Vorstellungsgespräch bestätigen: So nehmen Sie den Termin an Descr.
Vorstellungsgespräch bestätigen: So nehmen Sie den Termin an
Ihre Bewerbung hat überzeugt und Sie haben eine Einladung zum Kennenlernen erhalten? Super, das ist ein wichtiger Schritt im Bewerbungsprozess. Jetzt gilt es, die richtigen Worte zu finden, um den Termin für das Vorstellungsgespräch zu bestätigen beziehungsweise, wenn es so gar nicht passt, abzusagen – und so geht’s:
Haben Sie es im Bewerbungsprozess bereits geschafft, mit Ihren Unterlagen, dem beruflichen Hintergrund und den fachlichen Kenntnissen zu überzeugen und sich von anderen Bewerbern abzuheben, dann ist das bereits die erste Hürde, die Sie mit Bravour genommen haben, sobald die Einladung zum Gespräch eintrudelt. Eine Einladung zum Vorstellungsgespräch ist anschließend Ihre Chance, den potentiellen Arbeitgeber persönlich kennenzulernen, sich selbst zu präsentieren und mit Ihren Fähigkeiten zu überzeugen. Kommt also die E-Mail mit der Einladung zum Gespräch oder ein Anruf von den Personalverantwortlichen, dann zählt auch jetzt die richtige Reaktion.
So machen Sie im Bewerbungsprozess einen guten Eindruck
Das Allerwichtigste vorweg: Der gesamte Prozess vom Eingang Ihrer Unterlagen beim Unternehmen über die Form Ihrer Unterlagen, die schriftliche Kommunikation bis hin zum Gespräch beim potentiellen Arbeitgeber zählt und fließt in den Gesamteindruck Ihrer Person als Bewerber hinein. Umso wichtiger ist es, dass Sie stets professionell auftreten. Aber nicht nur das: Zugleich gehören die richtige Portion an Freundlichkeit und eine Portion Humor dazu, wie auch die Freude und Wertschätzung, wenn Sie im Bewerbungsprozess eine Runde weiter gekommen sind. Wir erklären, wie Ihnen der richtige Dreh gelingt und was Sie besser nicht machen sollten.
Gute Vorbereitung
In der Regel kommt die Einladung zum Vorstellungsgespräch per E-Mail. Dann können Sie ganz in Ruhe eine Antwort formulieren. Was aber auch passieren kann: Manch ein Personalverantwortlicher greift kurzerhand zum Telefon, gibt Ihnen Bescheid, dass Ihre Unterlagen Interesse geweckt haben und dass das Unternehmen Sie gern kennenlernen möchte. Für genau diesen Fall müssen Sie vorbereitet sein, und das gilt insbesondere, wenn Sie eine große Anzahl an Bewerbungen bei verschiedenen Unternehmen eingereicht haben. Generell gilt daher: Behalten Sie den Überblick, bei welchen Unternehmen und auf welche Positionen Ihre Bewerbungen noch im Rennen sind. Erhalten Sie einen Anruf von Personalverantwortlichen, sollten Ihnen möglichst sofort die Eckdaten zur Bewerbung, zum Unternehmen und zur ausgeschriebenen Position einfallen.
Flexibilität erwünscht
Kommt die Einladung zum Vorstellungsgespräch mit der Bitte ums Bestätigen des Termins, handelt es sich in den meisten Fällen um nur einen, manchmal zwei Terminvorschläge. Grundätzlich ist es ratsam, den Termin, beziehungsweise einen der Termine, anzunehmen und nicht um weitere Alternativtermine zu bitten. Sagen Sie wirklich nur aus triftigen Gründen ab. Etwas anders ist es, wenn Sie sich aus einer anderen Festanstellung heraus bewerben, in der Sie zeitlich sehr eingespannt sind. Stellen Sie hier im Vorfeld für sich fest: Haben Sie eventuell einen Urlaubstag, den Sie für ein Vorstellungsgespräch anwenden können? Oder ist es unproblematisch, den Termin mit Ihren Arbeitszeiten zu vereinbaren? Dann sagen Sie zu.
Ist beides nicht der Fall, sprechen Sie die Problematik am besten offen an. Personalverantwortlichen ist das Problem der Vereinbarkeit des Termins mit einem bestehenden Arbeitsplatz bekannt und es gibt immer eine Lösung. So ist es zum Beispiel möglich, dass Sie vor Arbeitsbeginn oder nach Feierabend einen gemeinsamen Termin finden oder wenn möglich das Kennenlernen in die Mittagspause legen. Vorstellbar ist eventuell auch ein erstes Kennenlernen per Videokonferenz.
Termin fürs Vorstellungsgespräch bestätigen: So klappt’s
Ganz egal, ob Sie eine E-Mail vom potentiellen neuen Teamleiter erhalten oder einen Anruf vom Personalverantwortlichen: Mit den richtigen Worten können Sie auf jeden Fall bereits zu diesem Zeitpunkt wichtige Pluspunkte sammeln.
Per E-Mail Vorstellungsgespräch bestätigen
Eine Einladung per E-Mail ist beliebt: Viele größere Unternehmen haben eigene Karriereportale, über die Bewerbungen komplett online abgewickelt werden. Das heißt: Über diese Portale können nicht nur Bewerber ganz bequem Unterlagen und Anschreiben einreichen, auch für die Personalverantwortlichen schaffen die Portale einen guten Überblick über den gesamten Bewerbungsprozess der verschiedenen ausgeschriebenen Positionen. Mit einem Klick geht dann über das Portal auch die E-Mail an diejenigen heraus, die für eine Position in Frage kommen.
Aber auch ohne Karriereportal nutzen Personalverantwortliche in vielen Fällen die Termineinladung per E-Mail, und das macht die Zusage für Sie besonders entspannt: Sie können in Ruhe einen Blick in Ihren Kalender werfen, gegebenenfalls einen anderen Termin neu organisieren und dann eine Antwort formulieren.
Schnelligkeit ist gefragt
Regel Nummer eins: Antworten Sie zügig, wenn es Ihnen möglich ist und Sie nicht gerade in Ihrem bisherigen Job im Meeting sitzen. Lassen Sie sich zu viel Zeit mit der Antwort, kann das mitunter unmotiviert wirken. Zwei bis drei Stunden Antwortzeit ist noch ungefähr im Rahmen. Kommt die Einladung erst am Abend per E-Mail, ist es mitunter auch ausreichend, erst am nächsten Morgen den Termin zu bestätigen. Mit einer schnellen Bestätigung des Termins zeigen Sie nicht nur deutliches Interesse an der Position und dem Unternehmen, sondern Sie vermitteln so auch Zuverlässigkeit.
H4 Kurz & knapp
Formulieren Sie freundlich, äußern Sie Ihre Freude über die Einladung und zeigen Sie sich gleichzeitig unkompliziert. Das heißt: Finden Sie das richtige Maß an professioneller Freundlichkeit und Länge beziehungsweise Kürze der E-Mail.
Inhalt der E-Mail
Antworten Sie stets mit einer direkten Ansprache Ihres Ansprechpartners. Achten Sie hier unbedingt auf die korrekte Schreibweise des Namens und auf die Wahl der passenden Anrede. Bei einer formellen Ansprache wählen Sie die Anrede „Sehr geehrte / Sehr geehrter…“, darf es informeller formuliert sein, bietet sich zum Beispiel die Anrede „Liebe / Lieber…“ oder ein einfaches „Hallo…“ an. Am besten richten Sie sich hier nach der Ansprache in der E-Mail, die Sie samt Einladung und Termin erhalten haben.
Bedanken Sie sich für die Einladung und bestätigen Sie, wenn möglich, den Termin. Alternativ bitten Sie um einen Alternativtermin und erklären kurz, warum Sie den vorgeschlagenen Termin nicht einhalten können. Für Rückfragen oder kurzfristige Änderungen können Sie Ihre Handynummer angeben. Haben Sie noch Fragen, zum Beispiel zur Vorbereitung auf den Termin oder zur Anreise, können Sie diese am Ende der E-Mail kurz aufführen. Schließen Sie die E-Mail ab, indem Sie Ihre Vorfreude auf das Kennenlernen ausdrücken, und verabschieden Sie sich mit einer Grußformel und Ihrem Namen.
Mögliche Formulierungs-Beispiele für Ihre E-Mail
Wählen Sie die richtige Ansprache: Die erste Beispiel-E-Mail ist etwas formeller in der Ansprache. Die zweite Muster-E-Mail eignet sich als Vorlage, wenn in der Einladungs-E-Mail Du die Ansprache war.
Beispiel 1
Betreff: Termin Vorstellungsgespräch
Sehr geehrte/sehr geehrter [Name des Ansprechpartners/der Ansprechpartner],
vielen Dank für Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch am [Datum] in Ihrem Unternehmen. Ich habe mich sehr über Ihre Nachricht gefreut und bestätige hiermit gern den Termin.
Falls es noch zu kurzfristigen Änderungen kommt, erreichen Sie mich unter der Telefonnummer [Ihre Handynummer].
Ich freue mich auf unser Gespräch.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Vorname und Nachname]
Beispiel 2
Betreff: Termin Vorstellungsgespräch
Lieber / liebe [Name des Ansprechpartners/der Ansprechpartner],
vielen Dank für Eure Einladung zum Vorstellungsgespräch am [Datum]. Den Termin bestätige ich hiermit sehr gern und ich freue mich auf das Kennenlernen.
Falls sich kurzfristig noch etwas am Termin ändert, erreicht Ihr mich unter der Telefonnummer [Ihre Handynummer].
Meldet Euch auch gern, wenn ich noch etwas für unseren Termin vorbereiten kann
Viele Grüße und bis [Datum oder Wochentag]
[Ihr Vorname]
Termin verschieben
Der vorgeschlagene Termin passt nicht und Sie müssen um einen Alternativ-Termin bitten? Das kann grundsätzlich vorkommen und ein Alternativ-Termin kann erfragt werden. Vorausgesetzt ist jedoch, dass der Grund für das Verschieben des Termins ein wichtiger ist. Hier gilt es, die Priorisierung richtig abzuwägen und gegebenenfalls den eigenen Terminkalender freizuschaufeln. Prüfen Sie, ob Sie den vorgeschlagenen Termin für das Vorstellungsgespräch eventuell doch wahrnehmen können. Sind Sie jedoch aus einem wichtigen Grund verhindert, beispielsweise akut erkrankt, auf einer Auslandsreise oder beruflich verhindert aufgrund eines wichtigen Termins, dann bitten Sie per E-Mail oder telefonisch um eine Terminverschiebung.
So formulieren Sie die Bitte um einen neuen Termin
Bedanken Sie sich zuallererst höflich für die Einladung zum Bewerbungsgespräch und formulieren Sie auch, dass Sie sich über die Einladung zum Kennenlernen freuen. Erklären Sie, dass und aus welchem (triftigen) Grund Sie den Termin leider nicht wahrnehmen können. Bitten Sie um eine Terminverschiebung und nennen Sie eventuell sogar Alternativtermine beziehungsweise Uhrzeiten. So verdeutlichen Sie, dass Ihnen das Kennenlernen wichtig ist. Außerdem erleichtert dies Personalverantwortlichen das Finden eines neuen Termins.
Mögliche Formulierungs-Beispiele für Ihre Bitte um Alternativtermin
Wählen Sie die richtige Ansprache: Die erste Beispiel-E-Mail ist etwas formeller in der Ansprache. Die zweite Muster-E-Mail eignet sich als Vorlage, wenn bereits in der Einladungs-E-Mail Du die Ansprache war.
Beispiel 1
Betreff: Termin Vorstellungsgespräch
Sehr geehrte/sehr geehrter [Name des Ansprechpartners/der Ansprechpartner],
vielen Dank für Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch am [Datum] in Ihrem Unternehmen. Ich habe mich sehr über Ihre Nachricht gefreut. Leider bin ich am [Datum] verhindert, da ich [Grund der Absage]. Einrichten könnte ich in der Woche / an dem Tag folgenden Ausweichtermin: [alternativer Terminvorschlag] oder den [alternativer Terminvorschlag].
Ich würde mich freuen, wenn Sie einen der Terminvorschläge einrichten können. Melden Sie sich sonst auch gern unter der Telefonnummer [Ihre Handynummer].
Ich freue mich über Ihre Rückmeldung und auf unser Kennenlernen.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Vorname und Nachname]
Beispiel 2
Betreff: Termin Vorstellungsgespräch
Lieber / liebe [Name des Ansprechpartners/der Ansprechpartner],
vielen Dank für Eure Einladung zum Vorstellungsgespräch am [Datum]. Ich habe mich sehr über Eure E-Mail gefreut, muss jedoch um einen Alternativtermin bitten, da ich am [Datum] leider [Grund der Absage].
Einrichten könnte ich in der Woche / an dem Tag aber zum Beispiel den [alternativer Terminvorschlag] oder den [alternativer Terminvorschlag]. Passt euch einer meiner Terminvorschläge?
Meldet euch sonst gern unter [Ihre Handynummer] und wir finden mit Sicherheit einen Ausweichtermin.
Ich freue mich auf das Kennenlernen.
Viele Grüße
[Ihr Vorname]
Einladung ablehnen
Wenn zum Beispiel Ihre Bewerbung etwas länger zurückliegt und Sie in der Zeit bereits eine andere Position angenommen haben, dann können Sie die Einladung selbstverständlich auch absagen. Die Absage können Sie in diesem Fall natürlich per E-Mail mitteilen, aber auch eine telefonische Rückmeldung bei Ihrem Ansprechpartner ist möglich.
Mögliches Formulierungs-Beispiel für Ihre Absage
Diese Beispiel-E-Mail mit formeller Ansprache können Sie formulieren, wenn Sie die Einladung zum Vorstellungsgespräch nicht annehmen möchten.
Beispiel 1
Betreff: Termin Vorstellungsgespräch
Sehr geehrte/sehr geehrter [Name des Ansprechpartners/der Ansprechpartner],
vielen Dank für Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch am [Datum] in Ihrem Unternehmen. Über das von Ihnen gezeigte Interesse habe ich mich gefreut, jedoch habe ich mich bereits für das Angebot eines anderen Unternehmens entschieden. Meine Bewerbung auf die von Ihnen ausgeschriebene Position möchte ich daher zurückziehen.
Ich bitte Sie um Entschuldigung für die daraus entstandenen Umstände.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Vorname und Nachname]
