El principio del 80/20 de Richard Koch, resumen del libro
En este resumen del popular libro El principio del 80/20 de Richard Koch te presentamos las ideas principales de este clásico best-seller.
Sinopsis
El principio del 80/20 (1997) fue nombrado como uno de los 25 mejores libros de negocios del siglo XX por GQ. Este libro explica el principio del 80/20, que establece que el 80 % de los resultados se obtiene con solo el 20 % del esfuerzo. Este fenómeno afecta en gran medida todos los aspectos de la vida, ya que ayuda a identificar los factores más importantes de cada situación.
¿A quién está dirigido?
- Toda persona que quiera obtener mejores resultados sin dedicar más tiempo.
- Toda persona que quiera tener más tiempo libre y llevar una vida más feliz.
- Toda persona que quiera aumentar la rentabilidad de su negocio.
Acerca del autor
Richard Koch es exasesor de administración que se jubiló en 1990 para dedicarse a escribir. Ha escrito 18 libros, incluidos The Power Laws, Viviendo el principio del 80/20 y Superconnect. Además, aplica el principio del 80/20 con éxito en su vida personal.
¿Qué beneficio ofrece? Aprender a sacar el máximo provecho de su tiempo.
En este mundo tan frenético, muchos de nosotros debemos lidiar con listas diarias de tareas por hacer que resultan imposibles de cumplir. Muchas veces, llegamos al trabajo con la determinación de completar rápidamente la primera tarea de la lista, pero nos encontramos que han aparecido dos tareas nuevas.
Del mismo modo, las empresas enfrentan muchas dificultades al tratar de servir a varios mercados con inmensas cantidades de productos diferentes y terminan haciendo malabarismos con todos ellos como payasos de circo.
En este entorno caótico, es más importante que nunca saber qué es verdaderamente imprescindible.
Es por ello que resulta fundamental entender el principio del 80/20 que, aunque puede parecer simple, es sumamente eficaz. Este desequilibrio aparentemente universal entre el esfuerzo y la recompensa los ayudará a usar su tiempo en el trabajo de manera más eficaz.
Por si fuera poco, se demostró que el principio ayuda a las empresas a alcanzar el éxito de forma algo contradictoria: sin hacer más, sino haciendo menos.
Por último, pueden incluso aplicar el principio a su vida personal para tener mayor felicidad y satisfacción en sus relaciones con los demás. Solo necesitan adoptar la mentalidad del 80/20 adecuada y estos blinks les mostrarán cómo hacerlo.
Por lo general, la mayor parte de los resultados (rendimiento) se obtienen con solo una pequeña parte del trabajo (aporte).
¿Alguna vez han recapacitado sobre un proyecto en el que trabajaron y descubrieron que la mayor parte del trabajo se hizo justo antes de la fecha límite final? Quizás en un par de días en los que ya casi no tenían tiempo lograron más que en todas las semanas anteriores juntas.
De hecho, se pueden observar desequilibrios similares entre el esfuerzo y la recompensa en una variedad de entornos diferentes.
Por ejemplo, muchas empresas han descubierto que el 20 % de su gama de productos representa, en realidad, el 80 % de sus ganancias.
Del mismo modo, el 20 % de los automovilistas causan el 80 % de los accidentes. La mayoría de los automovilistas manejan con cuidado, mientras que una pequeña minoría es descuidada y genera la mayor parte de los accidentes.
Este fenómeno se conoce como el principio del 80/20: cerca del 80 % de los resultados del trabajo, o del rendimiento, se obtienen con el 20 % del esfuerzo del trabajo o de aportes.
¿Por qué esta relación no está equilibrada? Esto se debe a que no todas las causas tienen el mismo impacto en los resultados. De hecho, las causas se pueden dividir en prácticamente dos categorías: una minoría que tiene un gran impacto en los resultados y una mayoría que tiene solo un pequeño impacto. Esto da como resultado una división 80/20.
Sin embargo, debemos tener en cuenta que el principio del 80/20 es una simplificación y, en realidad, la proporción tiende a diferir; por ejemplo, podría ser 70/30 o 99,9/0,01.
Sin dudas, es posible que los números no siempre sumen cien. Por ejemplo, un estudio de 1997 demostró que de 300 películas solo cuatro (1,3 %) generaron el 80 % de ventas de entradas.
Como pueden observar, las expresiones del principio del 80/20 se pueden encontrar en una variedad de entornos y, como verán más adelante, este es un conocimiento valioso.
Pensar siguiendo el principio del 80/20 no es algo natural para las personas porque esperamos equilibrio y equidad.
Las personas siempre esperamos encontrar un equilibrio en todo.
Pero, de hecho, el equilibrio no es algo natural. El desequilibrio, en cambio, sí lo es.
Veamos un ejemplo del ámbito de la lingüística: Sir Isaac Pitman descubrió que alrededor de 700 palabras comunes constituyen dos tercios de la conversación diaria. Si incluimos las palabras que derivan de estas, esta cifra se eleva al 80 %: menos del 1 % de las palabras en inglés componen más del 80 % de lo que decimos.
Pero, ¿de dónde provienen estos desequilibrios?
De bucles de retroalimentación que multiplican y fortalecen incluso las pequeñas diferencias.
Por ejemplo, si hay varios peces dorados de más o menos el mismo tamaño en el mismo estanque, seguirán creciendo hasta convertirse en peces de tamaños muy diferentes.
¿Por qué?
Porque algunos de los peces son un poco más grandes que otros. Esto les da una pequeña ventaja: logran atrapar más comida y crecen más rápido que los peces más pequeños. A su vez, esto incrementa su ventaja, lo que les permite atrapar aún más comida. Por lo tanto, el ciclo se amplifica con cada bucle y finalmente genera diferencias sustanciales de tamaño.
Pero, si bien esos desequilibrios son naturales, muchas personas los consideran injustos. Un ejemplo es la distribución desigual de los ingresos y la riqueza: si el 20 % de la población posee el 80 % de toda la riqueza, lo llamamos injusticia social.
Esta injusticia percibida surge del hecho de que las personas asumen que el trabajo y la recompensa deberían tener la misma importancia en una relación uno a uno.
Pero, como demuestra con claridad el principio del 80/20, no todo el trabajo genera la misma recompensa.
El principio del 80/20 puede ayudarlos a mejorar su proceso de trabajo para obtener mejores resultados.
Es probable que a esta altura piensen que todo esto está muy bien, pero ¿cómo se puede relacionar el principio del 80/20 con ustedes y su vida cotidiana?
Primero analicemos su vida profesional, ya que la forma en que trabajan actualmente seguro es poco eficiente. Piénselo así: si logran el 80 % de los resultados con solo el 20 % de su esfuerzo, esto significa que el 80 % de su trabajo no es eficiente.
Supongamos lo siguiente: si pudieran eliminar ese tiempo perdido y reemplazarlo con aquello que hacen durante el 20 % eficiente, multiplicarían los resultados de su trabajo.
Por ejemplo, imaginen si pudieran reproducir su eficiencia del último minuto cuando se acerca la fecha límite del proyecto y mantenerla durante todo el proyecto.
De hecho, el uso creativo del principio del 80/20 puede ayudarlos a aumentar la eficiencia porque desviará sus esfuerzos de las tareas que solo tienen un pequeño impacto en sus resultados.
Podrían comenzar examinando y analizando sus procesos de trabajo para determinar qué partes no son eficientes. Es posible que descubran que, por ejemplo, en las primeras fases de un proyecto, pierden el tiempo pensando demasiado y reflexionando sobre cada posible error que podrían cometer. Si se dan cuenta de esto, pueden tratar de dejar de analizar una y otra vez posibles fallas.
Independientemente de los motivos, si los identifican y reorganizan su proceso para evitarlos, pueden aumentar su eficiencia de manera significativa.
Para potenciar las ganancias en los negocios, apliquen el principio del 80/20.
Ahora ya saben cómo aplicar el principio del 80/20 a su propia productividad, pero tal vez se pregunten cómo aplicarlo a una empresa.
De hecho, hay varias formas de hacerlo, pero quizás la más importante sea optimizar la gama de productos de su empresa.
Para hacerlo, primero deben analizar cuáles de sus productos están generando más ganancias. Solo deben clasificar todos sus productos por ganancias y cifras de ventas, y así seguro descubrirán que, mientras que los mejores productos solo representan el 20 % de las ventas, estos generan el 80 % de las ganancias.
Por ejemplo, el autor realizó un estudio en una empresa que fabrica productos electrónicos y halló que los tres productos principales representaban solo el 19,9 % de las ventas totales, pero generaban el tremendo 52,6 % de las ganancias totales.
Cuando hayan identificado la división 80/20 en su empresa, el segundo paso es maximizar y ampliar el potencial de ese 20 % rentable. Prioricen estos productos y enfoquen sus recursos en vender más de ellos.
En la empresa de productos electrónicos, el autor animó a la gerencia a aumentar las ventas de sus mejores productos. Para ello, les dijo a los vendedores que su único objetivo era duplicar las ventas de esos tres productos y que podían ignorar todo lo demás.
Simplifiquen y reduzcan la complejidad de su negocio para tener éxito.
Como todos sabemos, las grandes empresas son, a menudo, muy complejas. Esto significa que los gerentes deben ser expertos en la gestión de la complejidad y, a menudo, incluso disfrutan del desafío y la estimulación intelectual que esta proporciona.
Pero, ¿aceptar o incluso incorporar la complejidad es realmente la mejor manera de convertirse en una empresa exitosa?
La mayoría de las personas cree que el tamaño y una amplia cartera de productos son beneficiosos para una empresa porque, cuantos más productos vende, más ganancias se supone que genera.
Pero, de hecho, la complejidad interna tiene grandes costos ocultos. Una amplia gama de productos requiere, entre otras cosas, una logística más complicada, más formación para los vendedores y mucho más trabajo administrativo que una gama reducida. Estos factores aumentan el costo total de la empresa, incluso más que el beneficio que aportan los productos adicionales.
Por otro lado, la simplificación del negocio reduce los costos. Si reducen y enfocan la gama de productos, todos en la empresa podrán dedicar su atención completa a los pocos productos que se venden. Esto les permite comprender los pocos productos importantes de una manera más detallista que si tuvieran que hacer malabarismos con decenas de ellos. Esto, a su vez, simplifica el trabajo administrativo y también genera economías de escala (beneficios obtenidos al hacer más de lo mismo) en áreas como producción y logística.
Estos beneficios son poderosos. Por ejemplo, según un estudio de 39 empresas medianas, las empresas menos complejas eran las más exitosas. Estas vendían una gama más limitada de productos a menos clientes y también tenían menos proveedores, lo que generó mayores ganancias.
Es evidente que, al simplificar la empresa, pueden reducir los costos y, por lo tanto, aumentar la rentabilidad.
Pueden aplicar el principio del 80/20 a cualquier aspecto de su empresa, desde la negociación hasta la orientación de las iniciativas de marketing.
Ahora ya saben cómo pueden aplicar el principio del 80/20 para reducir su gama de productos y aumentar la rentabilidad. Pero, ¿qué ocurre con todas las demás áreas de la empresa?
Por suerte, el principio del 80/20 es tan versátil que pueden usarlo prácticamente en cualquier área o función de la empresa para aumentar la probabilidad de alcanzar el éxito.
Por ejemplo, las negociaciones son una parte importante de cualquier empresa, ya sea con clientes, proveedores o socios.
Por lo general, en una negociación, las cuestiones que se analizan suelen estar bien preparadas de antemano, pero el problema es que son demasiadas. Un análisis del 80/20 probablemente revelaría que solo algunas de las cuestiones son importantes para su empresa, por lo que deben enfocarse en ganar esas cuestiones en lugar de intentar que todas las cuestiones terminen a su favor.
Otro ejemplo de poner en práctica el principio del 80/20 es orientar las iniciativas de marketing. Si un 20 % de sus clientes genera el 80 % de las ganancias de su empresa, deben enfocarse en identificarlos y convencer a estos clientes a que sigan comprando.
Una vez que hayan identificado a esos clientes, deben ganarse su fidelidad mediante un excelente servicio al cliente. Luego, cuando estén desarrollando nuevos productos o servicios, apunten solo a este 20 %. Esto les permitirá aumentar su participación en el mercado vendiendo solo a estos clientes.
Por ejemplo, consideremos el ejemplo de Nicholas Barsan, uno de los mejores agentes de bienes raíces en los Estados Unidos, que gana más de $1 millón en comisiones personales por año. Más de un tercio de esta cantidad proviene de clientes habituales que revenden sus casas, por lo que su enfoque en mantener felices a sus mejores clientes es una estrategia claramente rentable.
Queda claro que el principio del 80/20 puede aplicarse a prácticamente cualquier empresa.
Apliquen el principio del 80/20 a su vida diaria cambiando su forma de pensar.
Como vimos en los ejemplos de las empresas, el principio del 80/20 se aplica normalmente al determinar el 20 % de los aportes que generan el 80 % del rendimiento. Pero, en el día a día, resulta difícil hacer este análisis.
Entonces, necesitan algo más: el pensamiento del 80/20.
El pensamiento convencional es lineal y asume que todas las causas y los aportes tienen la misma importancia. Por ejemplo, de niños nos enseñan que todas nuestras amistades tienen el mismo valor para nosotros.
En este escenario, el pensamiento del 80/20 reconocería el hecho de que no todas las relaciones tienen el mismo valor. Algunas de nuestras amistades son más importantes y significativas que otras.
Podríamos decir que el 20 % de las amistades generan el 80 % del “valor”, es decir, por ejemplo, de los sentimientos de alegría y compañerismo que obtienen de esas relaciones.
La diferencia clave entre un análisis del 80/20 y un pensamiento del 80/20 es que el análisis requiere la recopilación y la evaluación de los datos para determinar el 20 % más importante, mientras que, con el pensamiento, es solo una estimación.
Aquí, el valor de sus relaciones no se puede medir en números absolutos, pero siempre pueden preguntarse lo siguiente: “De todas las personas en mi vida, ¿cuáles son las más importantes para mí? ¿Cuánto tiempo de calidad paso con ellas por semana?”.
Este tipo de preguntas les ayudarán a entender cuáles son sus relaciones más importantes.
Con el pensamiento del 80/20, lo ideal sería darle más importancia a la calidad que a la cantidad y enfocarse en fortalecer el 20 % de las relaciones más valiosas y significativas.
Este pensamiento del 80/20 se puede aplicar a muchos aspectos de la vida sin la necesidad de obtener datos sólidos.
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