Kündigung schreiben: Tipps und Formulierungen
Kündigung schreiben: Tipps und Formulierungen
Egal, ob Sie unzufrieden mit der Jobsituation sind oder Ihnen ein konkretes Jobangebot bei einem anderen Unternehmen vorliegt: Wenn Sie Ihre Festanstellung beenden wollen, müssen Sie als Arbeitnehmer eine Kündigung schreiben und beim Arbeitgeber einreichen.
Und damit diese auch wirklich greift, müssen Sie verschiedene Faktoren wie etwa die Form und das Eingangsdatum beziehungsweise die Frist berücksichtigen. Ein kleiner Patzer, schon ist die Kündigung nicht rechtens. Auf was Sie alles achten müssen, erklären wir in diesem kurzen Ratgeber Punkt für Punkt.
Als Arbeitnehmer eine Kündigung einzureichen, besiegelt das Ende einer Festanstellung bei einem Unternehmen. Damit das offizielle Schreiben auch gültig ist, muss es nicht nur in Papierform übergeben beziehungsweise eingesendet werden.
Es gibt auch bestimmte Formulierungen sowie verschiedene Faktoren hinsichtlich der Form des Schreibens, die Sie unbedingt beachten müssen. Haben Sie das alles auf dem Zettel, ist eine Kündigung aber schnell korrekt verfasst.
Aufbau und Form eines Kündigungsschreibens
Ein Zweizeiler per Mail reicht nicht aus, das schon mal vorweg. Stattdessen müssen Sie einen richtigen, offiziellen Kündigungsbrief aufsetzen.
Und auch wenn dieser kurz und knapp formuliert ist, müssen doch einige Formulierungen aufgenommen werden, damit Sie juristisch auf der sicheren Seite sind. Regel Nummer eins dabei: Kommen Sie auf den Punkt, formulieren Sie präzise ohne persönliche Note.
Ein Kündigungsschreiben ist eine reine Formsache und mit zwei, drei Sätzen schnell geschrieben. Verzichten Sie dabei auf Ausschmückungen, Gründe, Füllwörter, Nettigkeiten, Konjunktive und Erklärungen. Setzen Sie die rechtlich wichtigen Details und die gängigen Höflichkeits- und Grußformeln ein, fertig ist das Schreiben.
Wichtig zu wissen: Unterzeichnet wird eine Kündigung immer eigenhändig, sprich handschriftlich und mit vollem Namen. Setzen Sie stattdessen aber eine eingescannte Unterschrift oder Ihren getippten Namen unter das Schreiben, dann ist die Kündigung tatsächlich nicht rechtsgültig.
Achten Sie unbedingt auf diese Form-Vorgabe, nur so ist die Kündigung wasserdicht. Ignorieren Sie Vorgaben wie diese, muss Ihr Arbeitgeber die Kündigung nicht akzeptieren.
Bleiben Sie sachlich
Angaben zu den Gründen Ihrer Kündigung geben Sie im Kündigungsschreiben nicht an. Um nicht zu sagen: Vorwürfe sind absolut fehl am Platz in einem Kündigungsschreiben. Das Schreiben ist nicht dazu da, mit Vorgesetzten oder dem Unternehmen abzurechnen.
Bleiben Sie professionell und halten Sie sich an die gängigen Formulierungen. Entsprechend schnell können Sie auch Ihre Kündigung schreiben und zum nächsten Punkt der Tagesordnung übergehen.
Ansprache im Kündigungsschreiben
Es mag sich für manchen etwas falsch oder zumindest ungewohnt anfühlen: Aber selbst wenn in Ihrem Team, Ihrer Abteilung oder sogar im ganzen Unternehmen das Du als Ansprache vorherrscht, wird in einem Kündigungsschreiben generell gesiezt.
Wählen Sie die formelle Ansprache mit der Anrede „sehr geehrter/sehr geehrte“ und siezen Sie im Anschreiben.
Kündigung schreiben: Die wichtigsten Inhalte im Überblick
Damit Ihnen kein Detail beim Schreiben der Kündigung entgeht, haben wir für Sie alle wichtigen Punkte in einer Checkliste verpackt:
Checkliste Kündigungsschreiben
- In Papierform einsenden
- Ordentlicher Briefkopf samt Adressat und Absender
- Beide Vertragspartner müssen namentlich samt Adresse aufgeführt werden
- Ggf. Ihre Personalnummer
- Datum, um fristgerechte Kündigung zu belegen
- Kündigung als Betreffzeile wählen
- Formulierung „fristgerecht“: “Hiermit kündige ich fristgerecht zum…”
- Bitte um qualifiziertes Arbeitszeugnis
- Höflich ist eine Danksagung
- Grußformel samt eigenhändige Unterschrift
Kündigung schreiben: Zählen Fax und E-Mail?
Hier ist das Arbeitsrecht nach §623 BGB eindeutig: Sie müssen die Kündigung in Briefform einreichen. Eine E-Mail, ein Fax, eine SMS oder gar eine mündliche Kündigung sind nicht ausreichend.
Adressat finden: An wen geht das Kündigungsschreiben?
Adressieren Sie Ihre Kündigung an Ihren Vorgesetzten oder ggf. auch an den Personalverantwortlichen. Führen Sie den Adressaten namentlich im Briefkopf und in der Anrede auf. Sind Sie sich unsicher, wer der richtige Adressat für das Schreiben ist, erkundigen Sie sich am besten mit einem kurzen Anruf in der Personalabteilung nach dem richtigen Ansprechpartner.
Kündigung schreiben: Tipps zum Schluss
Last but not least gilt für Ihr Kündigungsschreiben wie für sämtliche andere berufliche Korrespondenz: Vermeiden Sie Rechtschreib- und Flüchtigkeitsfehler. Lesen Sie das Schreiben vor dem Ausdrucken oder Unterschreiben noch einmal Satz für Satz durch.
Achten Sie dabei auch noch einmal auf die Daten sowie die korrekte Schreibweise des Adressaten.
Beispiel-Kündigungen: So können Sie das Schreiben formulieren
Auch wenn es relativ viel zu bedenken gibt, ist eine Kündigung schnell formuliert. Diese Muster können Sie angepasst und ergänzt um den Briefkopf und das Datum für Ihr Kündigungsschreiben übernehmen.
Variante Nummer 3 ist etwas ausführlicher, wenn Sie sich ausnahmsweise doch mit einer besonders höflich formulierten Kündigung von einem langjährigen Arbeitgeber trennen wollen, um zum Beispiel neue Wege zu gehen.
Beispiel 1: Kündigung mit Datum
Kündigung des Arbeitsvertrags
[Ihr Vorname Name]
[Straße]
[PLZ] [Ort]
[Unternehmen]
[Vorname Name des Vorgesetzten]
[Straße]
[PLZ] [Ort]
[Datum des Schreibens]
Betreff: Kündigung meines Arbeitsvertrags vom [Datum] zum [Datum]
Sehr geehrte/sehr geehrter Frau/Herr [Vorname Name des Vorgesetzten],
hiermit kündige ich fristgerecht zum [Datum]. Bitte bestätigen Sie den Erhalt meiner Kündigung schriftlich. Zudem möchte ich Sie um ein qualifiziertes Arbeitszeugnis bitten.
Ich möchte mich für die gute Zusammenarbeit in den vergangenen Jahren bedanken und wünsche Ihnen für die Zukunft alles Gute.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihre handschriftliche Unterschrift]
Beispiel 2: Kündigung ohne Datum
Kündigung des Arbeitsvertrags
[Ihr Vorname Name]
[Straße]
[PLZ] [Ort]
[Unternehmen]
[Vorname Name des Vorgesetzten]
[Straße]
[PLZ] [Ort]
[Datum des Schreibens]
Betreff: Kündigung meines Arbeitsvertrags vom [Datum]
Sehr geehrte/sehr geehrter Frau/Herr [Vorname Name des Vorgesetzten],
hiermit kündige ich ordentlich und fristgerecht zum nächstmöglichen Zeitpunkt. Bitte bestätigen Sie den Erhalt meiner Kündigung schriftlich. Zudem möchte ich Sie um ein qualifiziertes Arbeitszeugnis bitten.
Ich möchte mich für die gute Zusammenarbeit in den vergangenen Jahren bedanken und wünsche Ihnen für die Zukunft alles Gute.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihre handschriftliche Unterschrift]
Beispiel 3: Kündigung ausführlich
Kündigung des Arbeitsvertrags
[Ihr Vorname Name]
[Straße]
[PLZ] [Ort]
[Unternehmen]
[Vorname Name des Vorgesetzten]
[Straße]
[PLZ] [Ort]
[Datum des Schreibens]
Betreff: Kündigung meines Arbeitsvertrags vom [Datum]
Sehr geehrte/sehr geehrter Frau/Herr [Vorname Name des Vorgesetzten],
hiermit kündige ich ordentlich und fristgerecht zum nächstmöglichen Zeitpunkt. Bitte bestätigen Sie den Erhalt meiner Kündigung schriftlich. Zudem möchte ich Sie um ein qualifiziertes Arbeitszeugnis bitten. Vielen Dank!
Ich möchte mich für die gute Zusammenarbeit in den vergangenen Jahren herzlich bedanken. Ich habe in den vergangenen [Anzahl der Jahre im Unternehmen] Jahren in Ihrem Unternehmen viel gelernt und möchte mich für Ihre Unterstützung und das gute Miteinander bedanken.
Für die Zukunft wünsche ich Ihnen und dem Unternehmen von Herzen alles Gute.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihre handschriftliche Unterschrift]
Kündigung schreiben: Tipps rund um Frist und Zustellung
Die Angabe des aktuellen Datums auf dem Kündigungsschreiben ist relevant, denn für eine ordentliche Kündigung gilt: Sie müssen sich an Ihre Kündigungsfrist halten. In der Regel beträgt diese vier Wochen zum 15. eines Monats oder zum Monatsende.
Ein Blick in Ihren Arbeitsvertrag sorgt für Klarheit, welche Frist für Sie gilt.
Sind Sie noch in der Probezeit, dann weicht die Frist von dieser ab. Hier gilt eine verkürzte Kündigungsfrist, damit Sie und Ihr Arbeitgeber sich in den ersten Monaten erstmal beschnuppern und gegebenenfalls auch schnell wieder neu orientieren können.
Während der Probezeit, die in der Regel sechs Monate beträgt, gilt meistens eine Kündigungsfrist von nur zwei Wochen.
Kündigungsschreiben zustellen: So funktioniert es richtig
Per Post oder persönlich übergeben? Grundsätzlich ist es ratsam, eine Kündigung persönlich an den Vorgesetzten zu übergeben. So können Sie bei der Abgabe gleichzeitig noch die Gründe für Ihre Entscheidung erklären und im Guten einen Schlussstrich unter Ihre Zeit im Unternehmen setzen.
Damit alles seine Ordnung hat, bitten Sie Ihren Ansprechpartner auch hier um eine schriftliche Bestätigung über den fristgerechten Erhalt der Kündigung. Auch Zeugen der Übergabe wie etwa die Personalabteilung oder der Betriebsrat können in diesem Fall die Übergabe bestätigen.
Entscheiden Sie sich für eine Zustellung per Post, wählen Sie am besten das Einschreiben mit Rückschein als Versandart. So können Sie sichergehen, dass Ihr Schreiben fristgerecht beim Absender landet und haben zugleich eine dokumentierte zeitliche Übergabe der Kündigung.
Wichtig ist: Der Tag der Zustellung beziehungsweise der Übergabe des Schreibens gilt hinsichtlich der Frist, nicht der Tag, an dem Sie die Kündigung geschrieben haben. Erst mit Zustellung oder Übergabe ist die Kündigung rechtskräftig.
Sie haben es sich anders überlegt?
Eine mündliche Kündigung ist im Affekt schnell ausgesprochen, sie hat aber zum Glück auch keine Relevanz hinsichtlich Gültigkeit. Anders ist dies bei einer schriftlichen Kündigung.
Ist sie formell fehlerfrei und fristgerecht abgegeben, gilt sie. Punkt. Sie dann rückgängig zu machen, kann sich kompliziert gestalten. In diesem Fall müssen Sie Ihre Kündigung schriftlich widerrufen und mit Ihrem Vorgesetzten eine Vereinbarung treffen.
Sprich: Sie widerrufen Ihre Kündigung schriftlich und bitten darum, dass Ihr Arbeitsverhältnis nach den geltenden Bedingungen fortgesetzt wird.
Aber: Während eine Kündigung einseitig ausgesprochen wird und gilt, brauchen Sie bei einem Widerruf der Kündigung das schriftliche Einverständnis. Ihr Vorgesetzter muss die Rücknahme schriftlich bestätigen, kann diese jedoch auch ablehnen.
Daher gilt: Aus Frust, Wut oder Enttäuschung über Vorgesetzte oder Kollegen eine schriftliche Kündigung einzureichen, ist keine gute Idee. Emotionen können in diesem Fall schlechte Ratgeber sein. Am besten formulieren und reichen Sie ein Kündigungsschreiben immer mit klarem Kopf und wohl überlegt ein.
