Organízate con eficacia
Sinopsis
En Organízate con eficacia (2001), David Allen introduce su famoso sistema para una productividad sin estrés. Con este sistema, ustedes podrán atender un número abrumador de tareas, y aun así ser productivos y creativos, y realizarlas con tranquilidad.
Por qué debería interesarles: Aprendan a hacer más estresándose menos.
¿A quién está dirigido?
A todo aquel que se sienta estresado o sobrecargado de trabajo
A quien desee ser productivo en su trabajo y en su vida personal
A quienquiera que sienta curiosidad por el popular método Organízate con eficacia
Acerca del autor
David Allen es un escritor, hombre de negocios y consultor estadounidense. Su empresa de asesoría forma ejecutivos en el método Organízate con eficacia (GTD por sus siglas en inglés). Ha escrito muchos libros y artículos de autogestión y productividad, y está considerado como uno de los pensadores más influyentes del mundo en estos campos.
¿Qué beneficio ofrece? Descubran el poder de la productividad sin estrés.
Cuando arrojan una piedra a un estanque, ¿cómo reacciona el agua?
La respuesta: de manera totalmente acorde a la masa de la piedra y la fuerza con que fue arrojada. El agua no tiene reacciones excesivas ni pasivas.
Pero cuando nos encontramos con hechos estresantes en la vida, a menudo dejamos que nos controlen teniendo reacciones desproporcionadas en relación con lo que se requiere. Por ejemplo, si ustedes ya están sepultados bajo una montaña de trabajo, y reciben un correo electrónico que añade una cosa, quizá se sientan abrumados y respondan bruscamente. Pero, ¿no sería fantástico que tuvieran un estado de ánimo como el del agua, y no reaccionaran ni con exceso ni con pasividad al correo electrónico o a otros hechos que surjan, sino siempre de manera apropiada?
Para llegar a ese punto, tienen que alcanzar el control integral de su trabajo, y es aquí donde entra el método Organízate con eficacia (GTD).
Concebido sobre principios simples como mantener un sistema integral de listas externas y siempre definir próximas acciones claras y tangibles para sus proyectos, el GTD libera su mente para resolver problemas y mantiene todos sus proyectos —tanto personales como profesionales— en avance constante.
En estos blinks no solo descubrirán cómo usar el GTD para organizar mejor su trabajo, sino que llegarán a plantearse algunas preguntas fundamentales sobre su propósito en la vida.
Una vez que tengan esta noción de claridad y control, no solo comprobarán que son más productivos, sino que su nivel de estrés caerá en picada en la medida que se sientan en paz y al mando de todo su trabajo.
También averiguarán
que probablemente están haciendo un uso inapropiado de su cerebro;
qué hacer con sus ideas y sueños a largo plazo, como ascender el Everest, y
por qué estar agotado no es excusa para ser improductivo.
Su cerebro es muy bueno para pensar, pero muy malo para recordar cosas.
En estos días, el ritmo de trabajo puede ser frenético. Una mañana normal podría parecer algo como esto: Se encuentran a la mitad de redactar un documento cuando llega un correo electrónico notificándoles que deben actualizar el programa antivirus. Luego, justo cuando están a punto de hacer esto último, su tía Cecilia llama para decir que deben confirmar si asistirán a su boda y, al colgar, su jefe entra pisando fuerte y les manda ponerse a trabajar en otro documento.
¿Recuerdan qué estaban haciendo?
Los trabajadores del conocimiento, en particular, pasan los días haciendo malabares para realizar docenas de tareas y proyectos a la vez, mientras son bombardeados constantemente por otros más. Para sobrevivir a este embate, la mayoría de la gente se guarda en la cabeza información importante, citas y tareas pendientes, intentando tenerlas todas “presentes”.
Por desgracia, este método desaprovecha la maravillosa capacidad para pensar del cerebro llenándolo de una mezcolanza de información.
Además, tratar de recordarlo todo al final los lleva a la incapacidad de concentrarse plenamente en la tarea del momento, pues el cerebro sigue pensando en resolver todos los problemas y tareas pendientes que han almacenado en él.
Se trata de cabos sueltos —no se han concluido— y su cerebro se los recordará constantemente, lo quieran o no. Esto distrae; es imposible que se concentren bien cuando constantemente los interrumpen pensamientos como “acuérdate de pagar la cuenta de luz de este mes”.
Entonces, ¿qué pueden hacer para dominar la red de tareas, juntas e información del lugar de trabajo moderno y concentrarse realmente en lo que están haciendo?
Es aquí donde entra el GTD.
Mediante un flujo de trabajo específico y eficaz de cinco etapas, pueden recuperar el control de toda su agenda:
1. Registren sus pensamientos. En vez de guardar en su cabeza todas esas ideas, tareas por hacer, decisiones y demás, deben registrarlas en una plataforma externa, ya sea en papel o digitalmente.
2. Aclaren qué es cada elemento de la lista y lo que pueden hacer con él.
3. Organicen los resultados en una estructura de listas.
4. Reflexionen sobre lo que es importante para ustedes y revisen los elementos de su sistema.
5. Realicen sus tareas. Elijan qué acción desean iniciar ahora y realícenla.
Así de simple. El GTD les permite sentir un mayor grado de control sobre su trabajo, lo que produce una sensación de control relajado, mejores decisiones y más flexibilidad al enfrentar circunstancias cambiantes. Pero antes de profundizar en los detalles de cada paso del proceso GTD, configuremos su espacio de trabajo y sus herramientas.
Para adoptar por completo el sistema GTD, necesitan el espacio de trabajo, las herramientas y el sistema de archivo adecuados.
Un excelente lugar para iniciarse en el sistema GTD es el que puedan instalar poniendo a su alcance todos los materiales necesarios. Al hacerlo, ustedes crearán una cabina de mando en la que siempre se sentirán cómodos trabajando.
Además, querrán instalar espacios de trabajo idénticos en casa y en la oficina para poder ser igual de eficientes en ambos lugares. Si pasan demasiado tiempo en el transporte público, quizá quieran crear un sistema móvil que les permita hacer las cosas incluso mientras se trasladan. Nunca compartan sus espacios de trabajo con nadie, ni siquiera con su pareja, pues no querrán perder tiempo acomodando el espacio a su gusto cada vez que lleguen a él.
Lo mínimo que necesitan es una superficie para escribir y espacio para una bandeja físicas de entrada. Algunas herramientas físicas básicas necesarias son bandejas de entrada y salida, papel, bolígrafos, notas adhesivas, clips, cinta adhesiva, una engrapadora, una etiquetadora de escritorio, carpetas para archivar, un calendario y una papelera. Esto, además del dispositivo digital que usen normalmente para guardar y organizar las tareas, como teléfono o computadora.
Estas herramientas son importantes para configurar su archivo de consulta general, donde pueden guardar cosas como documentos, artículos, notas, comprobantes de pago, llaves, credenciales de membresía y demás. Deben tener tanto una versión física como (si procede) una digital de este archivo, donde guarden información de consulta.
Compren buenos archivadores para este fin y tengan a la mano bastantes carpetas vacías que puedan etiquetar y guardar fácilmente. En general, si les lleva más de un minuto archivar algo, es demasiado.
Un sistema alfabético de archivo en el que las carpetas se guardan bajo ciertas letras por tema, persona, proyecto o empresa es una solución eficiente y fácil de usar. Así limitarán el número de lugares donde deben buscar las cosas. Por ejemplo, si buscan algo que archivaron sobre el proyecto Calidad 2.0, que están realizando para la empresa XYZ, solo deben buscar en las letras C y X para encontrarlo.
Desde luego, también pueden buscar la información en su sistema digital, pero aún es útil tenerla organizada de manera práctica.
Por último, cerciórense de depurar sus archivos al menos una vez al año para evitar que se vuelvan un caos y adquieran un tamaño excesivo.
La depuración no solo hará que el sistema sea más práctico, sino que les dará tranquilidad, pues sabrán que pueden archivar cosas aun sin saber si van a necesitarlas. Después harán algo de limpieza doméstica en la que podrán tirar cosas.
Ahora que su cabina de mando está lista, dediquémonos al flujo de trabajo de cinco etapas del GTD, empezando por la fase de registro.
Registren todas sus tareas, ideas, recordatorios y demás en herramientas externas y confiables de captura de datos.
Ya dijimos que en esta época nuestra atención está bombardeada todo el tiempo por un flujo interminable de cosas entrantes como solicitudes, preguntas, tareas, invitaciones, etcétera.
Para atender esto, el primer paso decisivo en el flujo de trabajo del GTD es registrarlas todas en herramientas de captura; es decir, lugares externos a su mente donde puedan tomar nota de la información y las ideas.
Piensen en ellas como su montón “de entrada”, donde apuntan todo lo que tienen que hacer o sobre lo cual deberán tomar decisiones después, sin pensar en ello. Esto abarca una enorme gama de cosas como una idea de negocios que se les ocurrió en el descanso para almorzar, terminar un proyecto en el trabajo, comprarle un regalo de cumpleaños a un amigo, el deseo de informarse sobre el arte moderno y llevar a reparar su reloj descompuesto.
No se preocupen de lo importantes o delicados que sean los asuntos cuando los anoten: lo que importa es que todos deben ser registrados en un lugar donde saben que pueden encontrarlos después.
El gran beneficio de las herramientas externas es que si, por ejemplo, mientras escriben un correo electrónico recuerdan que deben pagar la cuenta de la luz, pueden solo anotar la tarea y seguir concentrados en el correo electrónico para terminarlo con eficacia. Lo mismo ocurre cuando alguien les trae una factura o deciden que esta noche quieren ver una obra de teatro.
Sus herramientas de captura pueden ser de diversas formas, según lo que más les funcione: cuadernos, libretas, listas en su computadora e incluso cajas físicas donde puedan colocar papeles y otros objetos. También pueden usar una combinación de estas herramientas, siempre que no confunda las cosas; la clave es mantener la sencillez del sistema. Como regla general, tengan las menos herramientas de captura posibles, paro tantas como personalmente les resulten necesarias.
Por muchas que tengan, cerciórense de que están siempre a su alcance, pues necesitarán acceder a ellas dondequiera que se encuentren.
También asegúrense de usar sus herramientas de captura de manera integral. Deben ser lo bastante sólidas para contener todo fragmento de información. Ni la tarea más ínfima debe distraerles la mente.
Si aún no comienzan, una excelente manera de hacerlo es revisar todas sus tareas pendientes, ideas, pensamientos, planes y materiales, y archivarlos en sus herramientas de captura. Esto puede llevarles bastante tiempo la primera vez, pero la integralidad del sistema ayudará a su cerebro a confiar en él; es decir, su mente ya no se distraerá con tareas pendientes.
