Vorstellungsgespräch absagen? So machst du’s richtig (und bleibst cool)

Juhu, die Einladung zum Vorstellungsgespräch ist da! Normalerweise würdest du jetzt Luftsprünge machen. Schließlich ist ein Vorstellungsgespräch nicht nur eine wichtige Hürde im Bewerbungsprozess, sondern auch die perfekte Chance, dich und deine Fähigkeiten ins beste Licht zu rücken. 

Termin passt? Bestätigung raus – fertig!

Aber was, wenn du jetzt absagen musst? Keine Panik, das passiert öfter als du denkst. Wir zeigen dir, wie du das professionell und freundlich machst – ohne Brücken abzubrechen. Schließlich willst du ja auch in Zukunft noch gute Chancen bei anderen Unternehmen haben, oder?

Apropos Zukunft: Wenn du dich generell besser auf Bewerbungen und Vorstellungsgespräche vorbereiten möchtest, dann schau dir doch mal die Blinkist-Buchsammlung Karriereplanung – par excellence an. Dort findest du jede Menge Tipps und Tricks für deinen beruflichen Erfolg!

Das Vorstellungsgespräch absagen – welche Gründe es gibt

Tatsächlich gibt es eine Reihe von Gründen, die dazu führen, dass du den Termin zu einem Bewerbungsgespräch absagen musst. 

Terminprobleme?

Vielleicht passt der vorgeschlagene Termin einfach nicht in deinen Kalender. Das ist kein Beinbruch! Personalverantwortliche kennen das. Frag einfach nach einem Alternativtermin.

Und wenn möglich, versuche den Grund für die Terminüberschneidung zu verschieben. Das zeigt Flexibilität und kommt gut an. Wenn’s gar nicht anders geht, schreib eine kurze E-Mail oder ruf an und versuche den Termin zum Vorstellungsgespräch zu verschieben. Aber vergiss nicht zu erwähnen, dass du immer noch Interesse an der Stelle hast!

Wenn du dich generell besser organisieren und deinen Fokus steigern willst, dann schau dir doch mal die Blinkist-Zusammenfassung von Zeitmanagement lernen und Fokus steigern von Mona Tenjo an. Dort findest du jede Menge praxiserprobte Methoden für bessere Organisation und Selbstmanagement.

Zeitmanagement lernen und Fokus steigern

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Krankheitsbedingt absagen

Niemand plant gerne eine Absage wegen Krankheit, aber manchmal geht es einfach nicht anders. Das gilt übrigens auch für Unternehmen – auch von deren Seite kann mal was dazwischenkommen.

Wenn du kurzfristig krank wirst, musst du das Gespräch leider absagen oder verschieben. Wichtig ist, dass du so früh wie möglich Bescheid gibst. Eine kurze Mail oder ein Anruf reichen. 

Du musst keine Details über deine Krankheit erzählen, das geht niemanden etwas an. Und nochmal: Betone, dass du weiterhin Interesse hast, und schlag einen baldigen Alternativtermin vor.

Bewerbung zurückziehen

Vielleicht hast du ja schon einen anderen Job gefunden, dich doch für deinen alten Arbeitgeber entschieden oder einfach gemerkt, dass die Stelle doch nicht das Richtige für dich ist. 

Und egal, was der Grund ist: Sag das Vorstellungsgespräch so schnell wie möglich ab. Das ist nicht nur höflich, sondern ermöglicht es dem Unternehmen auch, neu zu planen.

Stell dir vor, du tauchst unmotiviert beim Gespräch auf und spielst nicht mit offenen Karten. Das kommt nicht gut an! Eine Absage ist da die bessere Option.

Wenn du dir noch nicht ganz sicher bist, was du beruflich willst, können dir die Blinkist-Buchzusammenfassungen zu Finde den Job, der dich glücklich macht von Angelika Gulder helfen, deine Berufung zu finden.

Finde den Job, der dich glücklich macht

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Muss ich den Grund meiner Absage nennen? 

Grundsätzlich raten wir hier zur Transparenz, denn eine unbegründete und unkommentierte Absage wirkt nicht nur unhöflich, sondern auch unprofessionell. Führe deshalb, wenn möglich, den tatsächlichen Grund deiner Absage auf. 

Natürlich gibt es Ausnahmen: Wenn der Grund eher persönlich oder unangenehm ist, kannst du auch eine unverfängliche Begründung wählen. Eine kleine Notlüge ist in solchen Fällen okay.

Aber grundsätzlich lohnt sich Ehrlichkeit. Mit einer ehrlichen und freundlich formulierten Absage hinterlässt du einen guten Eindruck. Wer weiß, vielleicht bewirbst du dich in ein paar Jahren ja nochmal bei dem Unternehmen!

Absagen im Vorweg vermeiden

Klar, am besten wäre es natürlich, wenn du gar nicht erst absagen müsstest. Das erreichst du, indem du dich von Anfang an nur auf Stellen bewirbst, die wirklich zu dir passen.

Bewerbungen einfach so rausschicken, um deinen Marktwert zu checken oder um Übung zu bekommen, ist nicht fair – weder gegenüber dem Unternehmen noch gegenüber anderen Bewerbern. 

Also: Fokus auf die Jobs, die dich wirklich interessieren, und gib alles, um deinen Traumjob zu finden!

Apropos Traumjob. Brauchst du noch etwas Inspiration? Dann check mal unsere Blinkist-Bücherliste So klappt es mit dem Traumjob aus. Dort findest du jede Menge Tipps zu Networking, Lebenslauf & Co., damit du im Bewerbungsprozess glänzt und den Job bekommst, der dich glücklich macht!

Vorstellungsgespräch absagen: Aufbau und Inhalt der E-Mail

Keine Sorge, so eine Absage-Mail ist schnell geschrieben. Wichtig ist nur, dass du dich kurz fasst, höflich bleibst und alle wichtigen Infos unterbringst. Hier ist ein grober Aufbau, an dem du dich orientieren kannst:

• Betreff: Hinweis auf Einladung & Bewerbung
• Begrüßung: Persönliche Anrede (achte auf formelle oder informelle Ansprache, je nachdem, wie du in der Einladung angeschrieben wurdest)
• Absage: Klar und deutlich formulieren, ggf. mit Begründung
• Alternativtermin: Wenn du den Job immer noch willst, aber nur am Termin verhindert bist, schlag einen oder mehrere Alternativtermine vor
• Entschuldigung: Ein kurzer Satz, in dem du dich für die Umstände entschuldigst
• Abschluss: Freundliche Grußformel und dein Name

4 Grundsätzliche Tipps für E-Mail Absagen

1. Check nochmal, ob du den Namen deines Ansprechpartners richtig geschrieben hast.
2. Bedanke dich für die Einladung, bevor du absagst.
3. Wenn du den Grund für die Absage nennen kannst, tu das – aber ohne dich in Details zu verlieren.
4. Schreib am Ende noch eine kurze Entschuldigung für die Umstände.

So, das war’s erstmal zur Struktur. Jetzt schauen wir uns mal ein paar Beispiele an, damit du ein Gefühl dafür bekommst, wie so eine Absage-Mail aussehen kann.

Mögliche Formulierungs-Beispiele für deine Absage-E-Mail

Okay, jetzt wird’s konkret! Hier sind ein paar Beispiele, wie du deine Absage-Mail formulieren kannst. Wir haben für dich formelle und informelle Varianten vorbereitet – such dir einfach die passende aus!

Tipp: Vergiss nicht, die Beispiele an deine persönliche Situation anzupassen.

Beispiel 1: Formelle Absage 

Betreff: Termin Vorstellungsgespräch 

Sehr geehrte/sehr geehrter [Name des Ansprechpartners/der Ansprechpartner], 

vielen Dank für Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch in Ihrem Unternehmen. 

Ich muss Ihnen leider mitteilen, dass ich mich bereits für eine Position in einem anderen Unternehmen entschieden habe / dass ich mich dazu entschieden habe, meinen derzeitigen Job doch nicht aufzugeben. 

Den Termin zu einem persönlichen Gespräch werde ich daher nicht wahrnehmen. Ich bitte Sie um Entschuldigung für die daraus entstandenen Umstände. 

Mit freundlichen Grüßen [Ihr Vorname und Nachname] 

Beispiel 2: Formelle Absage ohne Angabe von Gründen 

Betreff: Termin Vorstellungsgespräch 

Sehr geehrte/sehr geehrter [Name des Ansprechpartners/der Ansprechpartner], 

vielen Dank für Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch in Ihrem Unternehmen.

Ich möchte meine Bewerbung für die Position zurückziehen und aus diesem Grund möchte ich den Termin zu einem persönlichen Gespräch absagen. 

Ich bitte Sie um Entschuldigung für die daraus entstandenen Umstände. 

Mit freundlichen Grüßen [Ihr Vorname und Nachname] 

Beispiel 3: Informelle Absage 

Betreff: Termin Vorstellungsgespräch 

Lieber / liebe [Name des Ansprechpartners/der Ansprechpartner], 

vielen Dank für Eure Einladung zum Vorstellungsgespräch am [Datum]. Leider habe ich mich in der Zwischenzeit für eine Position in einem anderen Unternehmen entschieden. / Ich habe mich in der Zwischenzeit jedoch entschieden, meinen derzeitigen Job doch nicht aufzugeben. 

Aus diesem Grund muss ich das Vorstellungsgespräch leider absagen und meine Bewerbung auf die Stelle zurückziehen. Für die daraus entstandenen Umstände bitte ich Euch um Entschuldigung. 

Viele Grüße [Dein Vorname]

Beispiele für deine E-Mail bei kurzfristiger Absage 

Musst du den Termin für das Vorstellungsgespräch kurzfristig wegen Krankheit absagen beziehungsweise verschieben? Mit diesen Formulierungen für deine E-Mail machst du nichts falsch. Wähle die E-Mail-Vorlage mit der passenden Ansprache und schreiben das Beispiel dann individuell um:

Beispiel 1: Formelle E-Mail zur kurzfristigen Absage des Termins 

Betreff: Absage unseres Termins 

Sehr geehrte/sehr geehrter [Name des Ansprechpartners/der Ansprechpartner], 

leider muss ich unseren Termin für das persönliche Gespräch am [Datum] kurzfristig absagen, da ich erkrankt bin. Ich bin sehr an der Stelle in Ihrem Unternehmen interessiert und würde mich freuen, wenn wir den Termin um [Zeitraum, z. B. etwa eine Woche] verschieben können. 

Ich bitte Sie um Entschuldigung für die kurzfristige Absage und die damit verbundenen Unannehmlichkeiten. Melden Sie sich auch gern unter der Telefonnummer [Deine Handynummer], damit wir in Kürze einen neuen Termin finden. 

Ich freue mich über Ihre Rückmeldung und auf unser Gespräch. 

Mit freundlichen Grüßen [Dein Vorname und Nachname] 

Beispiel 2: Informelle E-Mail zur kurzfristigen Absage des Termins 

Betreff: Absage unseres Termins 

Lieber / liebe [Name des Ansprechpartners/der Ansprechpartner], 

leider muss ich unseren Termin für das persönliche Gespräch am [Datum] kurzfristig absagen, da ich erkrankt bin. Ich hatte mich bereits auf unser Kennenlernen gefreut und bin immer noch sehr an der Stelle in Eurem Unternehmen interessiert. 

Aus diesem Grund würde ich mich freuen, wenn wir den Termin um [Zeitraum, z. B. etwa eine Woche] verschieben können. Ich bitte Euch um Entschuldigung für die kurzfristige Absage und die damit verbundenen Unannehmlichkeiten. 

Meldet euch gern unter [Deine Handynummer], damit wir einen neuen Termin finden. Ich freue mich auf Eure Rückmeldung. Viele Grüße [Dein Vorname]

Ein Vorstellungsgespräch absagen ist kein Weltuntergang! Bleib einfach professionell, ehrlich und höflich – so hinterlässt du garantiert einen guten Eindruck. Und wer weiß, vielleicht ergibt sich ja in Zukunft nochmal eine Chance bei dem Unternehmen.

Du willst noch mehr zum Thema Vorstellungsgespräche wissen? Dann schau dir mal diese hilfreichen Artikel an:

• Vorstellungsgespräch: Häufige Fragen und passende Antworten
• Vorstellungsgespräch vorbereiten: 6 Phasen, 6 Tipps
• Schwächen im Vorstellungsgespräch: Was Sie antworten können

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