En este resumen del popular libro Less Doing, More Living de Ari Meisel te presentamos las ideas principales de este clásico best-seller.

Sinopsis

Less Doing, More Living (2014) los guiará por nueve pasos fundamentales en el camino de la eficiencia. En estos blinks, el autor comparte sus herramientas y técnicas favoritas para optimizar, automatizar o subcontratar todos los engorrosos quehaceres de su lista, lo que les dará tiempo para lo más importante en su vida.

¿A quién está dirigido?

A quienes sienten que están perdiendo el tiempo.

A los entrenadores personales.

A quienes deseen adoptar un estilo de vida más feliz.

Acerca del autor

Ari Meisel es escritor y emprendedor. Asesora empresas, a directivos y otras personas sobre cómo agregar valor tanto a sus iniciativas como a sus vidas usando estrategias eficaces de administración del tiempo.

¿Qué beneficio ofrece? Aprendan a tener más tiempo libre para ustedes mismos volviéndose supereficientes.

Todos quisiéramos tener más tiempo para dedicarlo a lo que nos encanta hacer, desde pasar más tiempo con nuestra familia hasta trabajar en nuestros pasatiempos. Pero, por mucho que queramos, parece que el tiempo nunca nos alcanza.

Aquí es donde entran en juego estos blinks. En ellos, les mostraremos cómo encontrar tiempo en su horario y espacio en el cerebro para dedicar la mayor parte del tiempo a hacer lo que quieran. Basaremos estos consejos en tres objetivos centrales: optimizar, automatizar y subcontratar. Poniendo atención a cada uno de ellos, desatarán olas de eficiencia en todo lo que hacen, desde organizar las finanzas hasta preservar la salud.

Revisen lo que hacen en su vida para saber en qué actividades pueden empezar a ahorrar tiempo.

¿Conocen la regla del 80/20? Si no la conocen, aquí la repasamos. La regla del 80/20 establece que el 80 % de lo que hacen es resultado solo del 20 % de su tiempo y energía. Y esta regla se aplica a casi todo lo que hacen, incluidos los estudios, el trabajo y las rutinas de ejercicio.

Como indica la regla, deben dedicar la mayor parte de su atención a ese 20 % esencial. Pero, ¿cómo determinan en qué 20 % del tiempo y las tareas deben centrarse?

Tienen que empezar a realizar un seguimiento de sus actividades. Al realizar un seguimiento de su trabajo y su tiempo, tendrán una buena idea sobre en qué lo invierten bien y en qué no.

¡Pues parece perfecto! Pero, ¿quién tiene tiempo para cumplir con su ajetreado horario y a la vez evaluarlo? Por fortuna, algunos recursos pueden facilitar mucho el registro de seguimiento del tiempo.

En primer lugar, tenemos RescueTime. Es un programa que controla lo que hacen todo el día en la computadora. Si lo usan, podrán identificar los sitios web y las aplicaciones que les quitan tiempo a lo largo del día. RescueTime les ayudará a bloquear el acceso a ellos. ¡Problema resuelto!

RescueTime es un medio muy eficaz para revisar la productividad. Pero, ¿y si también quieren vigilar la salud?

Una excelente manera de hacerlo es volver a lo esencial con un diario de papel a la vieja usanza. Anoten en el diario todo lo que comen durante el día. Además de eso, consigan un podómetro u otro reloj inteligente para contar todos los pasos que dan y hagan el esfuerzo de pesarse todos los días. Puede parecer mucho trabajo, pero, mientras más registren a diario sobre su salud, más rápido podrán mejorarla.

Una vez que tengan su vida bajo control y sepan en qué están invirtiendo el tiempo sabiamente y en qué lo están perdiendo, es hora de optimizarla. Pero, ¿cómo lo hacen? ¿Cómo crean una rutina diaria que funcione? Pues deben pensar en ella como una optimización de procesos. Si buscan un modelo para seguir, observen a IKEA. Cada producto de IKEA, desde una mesita de café hasta una lámpara geométrica, viene con un manual optimizado de instrucciones de armado. Las instrucciones se han reducido a su esencia: unos cuantos pasos fáciles de seguir, sin necesidad de texto explicativo.

Enfoquen su vida como IKEA optimiza sus manuales. Independientemente de la tarea, desde redactar correos electrónicos hasta organizar reuniones, deben minimizar las complicaciones y seguir el menor número de pasos posible.

Creen un cerebro externo para ahorrar espacio valioso en el propio.

A todos nos gusta realizar múltiples tareas con una memoria brillante. Pero es algo difícil. De hecho, la mayoría no tenemos suficiente espacio en la mente para organizar toda la información que debemos recordar. Lo que todos necesitamos es un cerebro extra. Pero eso es imposible, ¿verdad?

¡No! No es imposible en absoluto. Todo el mundo puede disponer de un cerebro extra.

Han aparecido varias herramientas nuevas para ayudarnos a recordar todas las fechas y demás datos que debemos tener en cuenta. Evernote, por ejemplo, es una aplicación para hacer toda clase de apuntes: notas, pinturas, dibujos o información de internet. Además, es gratuita y no tiene límite de almacenamiento. Hasta ahora, el autor tiene unas 4000 notas en su Evernote.

Pueden pensar en la aplicación simplemente como una copia de respaldo del cerebro. Los neurocientíficos han mostrado incluso que Evernote organiza la información de modo muy parecido a como lo hace el cerebro humano, asociando los pensamientos semejantes en complejas redes interconectadas.

Otra táctica para mantenerse al tanto de todas sus tareas es encontrando un asistente virtual personal. Hoy pueden contratar a una o más personas, y delegarles tareas en línea. En general, hay dos clases de asistentes virtuales: a pedido y especializados.

Un servicio de asistente a pedido consta de un conjunto de asistentes. Supongamos que tienen un trabajo pendiente, como revisar un documento o mejorar una presentación de PowerPoint. Cualquier persona del conjunto que esté desocupada lo puede hacer. Por 25 dólares al mes, una empresa llamada Fancy Hands les permite obtener asistencia para un máximo de cinco tareas. Por 95 dólares, pueden solicitar asistencia para un número ilimitado de tareas al mes.

Por su parte, los asistentes especializados hacen personalmente todas las tareas. Esto implica que la relación es más estrecha.; Llegarán a conocerse y, con el tiempo, se ocuparán de tareas más difíciles. Por solo unos 200 dólares mensuales, Chatterboss les asigna un asistente especializado durante varias horas al mes.

¿Por qué no les echan un vistazo y empiezan a ahorrarse tiempo y espacio mental?

Personalicen para ahorrar tiempo… ¡Y dinero!

Supongamos que tienen una gran idea para la estantería de dormitorio que mejor se adapta a sus necesidades. Saben que tendrán que hacerla ustedes mismos, lo que supone comprar los materiales, pedir herramientas prestadas y dedicar horas a la preparación y limpieza. Parece un proyecto enorme. Desean que existiera una manera más fácil y menos costosa de realizarlo.

Pues la hay: la impresión 3D.

Esta innovación les permite crear productos personalizados de su propia invención.

Un ejemplo es Shapeways. Es un sitio en el que ustedes pueden subir un modelo para impresión 3D y Shapeways se encarga de imprimirlo.

Por ejemplo, cuando el autor quería crear un soporte personalizado para fijar su Mac Mini a la pared, hizo un simple bosquejo de la idea y por medio de la plataforma de subcontratación en línea Fiverr encontró a alguien que hizo un modelo 3D del soporte. Meisel envió el modelo a Shapeways y, una semana después, el soporte terminado lo esperaba en su buzón.

Si esto les parece un éxito rotundo, todavía hay más. A través de la plataforma de comercio electrónico de Shapeways, Meisel vendió su soporte para Mac Mini. Ganó 400 dólares vendiendo seis piezas.

Pero eso no es todo. La personalización no solo les ahorra dinero y genera ganancias, sino que les deja más tiempo libre.

Otro sitio para tener en cuenta es Vitamins on Demand. Es un servicio que consigue todos los medicamentos y complementos que necesitan y los organiza en paquetes separados para cada día. Significa que pueden dejar de llevar en la maleta de vacaciones los frascos de píldoras y no tener que preocuparse por llevar todas las que deben tomar. Lejos de eso, solo tomen el número de paquetes que necesitan y salgan de vacaciones.

¿Quieren otro ejemplo? Piensen en lo difícil que es dar con un traje que les quede a la medida. Si quieren reducir a la mitad el tiempo que les lleva la búsqueda, suscríbanse a Indochino. Esta empresa produce trajes a medida, los guía en el proceso de medición para que puedan usar las medidas una y otra vez para conseguir trajes que les queden perfectamente.

Tomen las riendas de su semana laboral.

Cuando Tim Ferriss publicó el éxito de ventas La semana laboral de 4 horas, todo el mundo sabía que el título era exagerado: no se puede ni escribir un libro si se trabaja solo cuatro horas a la semana. Aun así, La semana laboral de 4 horas plantea algo importante: tienen que hacer propia su semana laboral y decidir qué hacer y cuándo.

El primer paso para ser dueño de su semana laboral es determinar en qué horas del día tienen mejor rendimiento. Saber esto los volverá automáticamente más eficientes. Hay quienes prefieren trabajar de noche, mientras que otros rinden más por la mañana. A algunos les gusta trabajar un poco cada día y a otros, comprimir muchas tareas en lapsos más breves.

Todo el mundo trabaja distinto, así que determinen qué les resulta más cómodo y procuren trabajar en esos momentos.

También es importante identificar lo que disminuye su ritmo de trabajo. A menudo, se trata de factores externos, como un proveedor que siempre se retrasa o clientes indecisos, por ejemplo.

En tales casos, la solución es reducir el tiempo de interacción con los clientes. Reducir el tiempo de interacción con clientes externos hará más eficientes tanto sus jornadas como las de ellos. Quizás ellos se lo agradezcan después.

Hay otra parte de la jornada que les quita tiempo: programar reuniones. ¿El procedimiento normal para organizar una reunión les lleva, en promedio, el intercambio de siete correos electrónicos? Desde luego, son demasiados. Por suerte, aplicaciones como Calendly pueden ayudarles a automatizar al instante la programación de reuniones.

La aplicación les permite hacer público su calendario, de manera que ustedes y sus colaboradores identifiquen horas de reunión que les convengan a todos los participantes. Fácil y eficiente.

Los recados se van sumando, así que ¡elimínenlos!

Si supieran cuánto tiempo dedican a hacer recados cada mes, se asustarían. Pero, rara vez, pensamos de esa forma en los recados. Una ida a la tienda de la esquina por papel higiénico o jabón para los platos no es gran cosa, ¿verdad?

Pero estos recados se van sumando y pueden llevarse una enorme parte de su jornada. De manera que, si quieren más productividad, ¡eliminen los recados!

¿Cómo empezar?

Una excelente manera es suscribirse a un servicio de entrega a domicilio. El servicio Subscribe & Save de Amazon, por ejemplo, entrega a domicilio, con intervalos regulares, artículos de primera necesidad como papel higiénico, maquinillas de afeitar, champú y detergente para ropa.

Supongamos que ustedes consumen dos tubos de pasta de dientes al mes. Programen, entonces, que les entreguen los dos tubos a fin de mes y nunca

vuelvan a perder el tiempo comprando pasta de dientes.

Aunque los principales artículos de primera necesidad en que pensamos son papel higiénico y pasta de dientes, hay muchos otros que se pueden pedir a domicilio. Por ejemplo, yo pedí a Subscribe & Save que me envíen pilas de 9 voltios cada seis meses y así me aseguro de que mis detectores de humo siempre funcionen.

Sin embargo, hay otros recados que no se pueden automatizar. Son los que nos toman por sorpresa, los que nos obligan a ir corriendo por ellos antes de que sea tarde. Pues, gracias a la subcontratación, tampoco tienen que perder tiempo en ellos.

TaskRabbit ofrece un buen servicio de subcontratación en línea para esas pequeñas tareas imprevisibles: una salida para comprar comestibles, por ejemplo, o para reparar la computadora o el auto.

El siguiente es un ejemplo de cómo el autor usó este servicio:

Su sobrino, que vive en Los Ángeles, quería un tobogán para su segundo cumpleaños. Como Meisel vive en Nueva York, acudió a TaskRabbit, que contrató a una persona en Los Ángeles para comprar el tobogán en IKEA de Long Beach, llevarlo a casa de los padres del sobrino y ensamblarlo. Fue un regalo en verdad inolvidable.

Si quieres disfrutar de todas las ideas principales del libro Less Doing, More Living de Ari Meisel, ¡no esperes más! Haz clic en el siguiente link para acceder al resumen completo.

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