Projekt-Kompass Book Summary - Projekt-Kompass Book explained in key points

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Projekt-Kompass summary

Name: Projekt-Kompass
Rating: 3.7 (99 reviews)
Author: Mario Neumann

Mario Neumann

Navigationshilfen für souveräne Führung im Projekt

3.7 (99 ratings)

27 mins

Table of Contents

Projekt-Kompass
summarized in 9 key ideas

Audio & text in the Blinkist app

Key idea 1 of 9

Was drin ist für dich: Herausfinden, wie du Projekte erfolgreich managst und auch schwierige Situationen im Projektalltag meisterst.

Digitalisierung und Konkurrenzdruck sind die größten Herausforderungen unserer Zeit, und Unternehmen stehen vor der Aufgabe, sich an die kommenden Veränderungen anzupassen. Die Folge: Projekte ohne Ende. Und natürlich brauchen all diese Projekte fähige Projektleiterinnen und Projektleiter.

Aber wie genau managt man eigentlich erfolgreich ein Projekt? Über welches Wissen und über welche Fähigkeiten sollte man verfügen? Wo lauern Fallstricke und welche Techniken unterstützen einen dabei, im Projektalltag nicht unterzugehen?

Die Blinks zeigen dir, wie gute Projektleitung funktioniert, und geben ganz konkrete Tipps zum Umgang mit schwierigen Situationen im Arbeitsalltag.

In den Blinks erfährst du außerdem,

warum Projektleiter verhandeln sollten wie FBI-Experten,
wie sich Projektleiterinnen Macht im Unternehmen organisieren und
weshalb du Projekte ohne Menschenkenntnis niemals erfolgreich leiten kannst.

Ein Projektleiter braucht ganz bestimmte Qualitäten, um als Führungskraft ernst genommen zu werden.

In deinem Unternehmen steht ein Projekt an und du betrittst als Projektleiter absolutes Neuland? Keine Sorge, in diesem Blink erfährst du, wie du im kalten Wasser nicht gleich untergehst.

Gleich das erste Projekt-Meeting ist extrem wichtig. Dort geht es ums Kennenlernen, aber vor allem darum, dass du deine Führungsrolle untermauerst. Dein Team will wissen, warum es dir folgen sollte. Wie so oft gilt auch hier: Es gibt keine zweite Chance für den ersten Eindruck. Halte eine motivierende und erklärende Antrittsrede, achte auf deine Körpersprache und präsentiere dich von deiner besten Seite. Schaue in den ersten Tagen immer mal wieder bei deinen Mitarbeitenden vorbei und mach ein bisschen Small Talk. So wird das Kennenlernen einfacher und die Verbundenheit steigt.

Wenn du bei deinen Leuten einen Fuß in der Tür hast, lauern im weiteren Projektverlauf einige Fallstricke. Erfolg wirst du haben, wenn du delegieren, motivieren und mit Aufrührern umgehen kannst.

Beginnen wir mit dem Delegieren. Damit Termine eingehalten und Aufgaben korrekt erledigt werden, braucht es verbindliche Deadlines, klare Zuweisungen und immer auch die Erläuterung der Vorgehensweise. Außerdem gilt: Nicht nur Aufgaben, sondern auch Entscheidungskompetenzen werden delegiert. Wer Dinge erledigt, darf und muss auch selbstständig entscheiden können! Wenn Teammitglieder versuchen, Aufgaben zurückzudelegieren, weil sie „nicht weiterkommen“, suche das Gespräch, um die Ursachen der Probleme zu klären.

Dein Team braucht dich außerdem als Motivator. Hilfreich kann dabei das Modell des Psychologen Steven Reiss sein. Er hat 16 Lebensmotive ausgemacht – darunter Neugier, Familie oder Eros –, die Menschen antreiben. Wichtig ist, dass jedes Teammitglied seinem Lebensmotiv entsprechend motiviert wird. Eine Mitarbeiterin strebt nach Macht und Einfluss? Dann lass sie eine verantwortungsvolle Aufgabe übernehmen. Besonders motiviert sie auch, wenn sie von dir hört, dass sie eine „Leistungsträgerin“ ist und ein „Aktivposten“ für das Projekt.

Immer wieder bekommen es Projektleiterinnen mit Aufrührern zu tun. Diese stören Meetings und gefährden das Projekt. Verhandele am besten mit Vorgesetzten oder Auftraggebern über eine Nachbesetzung des Teams und hol dir generell Rückendeckung in der Chefetage. Falls die Möglichkeit der Nachbesetzung ausfällt, isolierst du die Aufständischen am besten. Sie erhalten nur noch Aufgaben, die für den Erfolg des Projekts irrelevant sind.

Für den erfolgreichen Verlauf eines Projekts solltest du dir aber auch deiner eigenen Stärken und Schwächen bewusst sein, denn niemand ist perfekt. Du bist eher der temperamentvolle Macher? Halte dich in den entscheidenden Situationen bewusst zurück, damit du dich nicht selbst sabotierst.

Das perfekte Team entsteht und funktioniert nicht von selbst, ist aber vitaler Bestandteil des Projekterfolgs.

Nun haben wir dir schon einige Dinge an die Hand gegeben, die für dich als Projektleiter wichtig sind. Aber natürlich bist nicht allein du für Erfolg oder Misserfolg verantwortlich. Alles steht und fällt mit deinem Team, weshalb du das Teammanagement nicht unterschätzen solltest.

Wenn zum Beispiel bei der Entwicklung einer App die Meinungen des jungen IT-Ingenieurs auf die der erfahrenen Außendienstmitarbeiterin treffen, dann gibt es ganz schnell scheinbar unvereinbare Positionen. Aber natürlich leben gute Teams auch gerade davon, dass sie bunt gemischt sind. Im Idealfall suchst du dir dein Team selbst aus, denn eine extern zusammengestellte Truppe bringt oft Herausforderungen mit sich, die du nur schwer allein bewältigen kannst. So fehlen dir vielleicht bestimmte Experten oder Teammitglieder mit der gleichen Expertise kommen sich auf ihrem Feld ständig in die Quere. Außerdem kannst du so im Vorfeld sogenannte Low Performer identifizieren, also Teammitglieder, die weniger leisten als gedacht. Wichtig ist es dann, die Ursachen für die Defizite zu finden und mit konkreten Vereinbarungen und zu erreichenden Zielen gegenzusteuern.

Projektleiter müssen andere Menschen überzeugen und für sich gewinnen können.

Dein Projektteam braucht besseres Equipment, da ihr sonst nicht weiterkommt? Deine Idee wird bei ihrer Vorstellung von den Verantwortlichen förmlich in der Luft zerrissen? Dein Workload wird immer größer, weil das Projekt irgendwie ausufert? Ja, als Projektleiterin kämpft man an vielen Fronten, hat viele Baustellen und ist auf den Goodwill anderer Menschen angewiesen.

Wenn du Entscheidungen herbeiführen oder andere Menschen von deinen Ideen überzeugen willst, hilft dir geschicktes Argumentieren. Gewinne dafür zunächst Aufmerksamkeit. Entwirf eine provokante Schlagzeile, um das Problem zu schildern. Zum Beispiel: „Ich wundere mich langsam, warum wir überhaupt noch Kunden haben. Die müssen sich doch fragen, was für ein inkompetenter Haufen wir sind …“ Sind die anderen ganz Ohr, schilderst du die aktuelle Situation und verweist darauf, was passiert, wenn sich nichts ändert. Am Ende schlägst du Maßnahmen und eine Problemlösung vor.

Projektleiter dürfen sinnvolle Konflikte nicht vermeiden, müssen aber endlose Streitereien verhindern. 

Du musst bisher kein Projekt geleitet haben, um zu wissen: Menschen streiten gern. Im Arbeitsumfeld ist dies manchmal echt nervtötend, andererseits sind Konflikte für eine gute Führungskraft unumgänglich.

Wenn ein Mitglied deines Projektteams wiederholt mit schlechter Arbeit auffällt, zum Beispiel, weil es immer zu spät liefert oder schlampig vorbereitete Präsentationen hält, führt kein Weg an einem Gespräch unter vier Augen vorbei. Sonst riskierst du, dass diese Schlampigkeit weiter um sich greift.

Schwierige Projekte müssen Projektleiterinnen mit der richtigen Strategie angehen. 

In den bisherigen Blinks ging es vor allem um das Einmaleins der Projektleitung. In den folgenden vier Blinks geht es um ganz bestimmte Fähigkeiten, die du als Projektleiter brauchst, um für alle Herausforderungen im Projektalltag gewappnet zu sein.

Als Stratege bist du gefragt, wenn der Erfolg deines Projekts bedroht oder das Projekt von vorneherein zum Scheitern verurteilt ist. Das kann passieren, wenn deine Vorgesetzten zu viel von dir erwarten oder es aus den verschiedensten Richtungen unterschiedliche Erwartungen in Bezug auf den Projekterfolg gibt.

Als Change Manager machen Projektleiter ihrem beruflichen Umfeld kleine und große Veränderungen schmackhaft.

Viele Projekte bedeuten vor allem eines: Veränderungen. Und auf Veränderungen reagieren die meisten Menschen in ähnlicher Art und Weise. Das Neue wird zunächst einmal abgelehnt. Hier kommst du als Projektverantwortlicher ins Spiel.

Nehmen wir an, du sollst im Auftrag deines Chefs ein neues Support-System einführen, das Anrufe überflüssig macht. So will er Zeit und Kosten sparen. Die Mitarbeiterinnen haben hingegen eine ganz andere Perspektive. Sie fürchten, dass die neue Software kompliziert und schwer zu bedienen ist und sie den direkten Draht zu ihren Kunden verlieren.

Gute Projektleiterinnen orientieren sich an den Verhandlungstaktiken des FBI.

Strategisch und visionär denken ist genauso unerlässlich für deine Arbeit wie die richtige Verhandlungstaktik. Ob ein dringend gebrauchter Mitarbeiter früher Feierabend machen will oder ein Lieferant versucht, einen Aufschlag auf seinen Lieferpreis durchzusetzen – das Verhandeln ist Bestandteil der täglichen Arbeit. Grund genug, die wichtigsten Strategien zu kennen, um auch in der Rolle als Verhandlungsführer zu bestehen.

Gerade wichtige Verhandlungen solltest du möglichst nicht allein führen. Klar verteilte Rollen sind besser, so handhaben es auch die Verhandlungsprofis des FBI. Der Grund: Wenn du alleine argumentierst, achtest du nur auf deine eigenen Argumente und kannst außerdem nicht gleichzeitig dein Gegenüber beobachten. Der Jurist und Verhandlungsexperte Matthias Schranner empfiehlt nach dem Vorbild der FBI-Methode drei Personen, die in verteilten Rollen antreten: Der Verhandlungsführer (Negotiator) stellt die Forderungen, der Commander hört in erster Linie zu, denkt mit und gibt acht, dass die Strategie eingehalten wird. Der Decision Maker entscheidet abschließend über das Ergebnis und die nächsten Schritte. Damit diese Verhandlungsmethode aufgeht, sollte sich dein Team sehr gut vorbereiten und die Rollen üben.

In Krisensituationen müssen Projektleiter Verantwortung übernehmen und für gute Stimmung im Team sorgen.

Egal, wie gut es läuft: Irgendwann muss so ziemlich jeder Projektleiter einmal in die Rolle des Krisenmanagers schlüpfen.

Auch wenn Krisen für Teams häufig überraschend kommen, deuten sich viele Probleme bereits lange im Vorfeld an. Deshalb ist deine erste Aufgabe als Krisenmanager, noch vor der Krise auf Warnzeichen zu achten. Läuft euer Projekt der zeitlichen Planung hinterher, ist die Stimmung auf einmal schlechter oder wirkt das Projektziel immer schwammiger? Dann ab zur Ursachensuche. Fehlt es an Experten? Ist die Planung zu ungenau? Oder fehlt gar die Rückendeckung durch das Management? Je eher du die Probleme angehst, desto unwahrscheinlicher wird es, dass du in die Krise gerätst.

Zusammenfassung

Die Kernaussage dieser Blinks ist:

Als Projektleiter musst du dich an allen Fronten durchsetzen und in vielen Rollen bestehen, denn anders als Abteilungsleiter und Management hast du in der Regel keinen automatischen Führungsstatus. Du brauchst Wissen und Führungsqualitäten, musst für dich und deine Position werben und dabei das Projekt und alle Beteiligten im Blick haben. Da es immer wieder zu Abweichungen vom Projektplan oder sogar zu Krisen kommen kann, sind zwei Dinge besonders gefragt: flexibles Reagieren und aufmerksames Führen mit ruhiger Hand.

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What is Projekt-Kompass about?

Die Deadline steht kurz bevor, die Technik funktioniert nicht und im Team herrscht eisiges Schweigen. Alltag im Projektmanagement oder Warnzeichen, dass das Projekt zu scheitern droht? Die Blinks zu Projekt-Kompass (2019) zeigen, wie Projektleiter auch in schwierigen Situationen souverän führen und die ihnen gestellten Aufgaben erfolgreich meistern.

Best quote from Projekt-Kompass

„Management ist nichts anderes als die Kunst, andere Menschen zu motivieren. – Lee Iacocca

—Mario Neumann

Who should read Projekt-Kompass?

Projektmanager und Projektleiterinnen
Alle, die sich für Führungsaufgaben interessieren
Führungskräfte, die besser mit Projektleitern zusammenarbeiten wollen

About the Author

Mario Neumann hat jahrelang als Projektleiter gearbeitet und gibt heute sein Wissen als Management-Trainer und Projektberater weiter. Seine Workshops begeistern Mitarbeiter großer Unternehmen wie Microsoft oder Hewlett-Packard.

Categories with Projekt-Kompass

Management & Leadership

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