15 secretos de la gente exitosa sobre la gestión del tiempo
¿Qué beneficio ofrece? Potenciar sus competencias de gestión del tiempo.
La vida moderna está llena de ladrones de tiempo. Ya sea su teléfono sonando en el bolsillo con el último tuit, un colega que los interrumpe en medio de una tarea importante o el bombardeo diario de correos electrónicos, constantemente les están robando su tiempo, minuto tras minuto, hora tras hora. Y una vez que pierden ese tiempo, no lo puede recuperar jamás.
Para mantenerse enfocados y asegurarse de que estos ladrones de tiempo no tomen la delantera, deben contar con algunos trucos bajo la manga. Estos blinks son su punto de partida.
El tiempo es su recurso más valioso y debe usarse con sensatez.
¿Alguna vez deseó tener una hora más al día para leer, ejercitarse o pasar tiempo con sus seres queridos? Bueno, puede hacerlo y sin ninguna ayuda mágica. Primero, deben entender cuán preciado es su tiempo.
Por eso, el primer secreto de la gestión del tiempo es comprender que el tiempo es su recurso más valioso y que, una vez perdido, no se puede recuperar jamás. Una buena forma de monitorear este preciado recurso es desglosándolo en fracciones más pequeñas. Por ejemplo, el día tiene 1440 minutos, y cada uno de ellos debe usarse con sensatez.
Para recordar esto, el autor colocó un póster con el número “1440” en la puerta de su oficina. De esta manera, podía recordar el tiempo limitado de cada día.
¿Pero por qué pensar en minutos? ¿Por qué no pensar en los 86 400 segundos del día?
Porque hay una buena cantidad de tareas diarias que se puede hacer en un minuto, como hacer 30 sentadillas, leer un poema o regar una planta. Este hecho hace que los minutos sean clave al momento de monitorear el tiempo.
Ahora que ya han apreciado cuán valioso es su tiempo, es momento de comenzar a darle prioridad. Aquí es donde entra en juego el segundo secreto: determinar y priorizar su tarea más importante. Esta es la única tarea que tendrá el mayor impacto en su vida o trabajo.
Analicemos el ejemplo de Therese Macan, profesora de la Universidad de Missouri-St Louis. Ella descubrió que uno de los determinantes de productividad más importantes es la capacidad de identificar prioridades. Establecer claramente cuál es la tarea más importante es fundamental para la gestión del tiempo.
Por ejemplo, si una alta ejecutiva establece el objetivo de desarrollar una aplicación nueva, su tarea más importante podría ser contratar a un programador nuevo. O bien, la tarea más importante para el director ejecutivo de una startup podría ser armar una gran presentación para conseguir una buena inversión. Según investigaciones, tener una tarea más importante diaria, sea cual sea, genera mayores niveles de felicidad y un enfoque potenciado.
Eliminar la lista de tareas y usar un calendario para más logros y menos estrés.
Muchas personas se abruman con las listas de tareas infinitas. Echen un vistazo a su lista. ¿Cuántas de esas tareas han estado allí por semanas, causándoles un estrés innecesario?
Es probable que tengan al menos algunas de esas tareas, y la mejor manera de lidiar con ellas es con un clásico calendario, a la antigua. Aquí entra en juego el tercer secreto: desháganse de su lista de tareas y saquen el calendario para desestresarse.
Según investigaciones, el 41 %, en promedio, de las tareas pendientes de las listas de tareas jamás se completa. Uno de los motivos que explica esta estadística sorprendente es que las tareas incluidas en esas listas no suelen ir acompañadas de una nota sobre el tiempo que se requiere para completarlas. Como resultado, las tareas que son más difíciles o menos importantes quedan sin completarse.
Puede que esto no sea un problema, excepto por el hecho de que las tareas pendientes de su lista de tareas inevitablemente le generarán mucho estrés, algo que podría evitarse con facilidad. De hecho, investigadores de la Universidad Estatal de Florida descubrieron que se puede evitar este estrés si se elabora un plan para realizar las tareas.
La gimnasta olímpica Shannon Miller es un buen ejemplo de esto. Logró pasar tiempo con su familia, cumplir sus obligaciones escolares, entrenar para los Juegos Olímpicos e incluso hacer entrevistas con los medios, todo mediante la programación de tiempo para tareas importantes.
Esta estrategia se conoce como time blocking o time boxing e, increíblemente, lo único que requiere es mantener un calendario detallado. De esta manera, Miller se obligó a priorizar las tareas que la acercarían a lograr su objetivo y, hasta el día de hoy, mantiene un cronograma casi minuto a minuto.
Sin embargo, inevitablemente habrá tareas en su calendario que no podrán cumplir. Cuando esto ocurra, en lugar dejarlas a la deriva en el pasado, simplemente reprográmenlas. Por ejemplo, si por lo general van al gimnasio al mediodía, pero tienen que tomar un vuelo en ese horario, simplemente corran el entrenamiento a una hora más temprana ese día.
Superar la procrastinación anticipando acciones futuras y aceptando que siempre habrá más por hacer.
A todos nos ha pasado de estar próximos a una fecha de entrega y, en lugar de ponernos a trabajar en el proyecto en cuestión, nos fijamos frente a una pantalla: nos ingresamos a Facebook, enviamos mensajes de texto a un amigo o miramos nuestra serie de televisión favorita. La procrastinación es complicada, pero, por suerte, existen estrategias para liberarnos de ella y comenzar a cumplir objetivos.
Aquí entra en juego el cuarto secreto: podemos superar la procrastinación imaginándonos a nosotros mismos en un futuro.
Después de todo, no se procrastina por pereza, sino por falta de motivación. Imaginarse a ustedes mismos en un futuro puede solucionar este problema, y pueden hacerlo simplemente preguntándose lo siguiente: “¿Qué satisfacción tendremos al hacer esto?” y “¿Qué dolor sentiremos si no lo hacemos?”.
Por ejemplo, si su objetivo es hacer ejercicio todos los días, pero no encuentran la motivación suficiente, imagínense tener una gran barriga cervecera y sentirse muy pesados para moverse. Esa rutina mental los sacará del sofá y los subirá a la caminadora.
Al mismo tiempo, ser honesto acerca de las acciones que su yo futuro tomará también puede ayudarles a alcanzar sus objetivos. Por ejemplo, si saben que se inclinarán a comer bocadillos poco saludables en un futuro descanso, pueden evitarlo deshaciéndose toda la comida chatarra que tengan en su casa. Incluso podrían ir un paso más allá y llenar la casa con opciones saludables, como zanahorias pequeñas y hummus.
A partir de allí, pueden pasar al quinto secreto: siempre habrá más por hacer; no pueden hacer todo. Y, de hecho, ¡está bien que así sea!
En efecto, priorizar y programar las tareas que desean realizar es mucho más valioso que tachar tantos elementos como sea posible. Tomemos al presidente
George W. Bush como ejemplo. Él sabía que siempre habría más por hacer. Entonces, en lugar de tratar de hacer todo, hizo que su prioridad fuese leer miles de libros, ya que lo encontró terapéutico y educativo. Como resultado, leyó más de 95 títulos durante su mandato.
