Dankschreiben nach Vorstellungsgespräch: So schreiben Sie die E-Mail Descr.

Dankschreiben nach Vorstellungsgespräch: Worauf Sie achten müssen

Das Kennenlernen mit dem Unternehmen war erfolgreich und Ihr Interesse für die Stelle ist ungebrochen? Dann schreiben Sie eine E-Mail zum Dank für das Gespräch. Ein solches Dankschreiben nach dem Vorstellungsgespräch gehört im englischsprachigen Raum bereits zum guten Ton im Bewerbungsprozess. Und von dem positiven Eindruck abgesehen, bietet es auch die Möglichkeit, letzte Fragen zur Stelle oder zum Unternehmen zu klären. Lesen Sie hier, wann man die E-Mail am besten verschickt und was man besser nicht schreiben sollte.

Ganz gleich, ob Bewerbungsgespräch vor Ort oder Kennenlernen per Zoom-Konferenz, ob erste Runde, zweite Vorstellungsrunde oder bereits erstes Probearbeiten in der Abteilung – ein Dankschreiben nach dem Vorstellungsgespräch an die verschiedenen Ansprechpartner im Unternehmen stellt eine gute und unaufdringliche Möglichkeit dar, sich noch einmal in Erinnerung zu rufen. Und hier zeigt sich eine schnell verfasste E-Mail besonders unkompliziert. Sie hat gegenüber einem Anruf den Vorteil, dass sie deutlich unaufdringlicher ist. Sie kann von den Empfängern zu jedem Zeitpunkt gelesen werden, und wenn es gerade passt, auch beantwortet werden – oder eben nicht. Zugleich können Sie als Bewerber mit der E-Mail noch einmal Ihr Interesse für die ausgeschriebene Stelle bekunden, statt zu Hause untätig auf eine Entscheidung zu warten. Schließlich wechseln die Erleichterung und Freude über ein überstandenes Vorstellungsgespräch schnell in den Ungeduldsmodus: „Ob ich das Unternehmen wohl überzeugen konnte?“. Mit dem Dankschreiben an die Gesprächspartner können Sie die Zeit der Ungeduld etwas überbrücken und im besten Fall sogar Ihre Chancen erhöhen.

3-Tages-Formel: Der richtige Zeitpunkt zum Versenden 

Aber wann verschickt man die E-Mail? Das Dankschreiben direkt noch am gleichen Tag des Bewerbungsgesprächs zu verfassen, ist nicht empfohlen. Ein zu frühes Kontaktieren kann aufdringlich, statt interessiert wirken. Daher gilt: Melden Sie sich frühestens am nächsten Tag und spätestens drei Tage nach dem Termin. Diese 3-Tages-Regel gilt selbstverständlich nicht, wenn Sie im Termin besprochen haben, dass Sie noch ein Dokument oder eine Information nachreichen sollen. Ist das der Fall, können Sie gleich im Anschluss an das Jobinterview eine E-Mail an das Unternehmen verschicken, das Versprochene (nach-)liefern und sich im gleichen Zug für das Gespräch und die Zeit bedanken, die sich das Unternehmen genommen hat, um Sie kennenzulernen. 

Das Gleiche gilt selbstverständlich, wenn Sie das Gespräch bereits mit einer Zusage für die Stelle verlassen haben. Dies ist zwar alles andere als der Regelfall, aber kommt dies vor, und fühlt sich auch für Sie alles nach der richtigen Entscheidung an, dann können Sie bereits wenige Stunden nach dem Termin die Dankes-E-Mail samt Zusage verschicken.

Adressaten & Betreffzeile auswählen

Je nach Größe des Unternehmens und der Position, auf die Sie sich bewerben, sitzen Ihnen beim Vorstellungsgespräch nicht nur Abteilungsleiter und fachliche Vorgesetzte gegenüber, sondern auch Personalverantwortliche. Achten Sie, wenn möglich, darauf, dass Ihre Mail an alle Personen geht, die am Gespräch teilgenommen haben. Liegen Ihnen nicht alle Kontaktdaten vor, können Sie in der Mail Grüße ausrichten. Achten Sie hier auf die korrekte Schreibweise der Namen. Hier lohnt sich ein Blick auf die Webseite und die Team-Seite des Unternehmens.

Die Betreffzeile der E-Mail sollte den Adressaten schnell die Möglichkeit geben, die Nachricht richtig einzuordnen. Mögliche Formulierungen, die Sie für ein kurzes, prägnantes Betreff übernehmen können, sind zum Beispiel:

• Unser Gespräch am [Datum]
• Danke für das Gespräch am [Datum]
• Vielen Dank für Ihre Zeit und das Gespräch
• Vielen Dank für den Termin am [Datum]
• Mein Vorstellungsgespräch bei Ihnen im Unternehmen

Hintergrund eines Dankschreibens

Sich kurz nach dem Bewerbungsgespräch mit einer Dankes-E-Mail beim Unternehmen zu melden, macht aus verschiedenen Gründen und Anlässen Sinn. 

• Stechen Sie hervor: Insbesondere bei größeren Unternehmen und Konzernen müssen Sie mit einer Vielzahl an Kandidaten rechnen, die sich auf eine Stelle bewerben. Je nach Anforderungen der Stelle sind auch entsprechend viele Konkurrenten, wie Sie zu einem Gespräch eingeladen. Bei dieser Vielzahl an möglichen Kandidaten können Personalverantwortliche schnell den Überblick verlieren. Umso wichtiger ist hier eine Dankes-E-Mail nach dem Kennenlernen. Mit der Nachricht können Sie sich mit ein paar netten Worten in Erinnerung rufen und von der Konkurrenz abheben.
• Sammeln Sie Punkte: Apropos viel Bewerber-Konkurrenz! Mit einer Dankes-E-Mail können Sie auch deutlich bei den Ansprechpartnern im Unternehmen punkten. Formulieren Sie klar Ihr Interesse für die ausgeschriebene Stelle. Unterstreichen Sie Ihr Interesse, indem Sie sich auf etwas beziehen, das Sie beim Bewerbungsgespräch besonders überzeugt hat.
• Das Plus an Interesse: Mit einer Dankes-E-Mail zeigen Sie nicht nur Interesse für die Stelle, sondern auch Engagement und eine gute, offene Kommunikation. Personalverantwortliche wissen Eigenschaften wie diese bei Bewerbern sehr zu schätzen. Hinterlassen Sie mit dem Dankschreiben einen zweiten guten Eindruck bei den Entscheidern.
• Nicht zu vergessen: Sie können auch absagen. Selbstverständlich muss es nicht immer das Unternehmen sein, das absagt. Auch Sie können sich nach dem Bewerbungsgespräch gegen die Stelle beziehungsweise gegen das Unternehmen entscheiden. Diese Entscheidung sowie eventuell auch die Gründe dafür können Sie, sobald Sie sich sicher sind, per Dankes-E-Mail mitteilen. In diesem Fall ist aber auch eine telefonische Rückmeldung bei Ihrem Ansprechpartner möglich.

Inhalt des Dankschreibens

Grundsätzlich gilt: Schreiben Sie freundlich, fehlerfrei, mit Ihren eigenen Worten und – vor allen Dingen – fassen Sie sich kurz. Achten Sie außerdem auf einen professionellen Stil und die richtige Anrede. Hier wählen Sie am besten die Ansprache, die im Vorstellungsgespräch verwendet wurde. Je nach Branche und Position ist das Sie oder Du geläufig. Wichtig ist, dass die E-Mail interessiert klingt, aber nicht aufdringlich oder verzweifelt.

Im Vordergrund der E-Mail sollte stehen, dass Sie sich für das Gespräch bedanken. Dies ist Ihr Aufhänger. Schreiben Sie diesen Anlass der Kontaktaufnahme gleich zu Beginn nach der persönlichen Ansprache der einzelnen Gesprächspartner. Bedanken Sie sich freundlich für die Zeit, die sich die Gesprächspartner genommen haben, die Einblicke in das Unternehmen und den Austausch zu fachlichen Themen. 

Nehmen Sie kurz Bezug auf Details des Vorstellungsgesprächs und gehen Sie darauf ein: Was war für Sie von besonderem Interesse? Wo können Sie das Team mit Ihren Fähigkeiten gut ergänzen? Betonen Sie, dass Sie nach wie vor Interesse an der ausgeschriebenen Stelle haben, beziehungsweise dass sich Ihr Interesse nach dem Gespräch sogar noch verstärkt hat. 

Möglich ist auch, dass Sie die E-Mail als Gelegenheit nutzen, etwas aufzuführen, was Sie im Gespräch vergessen haben. Vielleicht möchten Sie noch eine Projekterfahrung ergänzen oder eventuell ist Ihnen die Antwort auf eine Frage erst im Nachhinein eingefallen. Außerdem können Sie ein Gesprächsthema aus dem Vorstellungsgespräch als weiteren Aufhänger nutzen. Eventuell haben Sie im Gespräch von einem Projekt – oder einem Auftrag – erzählt, das die Ansprechpartner besonders spannend fanden. Überprüfen Sie, ob es möglich ist, dass Sie dieses Projekt als Datei-Auszug oder URL der E-Mail beifügen. Empfohlen ist dies aber nur, wenn das Interesse an dem Projekt groß war. Hier ist etwas Fingerspitzengefühl gefragt: Stellt die Datei oder Information einen Mehrwert dar? 

Zuletzt können Sie in der E-Mail auch nach dem weiteren Ablauf des Bewerbungsprozesses fragen. Schließlich ist es ganz selbstverständlich, dass Sie möglichst zeitnah wissen möchten, welche Entscheidung das Unternehmen getroffen hat. 

Das sollten Sie vermeiden

Mit einem gut formulierten Dankschreiben per E-Mail können Sie also nur punkten, es sei denn, Sie leisten sich einen der folgenden Fauxpas:

• Falsche Ansprechpartner: Die Namen der Ansprechpartner falsch schreiben oder einen Gesprächspartner als Kontakt in der E-Mail vergessen, das fällt bereits auf den ersten Blick negativ auf. Was hilft: Notieren Sie sich die einzelnen Namen direkt im Anschluss an das Gespräch. Ein Blick auf die Webseite des Unternehmens oder in berufliche Online-Netzwerke hilft, Fehler bei der Schreibweise zu vermeiden.
• Zu viel des Guten: In der Kürze liegt beim Dankschreiben eindeutig die Würze. Vermeiden Sie daher zu ausführliche Schilderungen, fassen Sie sich kurz und kommen Sie direkt auf den Punkt.
• Anlagen-Check: Möchten Sie der E-Mail noch eine Datei anhängen, zum Beispiel ein Projektbeispiel, das im Gespräch auf großes Interesse stieß? Achten Sie hier unbedingt auf Dateigröße und Umfang. Schicken Sie nur, was wirklich von Interesse ist, und vermeiden Sie zu große Dateien, die schnell den Maileingang der Empfänger blockieren können.
• Keine Flüchtigkeits- oder Rechtschreibfehler: Lesen Sie vor dem Absenden noch einmal Satz für Satz Korrektur. Vermeiden Sie Fehler.
• Keine Aufdringlichkeit: Stellen Sie keine Forderungen hinsichtlich des weiteren Bewerbungsablaufs. Und so schwer es auch fallen mag: Fordern Sie keine zeitnahe Entscheidung ein. Der Entscheidungsprozess kann sich leider in vielen Fällen in die Länge ziehen.

Checkliste: Dankschreiben nach Vorstellungsgespräch

Damit Sie das Wichtigste für das Verfassen der E-Mail auf einen Blick haben und gleich loslegen können, haben wir für Sie diese Checkliste zusammengestellt:

• Achten Sie auf eine persönliche Ansprache aller Empfänger der E-Mail
• Begründen Sie Ihr Interesse an der Stelle
• Fassen Sie sich kurz
• Ergänzen Sie ggf. Informationen, die sich aus dem Gespräch ergeben haben
• Beenden Sie die E-Mail mit Ihrem vollständigen Namen und Ihrer Telefonnummer

Beispiele für Ihr Dankschreiben:

Sind Sie sich noch unsicher, wie Sie die E-Mail formulieren können? Wir stellen Ihnen zwei Beispiele vor, wie ein Dankschreiben nach dem Vorstellungsgespräch aussehen kann. Das erste Beispiel ist relativ formell in der Anrede. Das zweite Musterschreiben eignet sich als Vorlage, wenn bereits im Vorstellungsgespräch das Du als Anrede gewählt wurde. Nutzen Sie beide Muster lediglich als Vorlage. Individualisieren Sie die E-Mail an den potentiellen Arbeitgeber und schreiben Sie mit Ihren eigenen Worten.

Dankschreiben-Beispiel 1

Betreff: Unser Gespräch am [Datum]

Sehr geehrte:r [Name Ansprechpartner],

hiermit möchte ich mich bei Ihnen für das freundliche Gespräch und Ihre Zeit am [Datum] bedanken. Ich konnte interessante Einblicke in Ihr Unternehmen und die ausgeschriebene Position gewinnen.

Wie versprochen, finden Sie anbei das Dokument [zu Projekt x], über das wir gesprochen haben. 

Sollten Sie noch Fragen zum Dokument oder zu meiner Bewerbung haben, rufen Sie mich gern unter [Ihre Telefonnummer] an.

Mit freundlichen Grüßen

[Vorname Name]

Dankschreiben-Beispiel 2

Betreff: Vielen Dank für das Gespräch am [Datum]

Liebe [Name Ansprechpartnerin], lieber [Name Ansprechpartner],

ich möchte mich bei euch für eure Zeit und das nette und interessante Gespräch am [Datum] bedanken. Ich habe mich sehr wohl gefühlt und fand den Einblick in eure Arbeit und in das Unternehmen sehr spannend. Was ich besonders interessant fand, waren eure Ausführungen zum Thema [konkretes, fachliches Thema]. Bei [Unternehmen] zu arbeiten, kann ich mir nun noch mehr vorstellen.

Übrigens habe ich nach unserem Gespräch über [konkretes Thema] noch etwas recherchiert und diesen Artikel gefunden, der für euch auch interessant sein könnte

[Link zu einem Artikel]

Ich freue mich, bald von euch zu hören.

Viele Grüße und ein schönes Wochenende

[Vorname Nachname]

[Telefonnummer]

Nachfragen nach dem Bewerbungsgespräch

Liegen das Bewerbungsgespräch und das Dankschreiben nach dem Kennenlern-Termin schon zwei oder drei Wochen zurück, hat das noch nichts Negatives zu bedeuten. Bei einer hohen Bewerberzahl auf die ausgeschriebene Stelle kann der Bewerbungsprozess für das Unternehmen selbst mehrere Monate andauern. Hier ist auf Bewerberseite Geduld gefragt. Wenn es von Unternehmensseite aus keine Rückmeldung zur Dauer des Bewerbungsprozesses gab, dann spricht nichts dagegen, sich mit einer kurzen, freundlichen E-Mail danach zu erkundigen, ob bereits eine Entscheidung getroffen wurde beziehungsweise wann mit einer Entscheidung zu rechnen ist.