Sé más eficaz de David Allen, resumen del libro

En este resumen del popular libro Sé más eficaz de David Allen te presentamos las ideas principales de este clásico best-seller.

Sinopsis

En Sé más eficaz, el experto en productividad David Allen presenta una variedad de técnicas que ayudarán a despejar la mente y el escritorio, lidiar con las distracciones y prepararse para todos los proyectos creativos, desafiantes y gratificantes que se les presentarán. Además, el libro sirve como introducción a los principios generales del revolucionario sistema de productividad de Allen.

¿A quién está dirigido?

• A quienes quieran hacer lugar en su vida para trabajar en los proyectos que les encantan.
• A quienes les haya gustado Organízate con eficacia y quieran aprender más sobre el sistema.
• A quienes no estén satisfechos con los sistemas convencionales de administración del tiempo.

Acerca del autor

El consultor de productividad David Allen es considerado uno de los principales expertos en productividad institucional y personal. Más conocido por crear el popular método de gestión del tiempo “Organízate con eficacia” (y por escribir el libro éxito de ventas que lleva el mismo nombre), Allen también se encuentra entre los cinco mejores instructores de ejecutivos del mundo.

¿Qué beneficio ofrece? Aprendan a hacer lugar en su vida para proyectos creativos y satisfactorios.

¿Alguna vez tendrán tiempo y energía para trabajar en los proyectos que les encantan? ¿O tendrán que resignarse a que las exigencias de la vida cotidiana se interpongan siempre en el camino para alcanzar una vida creativa y gratificante?

Basado en el popular boletín de productividad del consultor administrativo David Allen, Sé más eficaz ofrece un panorama amplio y profundiza en las causas de muchos problemas de gestión del tiempo y de la productividad. Aunque es en gran medida una explicación del libro éxito de ventas Organízate con eficacia, Sé más eficaz también se propone responder una pregunta importante: ¿Cómo pueden hacerse tiempo y espacio en la vida para un trabajo creativo y significativo?

Los siguientes blinks les ofrecerán algunas respuestas a esta pregunta. En ellos, descubrirán lo siguiente:

• Por qué memorizar una lista de compras puede limitar su creatividad.
• Por qué es recomendable darle de comer al perro antes de planear un gran robo a una galería de arte.
• Por qué, a veces, es bueno prepararse para algo malo.
• Por qué la microgestión de la vida laboral podría ser un obstáculo para completar el trabajo.
• Cómo es posible escribir una obra magna, aunque que cada día tengan apenas algunos momentos para sí mismos.

Tener demasiadas cosas en la cabeza entorpece la creatividad.

A diferencia de las tareas que no exigen mucho del cerebro (como completar formularios, escribir una lista de compras o responder un correo electrónico rutinario), el trabajo creativo requiere mucha “potencia mental”.

¿Por qué?

En primer lugar, porque el trabajo creativo es un acto de equilibrio mental. En cualquier momento, un acto creativo les exige tener presentes, y evaluar, muchas consideraciones diferentes a la vez.

Por ejemplo, cuando un guionista está en el proceso de escribir un guion, debe tener en cuenta muchos aspectos. Tiene que inventar una historia convincente y una narración cautivadora. Debe encontrar metáforas visuales eficaces acordes a los estados de ánimo de los personajes, como incluir una lluvia copiosa para simbolizar la tristeza. Tiene que cerciorarse de que el guion no necesite demasiados lugares de filmación, pues eso aumentaría los costos de producción. Y también debe investigar muy bien el contexto de la acción, sobre todo si la historia está situada en una época antigua o algo parecido.

Equilibrar todos estos factores al mismo tiempo exige un gran esfuerzo mental. Además, ese esfuerzo depende de que tengamos una especie de “espacio de almacenamiento” mental. Sin embargo, en la mayoría de los casos, este espacio es un bien escaso.

Toda la información que será relevante a corto y mediano plazos se almacena en lo que llamaremos una especie de memoria RAM mental. La información que almacenan allí incluye desde el subtotal de una cuenta que tienen que pagar hasta el recordatorio de que deben comprar leche. El pensamiento creativo también depende de la memoria RAM mental.

Desafortunadamente, la capacidad de la memoria RAM mental es limitada. Si tratan de tener presente mucha información al mismo tiempo, la memoria RAM se llenará demasiado para procesar cualquier idea nueva. Y esto, desde luego, afectará su creatividad.

Si no podemos ser creativos cuando tenemos la cabeza llena de detalles triviales, notas, datos y demás, entonces debemos encontrar la manera de eliminar de la mente esta información.

Para maximizar la creatividad, no guarden en la cabeza todas sus ideas y planes prometedores.

Como hemos visto, almacenar demasiada información en la memoria RAM mental bloqueará su creatividad. Pero hay otras razones para que dejen de guardar todas las ideas en la cabeza.

En primer lugar, si no toman nota por escrito de una idea cuando les viene a la cabeza, es muy posible que ya no la recuerden en el momento que la necesiten.

Esto se debe a que la memoria RAM mental es bastante limitada y la información más antigua se puede eliminar a fin de hacer espacio para la nueva. De hecho, la mejor idea que han tenido en la vida podría ser desplazada de su memoria RAM por otra más nueva y mucho más banal, como “hay que comprar leche”.

Además, la información que almacenan en la memoria RAM está desorganizada, otra causa por la que tal vez no puedan recuperar esa gran idea cuando la necesiten.

Por ejemplo, imaginen que se están preparando para unos exámenes finales y se les ocurre una fantástica idea de negocios. Una vez que terminan los exámenes, cuando por fin tienen tiempo para considerar la idea, es posible que ya no la recuerden porque está sepultada bajo toda la información que necesitaban para los exámenes.

En cambio, si ponen sus ideas por escrito, ya no dependen de su memoria RAM mental y será mucho más fácil recuperarlas cuando las necesiten.

Sin embargo, apuntar las ideas no solo impide que se pierdan, también ayuda a definirlas y evaluarlas. Hay una enorme diferencia entre una idea y su aplicación en el mundo real. Cuando se les ocurre una idea (por ejemplo, para un negocio), por lo general, no está muy clara, sino que es una mezcla de pensamientos vagos y posibles conclusiones, como “ahorrar costos” o “pasantes”.

El proceso de apuntar la idea en oraciones completas nos obliga a estructurarla con más claridad y nos ayuda a ver cualquier conclusión equivocada a la que hayamos llegado. Por ejemplo, la oración escrita “Si contratamos pasantes, podemos ahorrar el 20 % en costos” es mucho más fácil de evaluar que la idea elemental que tenemos en la mente.

Ser conscientes de su empleo, sus metas y sus tareas actuales les permitirá tomar buenas decisiones sobre el trabajo que vendrá.

Supongan que se les presenta la oportunidad que han estado esperando: la posibilidad de filmar un documental. Luego, la realidad se impone, ya que, por desgracia, tienen completa la agenda enseñando Ciencias de la Comunicación en una universidad.

¿Cómo deciden si pueden ajustar su horario y hacerse espacio para filmar la película?

Simplemente siendo conscientes de las tareas con las que se han comprometido para poder tomar una decisión. Tomar nota de los compromisos y proyectos actuales (como las clases y los seminarios que han aceptado enseñar) les ayuda a ver claramente cuánto tiempo y energía ya están invirtiendo y, por ende, si les quedan suficientes para el proyecto cinematográfico.

Además, si son conscientes de sus compromisos, están en condiciones de considerar la posibilidad de renunciar a ciertas tareas o delegarlas a fin de hacer espacio para un atractivo proyecto nuevo. Quizá incluso puedan asignar a un estudiante investigador entusiasta algunas de sus clases para poder encargarse del documental.

Pero, aunque hayan anotado todos sus compromisos y ya estén plenamente conscientes de ellos, todavía tienen que decidir qué actividades priorizar. Para ello, deben analizar con claridad la descripción y los objetivos de su empleo. Así podrán determinar la importancia de las tareas en relación con cierto punto de referencia.

En este caso, un buen punto de referencia es su empleo: ¿Qué importancia tiene determinada tarea en relación con la descripción de su empleo? Si son profesores de Ciencias de la Comunicación y el semestre acaba de empezar, está claro que la enseñanza tiene más que ver con la descripción de su empleo que con hacer un documental.

Otro punto de referencia podrían ser sus aspiraciones: ¿Su objetivo primordial es llegar a ser cineastas? En tal caso, quizá deban pensar seriamente si dejan la enseñanza y aprovechan la oportunidad que se les presenta.

Sé más eficaz

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by David Allen

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Los mejores planes prevén con anticipación posibles dificultades e interrupciones.

Sin importar su área de trabajo, cada proyecto que planean implica un conjunto distinto de riesgos y dificultades, como el mal tiempo, un inversor que se retira del convenio, entre otros. Sin embargo, a menudo, es posible prepararse para lo que puede salir mal.

De hecho, el mejor momento para lidiar con posibles obstáculos es mientras el proyecto se encuentra en etapa de planificación y no cuando ya está en marcha. Durante la planificación, hay muchas oportunidades de prepararse para lo que pueda salir mal.

Por ejemplo, supongan que están planeando una gran fiesta en el jardín y prevén que puede llover ese día. En ese caso, tendrán tiempo de sobra para rentar una carpa para fiestas o preparar actividades divertidas bajo techo, por si acaso. Así, llueva o no, llegado el momento su fiesta marchará sobre ruedas.

Si, en cambio, no hubieran aprovechado la etapa de planificación para prever posibles contratiempos y los sorprendiera una tormenta eléctrica, tendrían muchas menos opciones; por ejemplo, no habría una carpa por si acaso.

Además, en la ejecución de cualquier proyecto, se deben esperar atrasos e interrupciones. Si su programa no prevé esas interrupciones, cada hecho imprevisto ocasionará un retraso en la ejecución del proyecto.

Imaginen a un escenógrafo de teatro que sabe que su equipo de trabajo puede construir una maqueta de un barco en el lapso de ocho horas, en condiciones normales. Si programa esta tarea para el mismo día en que se estrena la obra, no habrá tiempo de reserva en caso de que un colaborador se enferme o si la pintura no se seca a tiempo.

Además de que trabajar así impone mucha presión innecesaria al equipo, el escenógrafo se arriesga a no terminar el trabajo a tiempo para el estreno, lo que les creará problemas al teatro y a todos los participantes.

¿Cuál es la lección? Un buen cronograma da margen para esos retrasos y evita que surjan graves problemas.

La organización adecuada les ayudará a cumplir sus tareas… y hacer un trabajo creativo.

A primera vista, se diría que las reglas y rutinas de gestión de la productividad no favorecen el trabajo creativo, pero lo cierto es que sí.

Si organizan bien el trabajo, pueden lograr más en menos tiempo. Por ejemplo, si hacen muchas listas de tareas pendientes, pero nunca organizan bien las tareas, terminarán agobiados. Imagínense cómo se sentirán cuando se enfrenten a un escritorio rebosante de formularios y archivos.

Con tal de alejarse de él, estarán dispuestos a hacer cualquier tarea no esencial posible (como responder correos electrónicos irrelevantes), pero así solo conseguirán malgastar el tiempo y la energía, lo que acabará reduciendo aún más su productividad.

Para no sentirse agobiados, simplemente organicen su trabajo con un sistema que reúna todas sus tareas pendientes en un lugar donde puedan darles seguimiento. Así, en cambio, se sentirán al mando y podrán dedicar tiempo a cada tarea sin querer escapar haciendo otras menos importantes.

Además, mientras más organizados estén, más tiempo y memoria RAM mental disponible tendrán para ser creativos.

El trabajo creativo, como cualquier otro, lleva mucho tiempo. Por lo tanto, si pierden el tiempo a causa de hábitos de trabajo desordenados, se les presentarán menos oportunidades para ser creativos. Esos malos hábitos también hacen que la memoria RAM mental se llene de información irrelevante y no quede espacio para la creatividad.

Para evitar estos obstáculos, deben hacer de inmediato las tareas que están seguros de que no les llevarán más de dos minutos. Esto les libera la mente y les permitirá dedicar tiempo a tareas más importantes.

Supongamos, por ejemplo, que se proponen robar la Mona Lisa, ¡tarea sumamente creativa! Si planean semejante robo y quieren que todo marche sobre ruedas, antes deben cerciorarse de haber respondido todos los correos electrónicos urgentes y haberle dado de comer al perro, pues necesitarán liberar algo de memoria RAM mental para tanta planificación.

Si quieres disfrutar de todas las ideas principales del libro Sé más eficaz de David Allen, ¡no esperes más! Haz clic en el siguiente link para acceder al resumen completo.

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