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Empfehlungsschreiben: Muster und Tipps für den Inhalt

Als Referenz zählten Empfehlungsschreiben doppelt. Erfahren Sie, warum Empfehlungsschreiben immer beliebter werden und auf was zu achten ist. Plus: Muster.
von Charlotte Zink | 05.01.2023

Empfehlungsschreiben: Muster und Tipps für die Umsetzung

Während sie im englischsprachigen Raum als „Letter of Recommendations“ längst Usus sind, werden Empfehlungsschreiben hierzulande seltener nachgefragt. Die Tendenz ist aber steigend.

Umso größer ist auch die Unsicherheit, was genau in das Schreiben hineingehört. Wir verraten, wann ein Empfehlungsschreiben verlangt wird – Muster und Tipps für Aufbau und Inhalt inklusive.

Was genau steckt hinter einem Empfehlungsschreiben?

Vom Praktikumsplatz bis hoch hinaus in der Chefetage: Das Empfehlungsschreiben kann in verschiedenen Zusammenhängen im Rahmen einer Bewerbung angefragt werden. Das Schreiben ersetzt oder ergänzt dann die klassischen Arbeitszeugnisse.

Sinn und Zweck hinter dem Dokument: Der Fürsprecher empfiehlt Sie für die Stelle, auf die Sie sich bewerben. Er bestätigt Ihre Fähigkeiten und Kenntnisse, die zum Beispiel aus dem Lebenslauf heraus ersichtlich sind.

Und das hat Wirkung, denn mit dieser Beurteilung bürgt der Referenzgeber für Ihre Fähigkeiten und persönlichen Stärken. Und noch wichtiger: Ihr Fürsprecher empfiehlt Sie mit diesem Schreiben freiwillig.

Denn: Im Gegensatz zum Arbeitszeugnis ist ein Arbeitgeber nicht gesetzlich verpflichtet, ein solches Empfehlungsschreiben für ehemals Angestellte oder Beschäftigte aufzusetzen. Das als Hintergrund wertet die Empfehlung auf und macht sie noch glaubwürdiger.

Wann werden Empfehlungsschreiben verlangt?

Im Grunde genommen können Sie Ihre Bewerbungsunterlagen selbstständig um das Dokument ergänzen, indem Sie zum Beispiel ein Arbeitszeugnis bei einem früheren Arbeitgeber durch ein Empfehlungsschreiben ersetzen.

Es gibt aber auch Jobausschreibungen beziehungsweise Situationen, in denen Empfehlungsschreiben verlangt werden oder schlichtweg keine Arbeitszeugnisse vorhanden sind. In Fällen wie diesen ist eine Empfehlung die perfekte Referenz. Die folgenden Anlässe können ein Empfehlungsschreiben voraussetzen:

  • Wenn Berufsanfängern noch keine Arbeitszeugnisse vorliegen, z. B. Bewerbungen für ein Praktikum oder einen Ausbildungsplatz.
  • Für Bewerber an Hochschulen und Universitäten, z. B. bei Zulassung für Master-Abschluss nach Bachelor, Auslandssemester, Promotion
  • Für Freiberufler: Hier können Empfehlungsschreiben ein Arbeitszeugnis ersetzen, wenn zum Beispiel ein größeres Projekt erfolgreich abgeschlossen wurde.
  • Für Führungskräfte: Umso größer die Verantwortung, desto mehr Referenzen werden gefordert. Viele Arbeitgeber sichern sich mit Empfehlungsschreiben ab, ehe zum Beispiel Positionen im Management neu besetzt werden.

Was unterscheidet das Empfehlungsschreiben vom Referenzschreiben?

Ähnlich einem Arbeitszeugnis ist ein Referenzschreiben nicht an einen potentiellen Arbeitgeber adressiert und auch nicht auf eine bestimmte ausgeschriebene Position zugeschnitten. Es ist eher allgemein formuliert und bezieht sich größtenteils auf ausgeübte Tätigkeiten und berufliche Qualifikationen der Person.

Hat Ihnen ein ehemaliger Arbeitgeber oder Vorgesetzter solch ein Referenzschreiben ausgehändigt, können Sie dies wie ein Arbeitszeugnis Ihren Bewerbungen anhängen, solange die Referenz zu Ihrer Tätigkeit passt. 

Ganz anders funktioniert das Empfehlungsschreiben: Es ist viel persönlicher, eventuell auch emotionaler, formuliert und auf eine spezielle ausgeschriebene Position, auf die Sie sich bewerben, zugeschnitten. Aus diesem Grund ist das Empfehlungsschreiben auch namentlich adressiert und kann nur dieses eine Mal als Referenz verwendet werden und Ihre Bewerbungsunterlagen vervollständigen. Das aber mit doppelter Wirkung, denn das Dokument mit persönlicher Einschätzung des Mentors wird in der Regel von Personalverantwortlichen etwas höher bewertet als z. B.  ein Referenzschreiben.

Empfehlungsschreiben: Was hinein gehört

Das Schreiben ähnelt formal dem klassischen Arbeitszeugnis und enthält Briefkopf, Betreffzeile, Absender und Unterschrift. Auch der Aufbau ist übersichtlich und besteht aus diesen 5 Bausteinen:

  1. Einleitung: Kurzer, einleitender Part, in dem der Absender sich samt Unternehmen und Position vorstellt mit Bezug auf die Person, die empfohlen wird.
  2. Kenntnisse und Erfahrungen: Übersicht über die wichtigsten Stärken der Person sowie Fähigkeiten im Job/Studium. Welche Projekte konnten durch die Person vorangetrieben werden? Wo konnte die Person unterstützen und welche Verantwortungen hat sie übernommen?
  3. Persönliches: Welche Eigenschaften der Person sind positiv aufgefallen? Hier ist Platz für ein paar persönliche Worte.
  4. Zusammenfassung: Im letzten Absatz wird die Empfehlung für die ausgeschriebene Position ausgesprochen. Warum passt die Person zu der ausgeschriebenen Stelle?
  5. Kontaktangaben: Das unterschriebene Dokument wird um Kontaktmöglichkeiten ergänzt, unter denen der Ansprechpartner erreichbar ist. Per Telefon oder E-Mail können nachträglich Fragen zum Bewerber geklärt werden.

Tipp für den Inhalt des Schreibens:

Damit das Empfehlungsschreiben nicht nur zur Jobbeschreibung, sondern auch zu den Bewerbungsunterlagen passt, ist es empfehlenswert, die Formulierungen mit sowohl der Stellenanzeige als auch dem Lebenslauf des Kandidaten abzugleichen.

So können Sie sicherstellen, dass die richtigen Schlüsselwörter, beziehungsweise wichtige berufliche Erfahrungen, Kenntnisse und Eigenschaften, im Empfehlungsschreiben aufgeführt werden.

Empfehlungsschreiben: Muster für Ihre Referenz

Unsicher, wie ein Empfehlungsschreiben aussehen kann? Wir haben zwei Beispiele formuliert.

Beispiel 1: Empfehlungsschreiben

Empfehlung

[Vorname Name des Referenzgebers]

[Unternehmen]

[Straße]

[PLZ] [ORT]

[Unternehmen]

[Vorname Name des Personalverantwortlichen]

[Straße]

[PLZ] [Ort]

[Datum des Schreibens]

Betreff: Empfehlungsschreiben für [Vorname Name]

Sehr geehrte/sehr geehrter Frau/Herr [Vorname Name des/der Personalverantwortlichen],

als ihr/sein langjähriger Vorgesetzter möchte ich Frau/Herr [Vorname Name] wärmstens für die Position als [Bezeichnung der ausgeschriebenen Stelle] in Ihrem Unternehmen weiterempfehlen.

Mein Name ist [Vorname Name] und ich bin seit [Datum] [Bezeichnung der Position] im Unternehmen [Unternehmensname] tätig. In meiner langjährigen Berufserfahrung habe ich mit vielen [Berufsbezeichnung] und auch [Berufsbezeichnung] zusammengearbeitet. [Vorname Name] sticht hier deutlich hervor und ich bedaure, dass sie/er sich dazu entschlossen hat, unser Unternehmen zu verlassen, um eine neue berufliche Herausforderung zu suchen. 

[Vorname Name] hat in der Zeit von [Datum] bis [Datum] in der Position als [Position] für unser Unternehmen gearbeitet und nicht nur durch ihre/seine Verlässlichkeit und Professionalität überzeugt, sondern vor allen Dingen auch durch ihre/seine Kenntnisse in den Bereichen [Kenntnisse] , [Kenntnisse] und [Kenntnisse]. Seine/ihre fachliche Kompetenz hat mich bereits bei unserem ersten Treffen überzeugt. In all den Jahren unserer Zusammenarbeit hat er/sie mir aber immer wieder mit Neugier und der Bereitschaft imponiert, sich in jedes neue Thema einzuarbeiten, um Probleme zu lösen und neue Techniken anzuwenden.

Auch bei den Kollegen und Kolleginnen in unserer Abteilung genießt [Vorname Name] bis heute einen hervorragenden Ruf. Dass unsere Abteilung in den vergangenen [Anzahl Jahre] Jahren wettbewerbsfähiger geworden ist, verdanken wir vor allen Dingen [Vorname Name].

Ich halte [Vorname Name]  für die in Ihrem Team ausgeschriebene Position als [Bezeichnung der Position] für bestens geeignet.

Falls Sie noch Fragen haben, stehe ich Ihnen gern für Rückfragen zur Verfügung. Meine Kontaktdaten finden Sie unten.

Mit freundlichen Grüßen

[Handschriftliche Unterschrift Referenzgeber]

Beispiel 2: Empfehlungsschreiben

Empfehlung

[Vorname Name des Referenzgebers]

[Unternehmen]

[Straße]

[PLZ] [ORT]

[Unternehmen]

[Vorname Name des Personalverantwortlichen]

[Straße]

[PLZ] [Ort]

[Datum des Schreibens]

Meine Empfehlung für [Vorname Name]

Sehr geehrte/sehr geehrter Frau/Herr [Vorname Name des/der Personalverantwortlichen],

Frau/Herr [Vorname Name] hat sich nach einer langjährigen Zeit und hervorragender Arbeit in meinem Team entschlossen, eine neue berufliche Herausforderung zu suchen. Als ihr/sein langjähriger Vorgesetzter im Unternehmen [Unternehmensname] bedaure ich diesen Schritt sehr, möchte Frau/Herr [Vorname Name] dennoch für die Position als [Bezeichnung der ausgeschriebenen Stelle] in Ihrem Unternehmen weiterempfehlen, und zwar wärmstens.

Neben ihrer/seiner fachlichen Kompetenz und der langjährigen Berufserfahrung hat [Vorname Name] noch vieles mehr ins Team und die ganze Abteilung gebracht. Es war immer eine große Freude, mit ihr/ihm zusammenzuarbeiten, dank ihrer/seiner enorm positiven Einstellung und dem Eifer, jedes Problem zu lösen. Ihr/sein Enthusiasmus, Teamgeist und ihre/seine Verlässlichkeit wurden von uns allen sehr geschätzt. In all den Jahren der Zusammenarbeit gab es keine Deadline, die sein/ihr Team verpasst hat – gerade auch weil sie/er durch fachliche Kompetenz, die richtige Portion Neugier und Kreativität stets eine Lösung gefunden hat.

Aus all diesen Gründen halte ihn/sie für die in Ihrem Team ausgeschriebene Position als [Bezeichnung der Position] für bestens geeignet.

Falls Sie noch Fragen haben, stehe ich Ihnen gern für Rückfragen zur Verfügung. Meine Telefonnummer lautet [Telefonnummer].

Mit freundlichen Grüßen

[Handschriftliche Unterschrift Referenzgeber]

Formale Anforderungen an das Empfehlungsschreiben

Zu guter Letzt noch 5 Tipps für das Aufsetzen und Schreiben des Dokuments:

  1. Das Empfehlungsschreiben muss mit Firmenbriefkopf digital erstellt bzw. ausgedruckt werden.
  2. Die Länge des Dokuments sollte etwa einer DIN-A4 Seite entsprechen.
  3. Das Dokument sollte weder Rechtschreibungs- noch Flüchtigkeitsfehler enthalten.
  4. Abgedroschene Floskeln wie in einem Arbeitszeugnis sind im Empfehlungsschreiben nicht üblich.
  5. Zu viele Superlative wirken nicht glaubwürdig.
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