{"id":"5fec43a66cee070007f870c5","slug":"lass-mal-andere-arbeiten-de","title":"Lass mal andere arbeiten!","audio_url":"https://hls.blinkist.io/bibs/5fec43a66cee070007f870c5/5fec43a66cee070007f870c7-T1609427164.m4a?Expires=1652843245&Signature=FNB1D4bZB1an8NGkv69vZhwaQAgkS7TPo4lnN8T3CMeKY98wF27I~JsRER7tY5wEeCpBPnnhFtPzaFyqHF41cJeBf16DEQxm6o4x8AGtgfMoV6DdiE-lME~UInwJN4YUrgPdbW2lSNa7k66r2jIuCyLCtn05wUGOuRrZiBrVxYrA3kise5Y-e7lOmSw2TuFLsSQI9kybjF4EBHI1aYbkq8vMd02F1MLWXZP1gHgn7jZlcWSR-02tkdK4x83dRfprsrn6yoDcymGDzEeiyN41ZoUSgIp0FOmh463sRUesUw5ekPQEQk~3aZPTse192ZPTjps0IpVm2-YAil16ocpkjw__&Key-Pair-Id=APKAJXJM6BB7FFZXUB4A","chapters":[{"id":"5fec43a66cee070007f870c7","title":"Unwichtige Aufgaben sind der Sand, in dem wir versinken","text":"

Vielleicht kennst du das: Du hast große Pläne, aber statt fokussiert darauf hinzuarbeiten, verlierst du dich in Nichtigkeiten. Ständig gibt es noch dieses oder jenes zu tun, während dein eigentliches Ziel in immer weitere Ferne rückt. Doch es gibt ein Zaubermittel, um wieder Freiraum für Wichtiges zu schaffen. Es heißt: Aufgaben abgeben!

Machen wir ein kleines Gedankenexperiment: Vor dir steht ein Glaskrug, den wir bis zum Rand mit faustdicken Edelsteinen gefüllt haben. Was würdest du sagen: Ist der Krug voll? Na klar! Doch nun schütten wir einen Beutel Kieselsteine hinein, und siehe da: Die kleinen Steinchen kullern fröhlich in die Lücken zwischen den Edelsteinen. Jetzt ist der Krug aber wirklich voll, oder? Keineswegs, denn – Abrakadabra! – ein Beutel Sand rieselt noch locker hinein.

Deine Tage gleichen diesem Glaskrug. Jeden Tag erhältst du einen leeren Krug, den du füllen darfst. Die Edelsteine symbolisieren die wichtigen Dinge in deinem Leben – Herzensprojekte, Tätigkeiten, die dich weiterbringen und schöne Erlebnisse mit Freunden und Familie. Die Kieselsteine stehen für Alltagsaufgaben, die dich zwar nicht unbedingt voranbringen, aber eben gemacht werden müssen.

Und schließlich wären da noch die Sand-Aufgaben. Sie stehen für alles, was im Grunde unwichtig ist. Oft sind es Dinge, die wir gedankenlos ausführen, die uns beschäftigen oder ablenken und die uns dabei helfen, uns vor anderen, wichtigeren Aufgaben zu drücken. Häufig sind es auch Aufgaben, die andere uns aufladen oder von denen wir nur meinen, sie seien wichtig, obwohl sie es in Wahrheit nicht sind.

Wenn wir unseren Krug zuerst mit Sand füllen, bleibt viel weniger Platz für Diamanten und Kieselsteine – logisch.

Schau dir einmal deinen typischen Arbeitstag an und überlege, welche deiner Tätigkeiten wichtig, weniger wichtig oder völlig unwichtig sind. Was für dich Edelstein, Kiesel oder Sand ist, hängt von deiner Lebenssituation, deinen Werten und Vorlieben und deiner Tagesform ab.

Gewinne mehr Zeit und Energie für Wichtiges, indem du weniger wichtige Aufgaben, wenn möglich, delegierst.

Die Frage ist nur: Wie gut bist du im Abgeben von Aufgaben?

"},{"id":"5fec43a66cee070007f870c8","title":"Warum uns Abgeben so schwer fällt","text":"

Oft sagen wir, wie schön es doch wäre, wenn uns jemand einen Teil der Last abnähme. Doch dann klammern wir uns an unseren Aufgaben fest wie ein Ertrinkender am Rettungsring, und zwar mit vermeintlich guten Gründen: „Wenn ich es nicht selbst erledige, wird es nicht gut genug“, „Ich habe keine Zeit, jemanden einzuarbeiten“, „Jemand anderem die Lorbeeren überlassen? Niemals!“

Dass wir so denken und Dinge schlussendlich am liebsten selbst erledigen, hängt mit drei bestimmten Faktoren zusammen: Werte, Präferenzen und Antreibern.

Die wesentlichen Werte vieler Menschen sind Zugehörigkeit, Macht und Leistung. Was das mit dem Delegieren zu tun hat? Ganz einfach: Wenn wir etwas tun, das unseren Werten entspricht, werden im Körper Glückshormone ausgeschüttet – wir fühlen uns gut.

Umgekehrt steigt unsere Unzufriedenheit, wenn wir entgegen diesen Werten handeln. Der Fachbegriff dafür lautet kognitive Dissonanz, also ein Widerspruch zwischen innerem Anspruch und Realität. Ein leistungsorientierter Chef wird zum Beispiel ungern Aufgaben abgeben. Denn sein Belohnungszentrum wird erst richtig aktiv, wenn er Aufgaben selbst erledigt und sich so beweisen kann.

Wir lieben auch Aufgaben, die unserem bevorzugten Denkstil entsprechen. Solche Präferenztypen unterscheidet man grob in zwei Kategorien: Zum einen gibt es systematisch-analytische Macher. Sie sind zielstrebig, lieben Ordnung und gehen logisch vor. Oft geben sie Aufgaben nicht ab, weil andere in ihren Augen zu langsam, zu schlampig oder unzuverlässig arbeiten.

Anders der zweite Präferenztyp: die kreativen Chaotinnen. Sie sind wissbegierig und kommunikativ, sprudeln vor Ideen und helfen gern. Wenn sie nicht abgeben, liegt es oft daran, dass sie ihre Neugier stillen oder anderen nichts aufbürden wollen.

Unsere Werte und der Präferenztyp sind relativ fest in uns verankert und ändern sich im Laufe des Lebens kaum. Es ist daher wenig sinnvoll, daran rütteln zu wollen. Wir sollten sie aber kennen.

Der dritte Saboteur des Abgebens sind innere Antreiber; Glaubenssätze, die sich seit frühester Kindheit in unserem Kopf eingenistet haben und unbemerkt unser Verhalten steuern. Sie können dazwischenfunken, wenn wir Aufgaben abgeben wollen. Häufige Antreiber lauten: Sei perfekt! Beeil dich! Streng dich an! Sei nett!

Unsere Antreiber können wir hinterfragen und auch ändern: Arbeit kann auch gut sein, wenn sie nicht perfekt ist, denn jeder macht mal Fehler. Es ist nichts Schlimmes daran, wenn andere eine Arbeit in ihrem eigenen Tempo erledigen, Hektik ist ein schlechter Ratgeber.

Wenn wir Aufgaben wirklich abgeben wollen, sollten wir darum verstehen, wie Werte, Präferenzen und Antreiber uns Steine in den Weg legen.

"},{"id":"5fec43a66cee070007f870c9","title":"Der Wert des Abgebens","text":"

Innere Antreiber machen es uns in Kombination mit unseren Werten und Präferenzen verdammt schwer, selbst banalste Tätigkeiten anderen zu überlassen. Darum sollten wir an unserer inneren Haltung arbeiten, bevor es ans Abgeben geht. Überprüfe bei jeder Aufgabe neu, welche Vor- und Nachteile es dir bringt, wenn du es selbst machst und wenn du abgibst.

Sagen wir, bislang hast du immer das Kinderzimmer aufgeräumt. Als ordnungsliebender Macher kannst du so vermeiden, dass dein Kind fürs Zimmeraufräumen einen halben Tag benötigt oder die Sachen bloß unters Bett schiebt. Falls du vor allem Harmonie und Balance schätzt, kannst du mit dem Aufräumen unnötiges Drama umschiffen und dabei vielleicht sogar ein Weilchen abschalten.

Du musst also abwägen, ob dir der Vorteil des Selbermachens groß genug ist. Wenn ja, dann ist das Aufräumen eine Edelstein-Aufgabe! Möglicherweise überwiegen aber die Nachteile: Vielleicht hast du keine Zeit oder du hasst es, aufzuräumen Bedenke auch, dass du deinem Kind die Chance verwehrst, sich weiterzuentwickeln, wenn du ihm alles abnimmst.

Wenn du deine Bedürfnisse kennst, hast du außerdem die Möglichkeit, sie anders als bisher zu befriedigen. Nehmen wir zum Beispiel den leistungshungrigen Chef aus dem vorigen Blink, der ständig Aufgaben an sich reißt, um sich zu beweisen. Wenn er sich sein Leistungsbedürfnis eingesteht, kann er diesen Gewinn auch auf andere Art bekommen. Zum Beispiel könnte er sich sagen, dass er Weisheit, Voraussicht und gute Menschenkenntnis beweist, wenn er Aufgaben geschickt delegiert und immer die beste Person für den Job findet.

Schau dir daher genau an, welchen Gewinn dir das Selbermachen bringt. Dann suche nach alternativen Gewinnmöglichkeiten, die dir winken könnten, wenn du abgibst. Du möchtest nett sein und andere schonen? Vielleicht machst du dich viel beliebter, wenn du deinen Mitmenschen mehr Eigenständigkeit und Verantwortung zugestehst.

Wie du siehst, lassen sich oft zahlreiche, wertvolle Vorteile beim Abgeben finden. Du musst also nicht auf deine Dosis Glückshormone verzichten – du holst sie dir nur woanders!

Mach dir also bewusst, welche Vorteile das Abgeben hat und welche Nachteile das Selbermachen mit sich bringt, sodass du von Herzen und ohne Reue abgibst – oder es selbst tust.

Beim Kinderzimmer ist das vergleichsweise leicht zu entscheiden: Wenn dein Kind selbst aufräumt, wird es selbstständiger und du hast mehr Zeit für andere Dinge. Aber wie sieht die Sache bei komplexeren Aufgaben oder im Unternehmen aus?

"},{"id":"5fec43a76cee070007f870ca","title":"Gut informiert gibt es sich leichter ab","text":"

Die zwei Hauptargumente, warum wir lieber selbst schuften, statt andere zu beauftragen, sind Zeit und Geld. Und natürlich ist da etwas dran. Schließlich kann sich nicht jeder eine Haushaltshilfe leisten, und die Einarbeitung neuer Mitarbeiter dauert nun einmal. Trotzdem ist es immer sinnvoll, die Auswirkungen von Entscheidungen konkret durchzurechnen.

Wie viel ist eine Stunde deiner Lebenszeit wert? Orientiere dich der Einfachheit halber an deinem derzeitigen Stundenlohn bzw. Honorar. Nehmen wir an, du bist freiberuflich als Webdesigner tätig. Zwei Stunden pro Woche verbringst du mit Buchhaltung, was dir ein Gräuel ist. Aber abgeben? „Das ist doch viel zu teuer, und außerdem muss ich dann erst einem anderen mein spezielles System erklären!“ Aber stimmt das überhaupt?

Tatsache ist, dass wir häufig bloß annehmen, dass es teuer oder zeitaufwendig sei, eine Aufgabe zu delegieren. Dabei kennen wir gar nicht die Fakten. Was kostet ein professioneller Buchhaltungsdienst? Wie schnell arbeitet so ein Dienst? Ist mein Fall wirklich so speziell, dass ein Profi nicht damit zurande käme?

Wenn dir die Arbeit Spaß macht und du Zeit dafür hast: prima! Aber falls nicht, informiere dich: Gibt es Dienstleister, die diese Aufgabe zu einem geringeren Stundensatz übernehmen? Vielleicht kostet dich ein Profi mehr, erledigt die Aufgabe aber wesentlich schneller und besser als du.

Dabei geht es nicht nur ums Geld. Bedenke, dass du die gewonnene Zeit nutzen kannst, um dich weiterzubilden, neue Kunden zu akquirieren oder etwas für deine Gesundheit zu tun. Außerdem müssen Dienste nicht immer in Form von Geld bezahlt werden – oft lassen sich auch Tauschgeschäfte vereinbaren. Überlege dir, welche Gegenleistung du oder dein Unternehmen dem anderen im Gegenzug für seine Hilfe anbieten könnten.

Was viele ebenfalls nicht berücksichtigen: Es gibt verschiedene Stufen der Delegation. Zum Beispiel kannst du eine Aufgabe befristet abgeben. Geht es dir vor allem um Kontrolle, gibt es auch dafür verschiedene Modelle. In vielen Supermärkten ist es beispielsweise üblich, dass Mitarbeiter Stornos bis 200 Euro selbst bearbeiten dürfen. Erst bei höheren Beträgen wird die Chefin hinzugeholt.

Also denk dran: Besorge dir stets alle relevanten Zahlen, Daten und Fakten, bevor du darüber entscheidest, ob du Aufgaben selbst erledigst oder abgibst.

Die wichtige Vorarbeit ist getan, jetzt geht es an die Umsetzung. Damit das Delegieren nicht im Desaster endet, beherzige die Grundregeln des erfolgreichen Abgebens.

"},{"id":"5fec43a76cee070007f870cb","title":"Gewusst wie: die goldenen Regeln des erfolgreichen Delegierens","text":"

Damit hatte Insa Klasing nicht gerechnet: Bei einem Reitunfall brach sich die damalige Deutschland-Chefin von Kentucky Fried Chicken beide Arme und war wochenlang stark eingeschränkt. Doch so schlimm der Unfall war, er hatte auch sein Gutes: Er zwang die Managerin, umzudenken, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren – und einen großen Teil ihrer täglichen Aufgaben abzugeben. Mit Erfolg!

Die von Nussbaum angeführte Anekdote zeigt, wie wichtig es ist, rechtzeitig andere Menschen in die Arbeit einzubinden, seien es Familienmitglieder, Dienstleister oder Mitarbeiter. Und das erste Erfolgsprinzip des Abgebens lautet: Wähle die richtige Aufgabe!

Wie du deine ganz persönlichen To-dos in Edelstein-, Kieselstein- und Sandaufgaben einteilen kannst, hast du bereits gelernt. Doch im Beruf geht es nicht nur um deine persönlichen Vorlieben. Du musst auch deine Prioritäten und die deines Unternehmens kennen. Gerade unerfahrene Führungskräfte vergessen leicht, dass sich ihr Job nun nicht mehr ums Fachliche dreht, sondern um Leadership. Eine Chefin, die persönlich im Betrieb mit anpackt, mag sympathisch sein. Doch als Führungskraft hat sie ihren Job verfehlt.

Prinzip Nummer zwei lautet: Wähle die richtige Person! Ob das Abgeben zum Top oder Flop wird, hat viel damit zu tun, an wen wir delegieren. Überlege dir, was für die Aufgabe erforderlich und wer am besten dafür geeignet ist. Wer besitzt das fachliche Know-how? Welche Soft Skills, wie etwa Verhandlungsgeschick oder Teamfähigkeit, bringen die Kandidaten mit? Wer ist überhaupt verfügbar?

Hast du eine Wahl getroffen, kümmere dich um Regel Nummer drei: richtig briefen! Viel zu oft scheitern Projekte daran, dass Erwartungen nicht klar kommuniziert wurden. Halte dich an die sieben Ws: Wer macht was wie womit wo bis wann und wozu?

Deine Mitmenschen können keine Gedanken lesen. Darum vermeide schwammige Angaben wie „nächste Woche“, „bald“ oder „demnächst“ und stelle klar, was du konkret erwartest. Die Autorin musste diese Lektion auf die harte Tour lernen, als sie eine Webagentur mit dem Relaunch ihres Blogs beauftragte. Zwar bekam sie eine perfekt gestaltete Seite geliefert, ihre über sechshundert Blog-Beiträge suchte Nussbaum allerdings vergeblich. Auf Nachfrage erklärte ihr die Agentur, von einem Umzug des Contents sei im Auftrag keine Rede gewesen.

Erfolgreich delegieren heißt also, die richtigen Aufgaben an die am besten geeigneten Personen abzugeben und dabei klar zu sagen, was du erwartest.

Mit diesen ersten drei Prinzipien des Delegierens kannst du Aufgaben erfolgreich an andere abgeben. Aber auch danach gibt es allerhand zu beachten.

"},{"id":"5fec43a76cee070007f870cc","title":"Nach dem Abgeben ist vor dem Abgeben","text":"

Die Aufgaben sind verteilt, alle wissen, was sie zu tun haben, und du kannst dich entspannt zurücklehnen, oder? Irrtum! Damit deine Leute nicht abspringen und du auch in Zukunft mit gutem Gefühl Aufgaben abgeben kannst, solltest du unbedingt noch zwei weitere Regeln beachten. Es geht um Feedback und Verantwortung.

Sobald du eine Aufgabe delegiert hast, ist es an dir, sie nachzuverfolgen und Feedback zu geben. Nimm gemäß dieser Regel immer wieder Kontakt zu deinem Helfer auf und besprich die Zwischenergebnisse. So kannst du nachjustieren, wenn etwas falsch läuft. Zugleich motiviert es den Aufgaben-Erfüller, wenn seine Bemühungen nicht sang- und klanglos verpuffen.

Egal ob Lob oder Kritik – formuliere dein Feedback stets wertschätzend, detailliert und sachbezogen. Speise den anderen nicht mit abgedroschenen Phrasen wie „Gut gemacht!“ ab. Rede aber auch Klartext, wenn etwas schlecht gelaufen ist.

Du leitest ein Team und willst nicht jedem einzeln hinterherlaufen? Dann trommle deine Leute doch zu Daily-Stand-up-Meetings zusammen! Dabei trifft sich das ganze Team jeden Tag zur gleichen Zeit für eine Feedback-Runde. Wichtig: Alle stehen, und das Treffen dauert maximal fünfzehn Minuten!

Kommen wir zur letzten Faustregel des Delegierens: Gib Verantwortung ab! Was das konkret bedeutet? Nun, vielleicht hattest du auch schon mal einen Kollegen oder Vorgesetzten, der liebend gern das Lob einstreicht, für Fehler aber nie verantwortlich ist. So solltest du es bitte nicht machen!

Verantwortung abgeben bedeutet, dass du der anderen Person Vertrauen schenkst und ihr zeigst, dass du ihr etwas zutraust. Drück anderen also nicht dauernd bloß die unbeliebten Deppenjobs auf, sondern gib ihnen auch verantwortungsvollere, anspruchsvollere und wichtigere Aufgaben. Das motiviert und lässt deine Mitarbeiter oder Familienmitglieder wachsen und lernen.

Apropos wachsen und lernen – woraus lernen wir noch gleich? Ach ja, richtig: aus Fehlern! Mach es wie der Eishersteller Ben & Jerry’s, bei dem Scheitern ausdrücklich erlaubt ist. Das Unternehmen hat sogar eigens einen „Friedhof der Eissorten“ geschaffen, um auch die Geschmackskreationen zu würdigen, die bei den Kunden gefloppt sind. So geht Fehlerkultur!

Die Quintessenz erfolgreichen Delegierens: Verantwortung übertragen und Vertrauen schenken. Das gelingt am besten mit wertschätzendem Feedback und einer entspannten Fehlerkultur.

Wenn du diese Regeln verinnerlichst und danach handelst, gibt es sich gleich viel leichter ab – und du kannst dich endlich den Edelsteinen auf deiner To-do-Liste zuwenden.

"},{"id":"5fec43a76cee070007f870cd","title":"Fazit","text":"

Wenn wir uns mehr Arbeit aufhalsen, als wir bewältigen können, liegt das selten daran, dass wir keine Zeit oder kein Geld zum Delegieren hätten. Schuld sind meistens unsere Werte, unser Denkstil und unsere inneren Antreiber. Wenn wir sie kennen, sind wir einen großen Schritt weiter, um uns leichter von Aufgaben zu trennen. Alles, was es dann noch braucht, ist das nötige Know-how, um mit dem Delegieren von Aufgaben auf Dauer erfolgreich zu sein.

Du bist bereit, Aufgaben zu delegieren, weißt aber noch nicht so recht, wie du es am besten anstellen sollst? Dann such dir Vorbilder! Bestimmt gibt es in deinem Umfeld Menschen – vielleicht dein Chef oder deine Kollegin –, die die Kunst des Delegierens meisterlich beherrschen. Beobachte genau, wie sie dabei vorgehen, welche Worte sie verwenden, in welchem Tonfall sie reden, wen sie für welche Aufgaben auswählen. Und dann tu es ihnen einfach nach!

Wir freuen uns zu hören, wie dir unsere Blinks gefallen haben.

Schreib einfach eine E-Mail an remember@blinkist.com mit Lass mal andere arbeiten! als Betreff und teile deine Gedanken mit uns.

Zum Weiterlesen: Lass mal alles aus! von Cordula Nussbaum

Wenn du etwas mit diesen Blinks anfangen konntest, wirst du bestimmt bald ein echter Profi im Delegieren und hast jede Menge Zeit. Aber was, wenn du die gewonnene Freizeit gar nicht genießen kannst, weil du meinst, ständig erreichbar sein zu müssen? Erfahre in den Blinks zu Lass mal alles aus! (2019), wie du dem Always-on-Syndrom entgehst, digitalen Stress reduzierst und dem medialen Verfügbarkeitszwang den Kampf ansagst. Denn echte Erholung findest du nur, wenn du auch mal abschalten kannst, und zwar buchstäblich!

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