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So entschuldigst du dich professionell für einen Fehler am Arbeitsplatz (mit Beispielen)

Hast du bei der Arbeit einen Fehler gemacht und weißt nicht, wie du dich entschuldigen sollst? Entdecke, wie du dich professionell entschuldigen kannst, um deinen Ruf zu wahren und das Vertrauen deiner Kollegen zu stärken.
von Chris Allmer | 25.07.2023

Es passiert den Besten von uns. Du bist im Büro, gibst alles und plötzlich merkst du, dass etwas schiefgelaufen ist. Vielleicht ist dir ein Bericht durch die Finger gerutscht oder du hast den entscheidenden Punkt in deiner Präsentation vergessen. Oder – und das ist ein klassischer Fehler – du hast auf „Allen Antworten” geklickt, als du diesen Witz über deinen Chef gemacht hast. Fehler passieren, es ist menschlich. Aber wie du dich danach verhältst, ist entscheidend.

Der richtige Weg, dich für einen Fehler zu entschuldigen, kann nicht nur das Problem beheben, sondern dir auch Bonuspunkte für Professionalität einbringen. Und wer möchte nicht als der/die coole, ruhige und professionelle Kolleg:in gesehen werden, der/die weiß, wie man mit Fehlern umgeht? Hier erfährst du, wie du dich richtig für einen Fehler bei der Arbeit entschuldigst. Beginnen wir mit Tipps, wie du die perfekte Entschuldigung formulierst. 
 

Wie entschuldige ich mich richtig am Arbeitsplatz?

1. Sag, dass es dir leidtut  

Die Worte „Es tut mir leid” zu sagen, ist schwer. Es kann sich so anfühlen, als würdest du zugeben, dass du etwas mit Absicht getan hast oder du in irgendeiner Weise zu wenig leistest. Aber es ist ein wichtiger Teil deiner Entschuldigung, dass du dich tatsächlich entschuldigst. Es soll nicht so klingen, als würdest du jemand anderem die Schuld geben oder dich vor der Verantwortung drücken. Beginne deine Entschuldigung mit dem wichtigsten Teil: der eigentlichen Entschuldigung. Selbst wenn du die Worte „Es tut mir leid” verwendest, solltest du die folgenden Sätze vermeiden:

  • Es tut mir leid, wenn ich dich verärgert habe. 
  • Es tut mir leid, aber es war nicht meine Schuld. 
  • Es tut mir leid, aber ich habe es nicht so gemeint.

Entschuldige dich aufrichtig und schiebe die Schuld nicht auf andere. Versuche es stattdessen mit diesen Sätzen: 

  • Es tut mir leid, dass ich dich verärgert habe. Das war nie meine Absicht, aber ich kann verstehen, dass meine Nachricht so rüberkam. 
  • Es tut mir leid, dass ich den Abgabetermin verpasst habe. Ich möchte mich für das Durcheinander heute Morgen entschuldigen.

2. Gib zu, was passiert ist

Sag nicht einfach, dass es dir leidtut und belasse es dabei. Erkläre genau, wofür du dich entschuldigst und was schiefgelaufen ist, falls das zutrifft. Versuche jedoch nicht, zu viele externe Faktoren verantwortlich zu machen. Du willst immer noch die Verantwortung für deinen Fehler übernehmen. Indem du zugibst, was passiert ist, zeigst du, dass du dich nicht nur blind entschuldigst und hoffst, dass alles bald vorbei ist – du erkennst deinen Anteil an dem Fehler an. Anstelle von „Es tut mir leid” solltest du also sagen: “Es tut mir leid für …” oder „Ich möchte mich entschuldigen für …”. 

Zum Beispiel: 

  • Ich entschuldige mich für mein Verhalten vorhin. Es war unangemessen, dich in der Besprechung so anzuschnauzen. 
  • Es tut mir leid, dass ich den Abgabetermin für den Umsatzbericht verpasst habe.  Ich möchte mich dafür entschuldigen, dass ich die Budgetzahlen durcheinander gebracht habe. 

3. Sag, wie du es in Ordnung bringst oder was du das nächste Mal tun wirst

Du musst zeigen, dass du aus dem Fehler gelernt hast und du alles tun wirst, damit er nicht mehr vorkommt. Und werde hier konkret. Wenn du einen Abgabetermin verpasst hast, weil du nicht bemerkt hast, dass er so nah war, sag, wie du ab jetzt einen Puffer in deinen Arbeitsablauf einbauen und Berichte ein paar Tage früher fertigstellen wirst.

Oder wenn du einen Kollegen während eines stressigen Meetings angeschnauzt hast, sagst du, dass du an deinem Aggressionsmanagement arbeiten und mit deinem Chef darüber reden wirst, dein Arbeitspensum zu reduzieren, damit du deinen Stress besser bewältigen kannst.  

Wenn es sich um ein Problem handelt, das behoben werden kann, überlege dir Lösungen, wie du es in Ordnung bringen kannst, und teile diese in deiner Entschuldigung mit. Dazu könnte gehören, dass du dich an einen externen Kunden wendest, einen Bericht überarbeitest oder eine Besprechung neu organisierst. 

4. Fasse dich kurz

Entschuldigungen müssen nicht lang sein. Dein Chef, deine Kolleg:innen oder Kunden haben nicht die Zeit, eine langatmige E-Mail zu lesen oder 20 Minuten am Telefon zu sitzen, während du jeden Fehler bis ins Detail erklärst. Du willst nicht zu viel Zeit mit deiner Entschuldigung vergeuden, vor allem nicht, wenn du dich an die Behebung des Fehlers machen musst. 

Aber hier gilt es, ein Gleichgewicht zu finden. Wenn du dich zu kurz fasst, wirkt deine Entschuldigung nicht aufrichtig. Wenn du eine Entschuldigung-E-Mail schickst, sollten ein paar Zeilen ausreichen und wenn du mit jemandem persönlich sprichst, sollte deine Entschuldigung nur ein paar Minuten dauern. Achte nur darauf, dass sie nicht übereilt wirkt. 

5. Timing

Eine verspätete Entschuldigung ist fast so schlimm, wie gar keine Entschuldigung. Es sieht so aus, als wärst du nicht darauf vorbereitet gewesen, dich zu entschuldigen, und wurdest in letzter Minute dazu gedrängt oder von Schuldgefühlen geplagt. Du solltest dich sofort entschuldigen, wenn du deinen Fehler bemerkst. Nimm dir ein paar Minuten Zeit, um darüber nachzudenken, wie du den Fehler beheben kannst und welche Folgen das haben wird. 
 

Solltest du dich für einen Fehler bei der Arbeit per E-Mail oder persönlich entschuldigen? 

Ein Teil der perfekten Entschuldigung ist die Entscheidung, wie genau du sie überbringst. In den meisten Fällen ist es am besten, sich persönlich zu entschuldigen. Vereinbare ein Treffen mit deinem Chef oder den betroffenen Kolleg:innen oder bitte darum, ein Gespräch mit einem Kunden zu vereinbaren.

Wenn du aus der Ferne arbeitest, kannst du auch einen Anruf oder ein Zoom-Meeting vereinbaren, um dich zu entschuldigen. Am besten ist es, wenn du dich persönlich entschuldigst. Vermeide es, dich vor dem ganzen Büro zu entschuldigen, denn das macht die Sache nur noch peinlicher und gibt dem Empfänger keine Gelegenheit, seine Gefühle zu äußern, wenn er das möchte. 

Wenn du dich direkt entschuldigst, mag das zwar unangenehm sein, aber es wirkt aufrichtiger. Er kann deinen Gesichtsausdruck sehen, deinen Tonfall hören und sofort reagieren – und das wird wahrscheinlich eine positive Reaktion sein, weil du dir die Zeit genommen hast, dich persönlich zu entschuldigen! 

Für kleinere Fehler, wie z. B. eine kleine Verspätung oder ein verschobenes Treffen, brauchst du dich wahrscheinlich nicht persönlich zu entschuldigen. In diesen Fällen ist eine E-Mail angemessener.  
 

Beispiele für eine professionelle Entschuldigung für einen Fehler bei der Arbeit  

Willst du wissen, wie eine gute Entschuldigung am Arbeitsplatz aussieht? Hier sind einige für jedes Szenario. 

Wie du dich bei deinem Chef entschuldigst:

Hallo Sarah, danke, dass du dir die Zeit genommen hast, dich mit mir unter vier Augen zu treffen. Ich möchte mich dafür entschuldigen, dass ich das Verkaufsgespräch heute Morgen verpatzt habe. Ich habe mich so sehr auf die Umstrukturierung konzentriert, dass ich vergessen habe, mich vorzubereiten, und anstatt das hervorzuheben und jemand anderen einspringen zu lassen, bin ich reingestolpert – und ich weiß, dass ich diesen Auftrag für uns versaut habe. Ich werde meinen Kalender in Zukunft besser im Auge behalten, damit mir das nicht mehr passiert. Wenn ich irgendetwas tun kann, um die Sache mit dem Kunden wieder in Ordnung zu bringen, lass es mich bitte wissen. 

Du entschuldigst dich bei deinem Kollegen: 

Beispiel 1: 

Hallo Adam, ich möchte mich dafür entschuldigen, dass ich dir die falschen Zahlen für den Rechtsbericht geschickt habe. Ich bin mir nicht sicher, was passiert ist, aber ich habe die Dateien völlig durcheinander gebracht. Ich werde am Freitag alles neu organisieren, damit das nicht noch einmal passiert. In der Zwischenzeit habe ich mich persönlich an die Rechtsabteilung gewandt, um zu erklären, dass es mein Fehler war und nicht deiner.  

Beispiel 2: 

Hallo Marie, ich möchte mich dafür entschuldigen, wie ich heute Morgen mit dir gesprochen habe. Ich habe mich von meiner Wut leiten lassen und hätte das nicht an dir auslassen dürfen. Du sollst wissen, dass ich unsere Arbeitsbeziehung schätze und aufrichtig hoffe, dass du mir mein Verhalten verzeihen kannst. Ich werde an meiner Wutbewältigung arbeiten, damit so etwas nicht mehr vorkommt. Es tut mir noch einmal so leid. 

Sich bei einem direkten Vorgesetzten entschuldigen: 

Hallo Jane, ich möchte mich dafür entschuldigen, dass ich mir gestern nicht die Zeit genommen habe, dir zuzuhören. Ich war zu sehr damit beschäftigt, das Projekt pünktlich fertig zu stellen, und habe nicht bedacht, dass ich dich zu so vielen Überstunden gedrängt habe – das tut mir aufrichtig leid. Du sollst wissen, dass ich mich in Zukunft bei solchen Terminen zurückhalten werde, und ich würde gerne wöchentliche Telefonate einrichten, in denen wir deine Arbeitsbelastung besprechen können. 

Ich entschuldige mich bei einem externen Kunden:  

Hallo Jim, ich möchte mich für das Missverständnis entschuldigen. Ich habe das Projekt letzten Monat genehmigt, ohne dass die Finanzabteilung grünes Licht gegeben hat, und jetzt habe ich erfahren, dass wir erst im nächsten Jahr das Budget haben werden, um das Projekt durchzuführen. Ich möchte mich dafür entschuldigen, dass ich so überstürzt gehandelt habe. Ich könnte es darauf schieben, wie aufgeregt ich war, dieses Projekt anzuschieben, aber in Wirklichkeit habe ich vergessen, bei einer so wichtigen Entscheidung die richtigen Wege zu gehen. Ich weiß, dass das kein gutes Licht auf uns als Unternehmen wirft, aber ich hoffe, dass ihr immer noch daran interessiert seid, mit uns zusammenzuarbeiten, wenn wir nächstes Jahr weitermachen können. In der Zwischenzeit würde ich dir gerne ein kostenloses einstündiges Coaching-Gespräch zur Wiedergutmachung anbieten. Ich entschuldige mich nochmals für das Missverständnis. 
 

Wie entschuldigt man sich für einen kleinen Fehler am Arbeitsplatz?  

Manchmal musst du dich für eine Kleinigkeit entschuldigen – vielleicht kommst du 10 Minuten zu spät zu einem Anruf oder du musst einen Termin verschieben. Solche Entschuldigungen müssen in der Regel nicht so umfangreich sein. In manchen Situationen reicht es, wenn du einfach nur „Es tut mir leid” sagst, in anderen ist es sinnvoll, einen kurzen Grund zu nennen.  Es kann sinnvoll sein, zu schreiben „Ich entschuldige mich für den Fehler und die Unannehmlichkeiten”, aber sei vorsichtig, falls das als passiv-aggressiv rüberkommt.

Zum Beispiel: 

Es tut mir leid, dass ich zu spät bin, mein Laptop hat sich von meinen Kopfhörern getrennt. Ich bin bereit, sofort in die Besprechung einzusteigen, wenn du es auch bist.  Entschuldige die Verspätung, aber wäre es möglich, das Treffen auf Dienstag zu verschieben? Ich muss bis zum Ende des Tages einen Bericht abgeben, auf den ich mich heute Nachmittag konzentrieren muss.  Entschuldigung, ich habe den Marketingplan des letzten Quartals angehängt und nicht den neuen. Im Anhang findest du das richtige Dokument. 
 

Wie entschuldigt man sich professionell in einer E-Mail?  

Meistens ist es am besten, sich persönlich zu entschuldigen, besonders wenn es sich um einen großen Fehler handelt. Wenn du dich aber für eine Kleinigkeit entschuldigst oder dich nicht persönlich bei jemandem entschuldigen kannst, findest du hier die perfekte Entschuldigung-E-Mail.  

1. Fasse dich kurz 

Das ist die wichtigste Regel für Entschuldigungen und sie gilt auch für Entschuldigungen per E-Mail. Niemand möchte eine 1.000 Wörter lange E-Mail-Entschuldigung von jemandem öffnen, der ihm Unrecht getan hat.  Beschränke deine Entschuldigung auf maximal ein paar Zeilen und konzentriere dich darauf, wie du das Problem behebst oder wie du sicherstellst, dass der Fehler nicht mehr vorkommt.  

Eine Welt ohne E-Mail

 – Cal Newport (Blink)

2. Schicke sie an die richtigen Leute 

Wenn du einer bestimmten Person Unrecht getan hast, solltest du deine Entschuldigung-E-Mail natürlich an sie schicken. Es kann aber auch vorkommen, dass du dich bei deinem gesamten Team entschuldigen musst, dass du dich bei einem externen Kontakt entschuldigst und deinen Chef einbeziehen möchtest, oder dass du dich bei einem Kollegen aus einem anderen Team entschuldigst und seinen Vorgesetzten einbeziehen möchtest.  

3. Mach eine separate E-Mail daraus  

Binde deine Entschuldigung nicht in eine E-Mail ein, in der du auch nach den neuesten Verkaufszahlen fragst und um einen Gesprächstermin am nächsten Montag bittest. Das sieht nicht so aus, als würdest du deine Entschuldigung ernst nehmen.  Nimm dir die Zeit, eine separate E-Mail zu schicken, die nur deiner Entschuldigung gewidmet ist. Das ermöglicht dem Empfänger auch, auf die Situation zu antworten, ohne dass andere Arbeitsanforderungen dazwischenkommen.  
 

Wann solltest du dich bei der Arbeit nicht entschuldigen?  

Obwohl es fast immer eine gute Idee ist, sich zu seinen Fehlern zu bekennen, solltest du dich nicht für jede Kleinigkeit entschuldigen, die du falsch machst. Das wirkt nur unprofessionell und wenig selbstbewusst. Entschuldige dich natürlich für große Fehler, aber vermeide es, dich für Dinge zu entschuldigen wie: 

  • Um eine Klarstellung zu bitten.
  • Feedback an Kollegen oder direkte Mitarbeiter zu geben. 
  • Einen Krankheitstag zu nehmen. 
  • Deine Urlaubstage zu nutzen. 
  • Sich für die Beantwortung einer E-Mail angemessen Zeit zu nehmen.
  • Jemanden darum bitten, etwas zu tun, das zu seiner/ihrer Aufgabenbeschreibung gehört. 
  • Um eine Gehaltserhöhung oder eine Beförderung zu bitten. 

Anstatt dich in diesen Situationen zu entschuldigen, bitte höflich und professionell um das, was du brauchst. Wenn du einen kleinen Fehler gemacht hast, kannst du statt „Es tut mir leid” auch „Danke, dass du es bemerkt hast” oder „Gut gemacht“ sagen.

Jetzt, wo du weißt, wie du dich bei der Arbeit entschuldigen kannst, ist es an der Zeit, deine Entschuldigung zu formulieren und wiedergutzumachen. 

Denke daran: Fasse dich kurz, sage die Worte „Es tut mir leid” oder “Ich entschuldige mich” und erzähle, wie du sicherstellen wirst, dass der Fehler nicht mehr vorkommt. In den meisten Fällen werden die Leute den Mut anerkennen, den du brauchst, um deinen Fehler einzugestehen, und dich noch mehr dafür respektieren, dass du dich nicht davor gedrückt hast.

Nun, da du das Geheimnis einer effektiven Entschuldigung kennst, steht deiner nächsten Runde im Büro nichts mehr im Weg. Es ist ganz einfach: Halte es kurz, sag deutlich „Es tut mir leid” oder „Ich entschuldige mich” und erkläre, was du tust, um zu verhindern, dass der Fehler wieder passiert. Die Menschen haben eine natürliche Neigung, Aufrichtigkeit und Mut zu schätzen, und deine Bereitschaft, einen Fehler zuzugeben und die Kontrolle zu übernehmen, wird dir hohe Anerkennung einbringen.

Und denk daran, dass das kontinuierliche Lernen ein wesentlicher Bestandteil jeder beruflichen Reise ist. Wenn du dich wirklich verbessern und deine Fähigkeiten weiterentwickeln möchtest, empfehlen wir dir, einen Blick auf die Buchzusammenfassungen bei Blinkist zu werfen. Blinkist bietet dir eine Fülle von Wissen und Einblicken, die dir dabei helfen können, in deinem Berufsleben weiter voranzukommen. Nutze diese Ressource und mache aus jedem Fehler eine Chance zum Wachstum. Blinkist bietet dir gerade eine kostenlose Testwoche an. Schau mal rein!

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