eurem Unternehmen interessiert. Aus diesem Grund würde ich mich freuen, wenn wir den Termin um [Zeitraum, z. B. etwa eine Woche] verschieben können.

Ich bitte Euch um Entschuldigung für die kurzfristige Absage und die damit verbundenen Unannehmlichkeiten.

Meldet euch gern unter [Ihre Handynummer], damit wir einen neuen Termin finden.

Ich freue mich auf Eure Rückmeldung.

Viele Grüße 

[Ihr Vorname]

Facebook Twitter Tumblr Instagram LinkedIn Flickr Email Print